コラム

営業の要、名刺データ化とSFA・CRMで商談状況を合わせてチェック!

営業の仕事の中で、売り上げにつなげていくために重要な商談。ビジネスシーンでは、顧客情報を社内で共有し、商談状況を可視化した上で管理し、分析することが必須になっています。

昨今は優れた名刺管理ソフトやサービス、SFAやCRMなどが利用できるようになりました。しかし、そもそも何をどう管理すればいいのかが把握できていなければ、これらのシステムを導入しても営業効率アップにつなげることができません。

そこで今回は、営業の要と言える「商談」を名刺管理サービスやSFA・CRMを通して、どうチェックすればいいのかを解説します。商談への理解を深め、名刺管理やSFA・CRMを上手に利用することで営業の業務を効率化し、売り上げにつなげていきましょう。

商談状況の内容

商談は漠然とした会話とは違い、「売り上げ」「取引成立」などの目的を持つコミュニケーションです。

目的を達成するために、営業の要である商談状況を管理することは必要不可欠。商談状況の内容は「事前準備」「営業活動」「取引内容」に分けて管理するとわかりやすいでしょう。それでは、それぞれの内容について説明します。

事前準備
商談のアポイントを取った後、実際に商談をするまでの準備です。自社のサービスや商品を効果的にアピールするのはもちろんのこと、顧客の状況を知り、ニーズがどこにあるかを調べることも欠かせません。

「こうなりたい」「この点が心配だ」などの顧客の希望や不安に寄り添い、自社のサービスや商品を通して、目指す未来を描くことがポイントです。

希望を叶え、不安を払拭する提案ができるよう、顧客情報を参考にしてしっかりと提案する準備のために何を行ったのか管理しましょう。

営業活動
名刺交換から始まる最初の商談から、どのような商談内容だったのかを記録するようにしましょう。

営業活動では仕事内容だけではなく、顧客に信頼感や安心感など、良い印象を与えることも欠かせません。話しやすい雰囲気を作り、顧客のニーズを引き出すことも重要です。

どのような話題で顧客が興味を持ったのか、それに対して何を提案したかも記録を残しましょう。

すぐに契約までいかないことも多いと思いますが、次回の商談につなげられるようにするのも営業のテクニックです。退社や異動などにより担当者が変わっても、引き継ぎがきちんとできるよう顧客の情報を常に新しいものに更新することが大切です。

顧客側からすれば、何度も同じ話を繰り返すような商談は時間の無駄だと切り捨てられてしまう可能性があります。信頼を失わないアプローチができているか、商談や説明がどこまで進んでいて、どの角度からの提案をしているのかを全社員がわかるように管理しましょう。

取引内容
商談を通して、具体的にどのような取り引きを行ったかを共有項目として記録しましょう。取り引き内容だけではなく、顧客別の注意事項や特記事項もあれば共有します。

実際の取引内容から顧客の潜在的なニーズを探り、次につなげていくために、どのように進めていくことが最善かを知る管理です。

企業によって求められる提案ペースが異なります。全企業に対して1か月・半年・1年と決めて提案していても、欲しい時に欲しい提案をされなければ相手に刺さりません。

どの企業がどういうペースでどんな提案を求めているか、取り引き歴が詳細であれば同じ角度からのアプローチも可能ですし、さらに刺さる提案のアイデアも浮かぶでしょう。

商談状況とSFA

商談状況はSFAを導入すると管理しやすくなります。ここではSFAとは何なのか、具体的に営業活動にどのように反映させるのかを見ていきましょう。

SFAとは
SFAは「Sales Force Automation」の頭文字を取ったもので、営業支援システムのこと。CRMと並べて述べられることが多いですが、CRM(Customer Relationship Management)が「顧客管理システム」という全社員向けのツールなのに対して、SFAは営業に特化したシステムです。

前時代の営業は「経験」や「肌感覚」で成績を上げていくものでした。しかし昨今グローバル化が進んだことで、日本でもSFAが普及してきたのです。

SFAを導入すると、営業の業務が可視化できるようになるので営業効率がぐんと上がります。SFAの基本システムである営業日報を共有することで、営業社員個々のナレッジも共有され、イベントや新アイテムの案内など、営業のタイミングを逃さず掴めるようになるでしょう。

