株式会社あきない総合研究所 梯美和様 永田友美様
今回は、インキュベーションオフィスの運営やファンド事業を通じて、数多くの起業家を支援する経営コンサルティング企業の代表秘書、梯 様に、名刺管理ツール「メイシー」の導入事例についてお話を伺いました。代表が持つ1万5千枚以上の膨大な名刺情報を一手に管理し、かつてはスタッフ全員からの「あの人誰だっけ？」という問い合わせ対応に追われていたという梯様。なぜ、メイシー導入によって、全スタッフが自ら情報を検索する体制が整い、秘書の業務が「非常に楽になった」のか。そして、データ化の圧倒的なスピードと、他社サービス連携を効率化する「CSVテンプレート機能」の具体的な活用法とは。スタートアップを支える最前線のキーパーソンが語る、全社的な情報共有と業務効率化の秘訣に迫ります。
- 1 御社のビジネスを教えて頂けますか？
- 2 実は御社代表の吉田さんには僕が前の会社で創業する時からお世話になっているんですよね。
- 3 そうですね。僕もいろいろそれからもチャレンジしている方だと思いますが、吉田さんもホントにいろいろチャレンジされますよねー。
- 4 メイシーのサービスを導入頂いた理由っていいますと僕と昔からお付き合いがあるからってことですかね（笑）
- 5 ありがとうございます！実際に使ってみて頂いていかがですか？
- 6 何か使いづらい点とかご要望とかないですか？
- 7 なるほど、名刺枚数が多いとどちらで検索されたのかわからないこともありますもんね。
- 8 ありがとうございます。ユーザーさんからのご要望で日々改善してますから、どんどん便利になっていってますよ。
- 9 はい、よろしくお願いいたします。これからもさらに使って頂いて気持いいサービスにしていきますね！
御社のビジネスを教えて頂けますか？
ベンチャー企業や起業家の支援に特化した経営コンサルティング企業でして、現在ではコンサルティングだけでなく、起業・独立サポート「katana」サービスという名前でファンドやインキュベーションオフィスの提供等も行っています。
インキュベーションオフィスは都内では渋谷と汐留に、あと横浜、関西は淀屋橋にあります。
あと行政でのお仕事として横浜市さんの創業支援事業である「横浜ベンチャーポート」の運営全般を任せていただいたりしてますよ。
実は御社代表の吉田さんには僕が前の会社で創業する時からお世話になっているんですよね。
そうですよね。吉田が大阪市の創業支援事業、「あきない・えーど」の所長をしていた時に、ウェブシャーク創業時代の小林さんと出会っておられるということですからもう10年以上のお付き合いですか？
そうですね。僕もいろいろそれからもチャレンジしている方だと思いますが、吉田さんもホントにいろいろチャレンジされますよねー。
ええ、今年からは本格的にファンドを組成してアーリーステージのベンチャーに特化した投資も始めていますし、どんどん積極的に展開してますよ。
メイシーのサービスを導入頂いた理由っていいますと僕と昔からお付き合いがあるからってことですかね（笑）
ええ、もちろんそれもありますよ（笑）ただ、メイシーさんのサービスが始まる前に実は他社さんのサービスを使っておりましてそのサービスは便利は便利だったんですが、コストなどでメイシーさんの方がいいなぁと思う面もかなりありまして、導入させて頂きました。
ありがとうございます！実際に使ってみて頂いていかがですか？
代表の吉田は講演・イベント等をはじめ、人に会うことが多く、名刺のデータが１万５千枚以上あるんですね。エクセルでは管理をしにくいですし、1か月60枚～100枚ぐらいは新しい名刺が増えるので以前は入力も大変だったんですよ。
今は検索ですぐに何でもひっかかるのが非常に楽で、秘書の私以外のスタッフも全員がログインして見れるのがいいですよね。昔はみんな私に、「あの人の電話番号教えて」とか「あの人、だれだっけ？」みたいなことを聞かれてたんですけど、今はみんなが勝手にログインして、さっと検索して見れるので非常に楽になりました。
どのスタッフもマニュアルも見ずにすぐに使えてるのが素晴らしいですよね。
あと、一番気に入っているのは入力のスピードですね！
永田がよく名刺をスキャンしてアップロードしたあと、「梯さんもうデータ化されてますよ！」って言ってくれるんですが、本当に早いです。ここは非常に助かってます。
何か使いづらい点とかご要望とかないですか？
弊社は名刺を送付せずに自社でスキャンしているんですけどスキャンする時の位置が大丈夫かなぁとか最初どのスキャンを買おうかなぁと迷ったとか、そこはありましたね。でも、それは慣れてしまえば全く問題ないことだと思いますよ。
弊社ではメモに、その方とお会いした場所というのを入れているんですが、メモで例えば横浜とかで検索すると会社の住所が横浜の方もリストに出てくるじゃないですか、なのでできれば、メモの部分だけで検索できるなど、高度な検索が出来ればいいですね。
なるほど、名刺枚数が多いとどちらで検索されたのかわからないこともありますもんね。
あ、あと気に入っている点を言い忘れたんですが、最近CSVエクスポートの機能でCSVのテンプレートが登録できるようになったじゃないですか、あれ凄く楽になりましたよー。うちでは別でメール送信サービスも使っているので、そこにインポートするためのCSVの形式をメイシーの中にテンプレートとして登録しておいて、それを選べばそのCSV形式でデータが出せるので、毎回いちいち設定することがなくなり非常に助かってます。
ありがとうございます。ユーザーさんからのご要望で日々改善してますから、どんどん便利になっていってますよ。
UIの改善もかなりしておられますよね。どんどん使い勝手がよくて使うのが気持ちのいいサービスになっていて頼もしいです。これからも要望あったらどんどん伝えますね。