コラム

名刺管理のデジタル化!どんな機能がある?

近年名刺管理をデジタル化することが一般的になってきました。

「聞いたことはあるけれど、実際にどんな機能があるのか分からない」

「わざわざデジタル化しなくても紙のままで良いのでは?」

といった疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか?もしくは導入しているものの、まだあまり使いこなせていない方もいるかもしれません。

今回はそんな疑問をお持ちの方やこれから導入しようか迷っている方等に向けて、名刺をデジタルで管理する際の便利な機能を紹介していきます。名刺管理をデジタル化することで省ける作業が多くありますので必見です。

色々な方法で名刺をデジタル化

近年増えてきている名刺管理アプリの基本的な機能です。ツールによってデジタル化する方法には違いがあるので、ここで紹介していきます。

・スキャナを使う

スキャナを使ってデータ化します。専用のスキャナを使用すれば両面登録するのにかかる時間は早いもので3秒ほどです。

スキャナによっては色やサイズ、片面なのか両面なのかを自動で判別してデータ化してくれるものもあり非常に楽に登録できます。

スキャナには、コンパクトで携帯できるタイプもあるので、日々大量に名刺をもらう方は携帯できるスキャナが便利です。持ち運ぶことができるスキャナであれば、外出先で小まめにデータ化することができ、簡単に管理できますね。

・郵送で登録

名刺管理ツールの中には、名刺を決められた先に郵送してデータ化してもらうツールがあります。一番手間がかからず、人的に入力を代行してくれるので間違いもない方法です。

すでに大量の名刺を持っている方は、それらを全てスキャンしようとすると負担になってしまうと思いますが、郵送であれば業者さんが確認しながら登録してくれるので誤字リスクも少なく手間もかかりません。

郵送した名刺のデータはスピーディーに反映していくのですが、郵送なので登録から返送には少しだけ時間がかかります。

・スマホで登録

スマホで名刺を撮影すると、文字を認識して登録してくれる方法です。

一番手軽で、なんの準備も必要なくデータ化していくことができます。

ただし大量にスキャンする場合は時間がかかってしまうのであまり向いていません。そして、どうしても撮影時の明るさや角度、名刺の文字の大きさや使用している字体によって誤字が発生するリスクがあります。もちろん自分で編集し直すことが可能なので、データ化したらその場で軽く見直すと良いですね。

もらった名刺をデータで一括管理

アナログで名刺を管理していると、名刺ホルダーの数が増えていってしまって管理が難しくなっていきますね。

名刺を交換した記憶はあっても、どの名刺ホルダーに管理しているかまで思い出すのは、よほどしっかり管理していない限りは至難の業でしょう。

そして、名刺をもらった相手の電話番号に変更があったりなど、情報を更新する必要がある場合には、古い名刺を探したり差し替えたりが手間です。

デジタルであれば一括で管理できます。スマホを取り出すだけでそこに全てのデータを管理することができるので、情報を更新するときにも、名前や会社名で検索し、すぐに更新することができます。

更に、顧客との関係をメモしておくことで社員の人脈がどのように広がっているのか確認することができますね。

もちろんデータは複数人で管理することが可能なので、先輩の顧客を引き継いだときや、後輩に引き継ぐ際にも大変便利な機能です。

管理している名刺データをリスト化

これはアナログではなかなか代替できないものではないでしょうか。

きちんと丁寧に管理している方でも業種別や名前順、会社別等で分けるというところまででしょう。エクセルでリスト化するのも時間がかかりますし、外出先での確認に不便さを感じることもありますよね。

デジタルで管理することで名前や会社、部署等色々な条件で多面的に名刺を検索することができるので、目当ての名刺を見つけるのが早くなります。

リストの中で「取引実績があるかどうか」や「営業時に交換したがその場では成約しなかった。」などに分けてリストアップすることも可能なツールもあります。

検索したデータから直接連絡できる

アナログ管理をしている方は、名刺を探してそこに記載されている電話番号を入力し、電話をしている方がほとんどではないでしょうか?

デジタル管理であれば、スマホで検索したデータの連絡先から直接、電話をしたりメールを送ったりすることが可能です。

一度登録しておけばわざわざ入力をしなくてもいいので、電話帳のような役割も果たすことができるということです。もちろん電話帳アプリとの連携機能がついているツールもあるので、会社へではなく、携帯でよく電話をする、電話を受ける人には重宝しますね。

リストから直接連絡ができる利点を更に利用していくことで、営業リストとして活用もできます。

自分で営業リストを作成するとなると、かなりの労力が必要になってきます。100件や200件といったリストをゼロから作成するとなると丸一日かかってしまうこともあるでしょう。

ですが、デジタルで名刺管理をしているのであればその手間は必要なく、管理している名刺リストがそのまま営業リストとして活用できます。

リストには名刺の情報がそのままデータ化されており、役職名の間違いや、メールアドレスの間違いによる送信エラーが起きる確率も低いです。

一度名刺交換をしている相手であれば、その分の信用もありますし、全くの新規顧客よりは営業メールの開封率や返信率が高くなりますね。

この機能は、デジタルで管理している名刺が多ければ多いほど、使う場面が多く、メリットも感じやすいものです。

オンラインで名刺交換ができる

こちらは自分だけではなく相手もデジタル化していないと効果を発揮できませんが、使う機会ももちろんあると思いますので紹介します。

オンライン名刺交換機能は、直接会わなくてもデータだけのやり取りで、オンライン上で名刺交換ができるという機能です。

昨今、オンラインでのミーティングや商談を希望する企業が増えてきたと感じませんか?過去に名刺交換をしていない場合は、やり取りをしているメールの署名やオンラインミーティング時の自己紹介を頼りに部署や役職、連絡先を取得しなければなりません。

オンラインで名刺交換ができる機能があるツールを利用していれば、自分の名刺のデータをURLやQRコードで共有することができます。

そうすることで、相手へ自分の名刺データが共有され、オンラインから始まる商談であってもしっかり相手の会社へ自分の情報を記録してもらえ、残すことができます。

相手からオンラインで名刺をもらう場合も、紙の名刺と同じようにデータで管理することが可能です。

まとめ

今回は、名刺をデジタル管理する際の機能を紹介しました。

どの機能も、時短になるものや生産性を上げることに直結する機能ばかりです。

ここで紹介した機能は基本的な機能の一部ですが、ツールやプランによって組み込まれていない機能もあれば、まだまだ他にも便利な機能のあるツールもあります。

現在アナログで名刺管理をしていて、不便さを感じている人、社員が誰と名刺交換をしているのか把握しきれなくなっている場合には、今が名刺管理をデジタル化するタイミングなのではないでしょうか。

冒頭で説明しましたが、手元に大量の名刺がある場合は、社員の手作業でデータ化するには労力がかかりすぎるので、郵送で一気にデータ化してもらう方法がおすすめですよ。

名刺管理ツールは、無料で使用できるツールもあるので、まずは手元の名刺で使用感を試してみてはいかがでしょう。

(画像はPixabayより)