そして、今まで新入社員は経験を積み、成功体験を自身で蓄積させて戦力となる一人前の営業に成長していましたが、戦力になるまでには多くの機会損失もあったでしょう。もっとも、新人にとっては失敗も大事な経験ですから、機会損失を無くすことは重要ではありませんが、失敗が少ない方が社員にも企業にも良いことは明確です。

しっかりデータ化されていれば、新人教育のために成功事例や失敗事例、クレーム案件などを可視化でき、自身で動かなくともある程度の知識がつくため社員の成長も早く確実になります。

SFAのデメリット
営業の強い味方であるSFAですが、デメリットもあります。まず、イニシャルコストとランニングコストがかかること。また、便利なシステムではあるものの多機能のため、営業社員が使いこなせず、宝の持ち腐れになってしまう可能性があるということです。

高いコストをかけ、優れたシステムを導入しても、営業に活かせないのでは元も子もありません。SFAシステムの中には、カスタマイズ可能なサービスもあります。自社にマッチしたSFAシステムを導入するのが良いでしょう。

また急速に導入企業が増えている名刺管理サービスは、名刺情報をデータ化するだけではなく、簡易版のSFAのような機能を備えています。

そして名刺管理サービスの中にはSFAと連携できるものもあるため、まず名刺管理サービスを導入して、もっと多機能を使いこなしたいという段階になったらSFAも導入するという利用の仕方を検討しても良いでしょう。

営業分析

個人の営業手腕だけに頼る時代は去り、現代は営業を可視化し、問題点の改善、今後の営業の方向性などを社内で共有し、対策を検討するようになってきました。

個々の営業パーソンのナレッジだけに頼らないのは、万が一、その営業パーソンが会社を去った場合でも、営業活動で得た情報や実績を企業の財産として引き継いでいくのも目的のひとつです。

個々の営業内容を共有して売り上げにつなげていくには、営業内容の分析が必要になります。営業分析は「動向分析」「要因分析」「検証分析」に分けるのが一般的ですが、それぞれについて見ていきましょう。

動向分析
営業を考える上で、必要な動きを可視化するものです。売り上げの動向、来客の動向などをグラフや表などにして社内で共有します。

全体的に何月の売り上げが伸びたのか、また1人の顧客が何か月ごとに来店しているのかなど、細部から全体までの動きがどうなっているのかを一目で確認できるものと言っていいでしょう。

要因分析
動向分析が「動き」に着目しているのに対し、要因分析では、その動きの原因に注目します。例えば、季節の変わり目だから売り上げが伸びた、宣伝したのが功を奏して売り上げが伸びたなどです。

また一顧客が、どのタイミングで発注するのか、なぜ発注するのかなどの分析もします。

反対に売り上げが伸びない商品や時期に対して、売り上げが伸びない原因を分析することもあげられます。顧客の声を聞いたり市場の状況を観察したりすることで原因がわかれば、改善していくこともできるでしょう。

検証分析
動向分析、要因分析をしたら、検証分析をします。検証分析とは動向と要因を分析した上で対策を練り、それを実践し、結果を検証するものです。

練った対策がうまくいけば売り上げを伸ばすことができますが、うまくいかない場合は、また対策を練り直し実践し検証することを繰り返します。簡単にうまくいくものではなく、粘り強さと正確なデータ分析、市場を見る目も必要とされるでしょう。

サービスを上手に利用して商談状況を正確に把握しよう

営業を実際に行っている人ならわかることですが、顧客との商談までこぎつけるのは簡単なことではありません。地道な営業活動の結果、商談のアポイントを取れたのなら、最大限の成果を出すためにその商談状況を共有し、細かく分析して収益アップに結び付けていきましょう。

そのためには営業パーソン個人の努力や経験だけではなく、SFA・CRMなどのシステム導入が必要になります。しかしいくら優れたシステムを導入しても、使いこなせず営業効率を上げていけないのでは宝の持ち腐れになってしまうでしょう。

システムを導入し効率を上げるには、そもそもの目的を把握し、分析の仕方を再確認すること、それらを地道にこなしていくことが大事です。

とはいえ、いきなり多機能のシステムを導入しても使いこなせない、または使い方を学ぶ時間も惜しいということであれば、簡易版SFA・CRMの機能を備えている名刺管理サービスを導入するのも1つの手。

名刺管理サービスの中にはSFA・CRMと連携しているものもあります。いきなり複雑なシステムを導入して混乱するのではなく、自社の営業を効率化するために役立つサービス導入を検討するようにしましょう。