コラム

名刺管理サービスを使って社内で共有される名刺情報は?

名刺管理を効率良くすることによって、それまでに手に入れた名刺を営業成績の向上に繋げるなど、業績アップへの貢献が見込めます。

近年よく使われるようになった名刺管理のサービスで一体どんなことが社内で共有できて、どのように活用することができるのか、イメージがつかなくて導入を踏みとどまっている企業もあるはずです。

紙媒体で情報を管理するよりも、デジタルで管理する方が検索や情報の共有がしやすいというメリットがあり、効率良く仕事をこなすことができます。

しかしどういったことが共有できるのかという機能面のことを知らなければ活用するのは難しいでしょう。

今回はそんな企業や部署に向けて、名刺情報からどのようなことが社内で共有され、どのように活用すると便利なのかを紹介します。

社内共有が楽なクラウド型がおすすめ

本題に入る前にまず名刺情報の保存方法ですが、社内共有を前提とするのであればまずはクラウド型のものがおすすめです。

端末保存型のものや会社でサーバーを用意するという方法もありますが、クラウド型であればサーバー管理の知識や準備が必要ないので簡単に導入することができます。

設備投資が必要ないため初期投資にかかるお金が格段に低く、サービス提供側が値上げしない限りはランニングコストが変わらないということもメリットです。

個人がもらった名刺をクラウドで社内共有することで全社員が顧客情報を把握しやすくなります。

また、クラウド型であれば利用者側でストレージを用意しなくて良いため、名刺が大量になっても容量の心配をしなくても良いというメリットもあります。

ただしクラウド型の場合、インターネット環境がない場所では利用できないサービスもあるので注意が必要です。

マルチデバイス対応かどうかも重要

デジタルでデータの管理をする際は、やはりスマホだけで管理するよりもPCからもアクセスできる方が格段に操作や管理がしやすいですよね。

スマホにはどこでも作業ができるというメリットがある反面、デスクに座って仕事をするというタイミングではPCの操作性に軍配が上がります。

同じ作業をするとしても操作性の違いで所要時間が大きく変わってくるため、生産性の向上のためにもPCで作業できる時はPCで作業したいはずです。

そのため、デスクワークで管理する機会が多い会社であればあるほど、マルチデバイス対応かどうかということが重要になってきます。

サービスによっては対応していないものもあるので、検討しているサービスが対応しているかどうかということも確認しておくと良いでしょう。

共有される情報、活用方法

名刺管理サービスでは、名刺に書いてあることだけではなく顧客との関係性などもメモとして共有することができます。

それでは実際に名刺管理サービスを利用した際に共有できる情報と、活用方法を紹介します。

・案件情報

顧客と交渉中の案件の進捗情報や、失注してしまった案件、もしくは成約した案件などを記録して共有しておくことができます。

成約した案件や失注してしまった案件から次回の打ち手を決めることができ、成功からも失敗からも学びを得られ、会社のサービス向上に大きく役立つでしょう。

こういった情報は、紙で管理している場合だと担当者に直接聞かなければ分からない情報ですが、名刺管理サービスで共有することによって社内全体で成功事例を共有することができます。

担当者が逐一更新することで進捗を尋ねる手間も省けるため、部下の進捗管理や把握もしやすくなるでしょう。

・コンタクト情報

顧客とコンタクトを取った際の詳細なやり取りもメモで残すことができます。

見込み顧客としての情報や簡易的な議事録、その顧客との関係性や信頼度などもメモしておくことで、マーケティングへの活用が可能です。

議事録を共有することで、担当者が変更になった場合などもスムーズに引き継ぎができたり、備忘録として機能させたりすることもできます。

ほとんどのサービスでは有料でのサービスや連携機能になりますが、見込み顧客リストを作成して関心のありそうな顧客にピンポイントでDMを送るなどの営業支援も可能です。

これを利用することで見込み顧客全員に手当たり次第にDMを送付するより、興味のありそうな顧客にのみ送ることで会社への信頼を損ねにくく、かつ宣伝効果を期待することができます。

・名刺登録の情報

名刺を登録した日や登録をした社員、登録をした履歴なども確認することができます。

これを利用することで登録が古く付き合いが長い順に顧客を検索したり、どの社員がどの程度名刺をもらって来ているのかを確認できたりします。

この辺りの情報の管理をアナログ管理でするのはかなり骨が折れる作業になりますが、デジタルであれば登録していくだけで自動で情報が蓄積されていきます。

・その他のちょっとしたメモ

手書きメモの添付や、会話から得たちょっとした情報を名刺管理サービス上に直接メモできます。

ちょっとした情報からビジネスが発展することもあるため、細かな情報共有ができるということは大きな意味を持ちます。

口頭で伝えるほどではないと気を遣い言い淀んでしまうような些細な内容でも、テキストであれば共有しやすく、今までよりも多くの情報を共有できるでしょう。

まとめ

今回は名刺管理サービスを利用するにあたって、どんな情報を共有でき、どのように活用できるかを紹介しました。

まずはクラウド型がおすすめでマルチデバイス対応のサービスが便利という話をしました。

社内共有できる情報は、案件の進捗情報や顧客との関係性、名刺登録の情報、ちょっとしたメモまで様々な情報を共有することができます。

思っていたより多くの情報をメモし、共有できると感じたのではないでしょうか?

ただ記録しておくだけではなく、名刺管理サービスの機能や連携システムによっては、名刺などの情報を蓄積し営業活動のための顧客分析、見込み顧客へのアピールまでもが可能です。

そうして増やしていった様々な情報を管理し活用していくことで、ビジネスチャンスに繋がる可能性を生み出せます。

名刺管理サービスの利用は今まで得てきた名刺の枚数が多ければ多いほど、情報の蓄積がしやすくその効果を発揮しやすいでしょう。

膨大な名刺を持っている会社であれば、アナログ管理を続けていると非効率な面が目立つため、すぐにマーケティングへ活用しないとしても、まずは名刺管理のデジタル化をすることで管理体制の簡素化、効率化に繋がります。

逆に名刺をもらう機会が少ない会社や部署では、なかなかそれをビジネスに活かすことは難しいかもしれません。

しかし、名刺の枚数が少なければアナログ管理からデジタル管理への移行がスピーディーにできるというメリットがあり、その後デジタルで管理する名刺が増えてきた頃には、デジタル管理のメリットを思う存分享受できるのです。

今後の会社の成長のために、まずは無料で使えるサービスから検討してみてはいかがでしょうか?