名刺交換が多いビジネスパーソンにとって名刺の管理は欠かせません。しかし、名刺の枚数が増えてくるとアナログな方法では管理することが難しく、スピーディーに必要な名刺を取り出せません。有用な名刺を探している間にビジネスチャンスを逃す可能性もあるのです。
そこで、膨大な名刺を管理する手段として、クラウドで名刺管理をする方法おすすめします。
名刺データをクラウドで管理していれば、いつ、どこにいても名刺情報にアクセスできるようになります。
そこで名刺データをクラウドで管理する時に必要な、名刺の情報をデータ化する機材について紹介をしていきます。これから名刺情報をクラウドで管理しようと考えている方は参考にしてください。
名刺情報をクラウドで管理するメリット
名刺も少ない枚数ならばアナログで管理するほうが楽でコスト的にも安く済みますが、大量の名刺を管理する場合や社内で名刺情報を共有することを考えるとアナログでの管理では難しくなってくるでしょう。
まずは名刺の情報をクラウドで管理することで、どのようなメリットがあるのかを確認していきましょう。
情報共有の利便性が格段に向上する
担当社のみが名刺を管理している場合や社内の名刺全てをアナログで管理している場合には、社内での情報共有ができているとは言えません。
社員全員がどの企業の名刺を社内で保有しているのかを個々が調べることになり、名刺の追加をリアルタイムで周知するのも難しいでしょう。
しかし、社内で保有する名刺をクラウドで管理することで、企業として一元管理をすることができ共有財産として全社員の名刺情報の利用が可能となるのです。
さらに情報の更新ができるような仕組みを整えれば、自社の社員がいつどこで名刺情報の相手とコンタクトを取ったのかが見える化できるようにもなるのです。
いつでもどこでも検索が可能となる
名刺情報をクラウドで管理すると、スマートフォンやタブレット、パソコンなどのデバイスからいつでも、どこからでも名刺情報にアクセスすることができるのです。
アナログ管理をしていた時のように、オフィスの名刺ホルダーから探す手間は一切かからず、すぐに目的の情報にたどりつけます。
セキュリティ強化もできる
名刺情報をクラウドで管理していれば、セキュリティ対策を強化でき、盗難や紛失による情報の流出を防げます。
もちろん、セキュリティ対策がされているクラウド管理サービスを利用することが前提ですが、名刺を現物保管で管理しているよりも格段にセキュリティが強化されます。
名刺情報の読み取りにカメラが使える
名刺をクラウド上で管理するには、名刺情報をデータ化する必要があります。その際、手軽な方法としてカメラを活用する方法もあるのです。
デジタルカメラを活用
手軽な機材としては、デジタルカメラも活用できます。デジタルカメラの機能の中には文字認識機能が付いているタイプがあり、写真で撮影したものを文字データとしてパソコンへ転送できる機能もあるのです。
ただし、デジタルカメラはデータ化する専用の機材ではないので、高精度とは言えません。データ化した後、必ず誤字や脱字がないかの確認が必要です。
スマートフォンのカメラはスキャナーにもなる
もちろんスマートフォンのカメラにもスキャナー機能がついています。スマートフォンのカメラにも便利な文字認識機能が付いているので簡単に名刺情報をデータ化できます。
名刺管理サービスの中には、並べた複数枚の名刺の写真を撮ると、写った名刺全てをデータ化するものもあります。
ただし、一度にデータ化できる枚数には制限があり、名刺の置き方や色で文字認識機能の精度にムラが出ることもあるので、注意が必要です。
名刺スキャナーの種類について
現在は、名刺の情報をデータするための名刺専用スキャナーもあります。
名刺スキャナーといっても多くの種類があるため、まずは大きく2種類に分けて紹介します。
据え置きタイプ
据え置きタイプのスキャナーは、どちらかというと大型のものが多いのが特徴です。そのため大量の名刺をデータ化するのに便利な機能が充実しています。
さらに自動給紙機能が備わっているタイプを選べば、大量の名刺をセットしておくだけで自動的にデータ化が進み、作業効率もアップします。
モバイルタイプ
モバイルタイプのスキャナーはサイズが小さく、持ち運びがしやすいので、外出が多くオフィスの滞在時間が少ない営業職の人や、イベント参加時などへの持参に適しています。
しかしコンパクトに作られているので、一度にたくさんの名刺をデータ化するのが難しく、データ化の精度が高くない機種もあるので選ぶときにはよく調べ、注意が必要です。
スキャナーを選ぶときのポイントは？
現在購入できるスキャナーは、サイズで選ぶ他にも必要な機能を確認して選択する必要があります。
機能を確認する際に目安となるポイントを紹介しますのでチェックしてみてください。
一度にスキャンできる枚数
一度のスキャンで1枚ずつしか読み込めないタイプと、複数枚読み込めるタイプとでは、効率に差がでてきます。さらに自動給紙機能がついているかどうかでも名刺スキャン作業にかかる手間に差がでます。
ポイントとしては、名刺交換の頻度が高く、頻繁に複数枚の名刺をデータ化する場合には、一度に複数枚スキャンでき、自動給紙機能や両面スキャン機能がついている多機能スキャナーが適しているでしょう。
スキャンにかかる時間
1枚の名刺をスキャンするのに必要な時間が機種によって違います。
名刺交換の頻度が少なく1回にデータ化をする量が少数であれば気にならないかもしれませんが、1回のスキャンにどのくらい時間がかかるかは、スキャナーを選択するときのポイントとして考慮しておく必要があります。
読み取り機能の精度
名刺スキャナーの選び方のポイントとして重要なのは、読み取り機能の精度です。読み取り機能の精度が低いものを選んでしまうと名刺情報の読み取りミスが頻発して、あとからパソコンで訂正入力をすることになります。
せっかくスキャナーを導入して名刺情報のデータ化で業務効率化を図ろうとしても、これでは確認や訂正に手間がかかり本末転倒。
読み取り機能の選び方のポイントはOCR機能と呼ばれる文字を電子テキスト化する機能で、この読み取りの精度が優秀であればあるほど使いやすい機材といえるのです。
OCR機能の精度の見分け方として、スキャナーの製品情報で「日本語認識率」や「日本語認識対象文字数」が重要です。認識率が高く、認識対象文字数が多いほど読み取れない文字が少なく誤字脱字の防止に役立ちます。
まずはスキャナーを試してみたい
名刺スキャナーは高性能なタイプも増えているため、「一番新しく高性能な物を買う」といった選び方が難しく、製品選びに悩むでしょう。
特にスキャンのスピードは、何秒くらいであればストレスを感じないか実際に使用しないとわかりません。
そこで、全国にあるコワーキングスペースやカフェなどに設置されている「どこでもスキャン」というサービスの利用をおすすめします。
「どこでもスキャン」では高速スキャナーが採用されているため、どのくらいのスピードが「高速」なのか、そして名刺スキャナーがどのくらい便利なのかを体験できます。
スキャナーの使用感が知りたい場合には、実際に名刺スキャナーを購入する前にチェックしてみると良いでしょう。
まとめ
今回は名刺をデジタル管理する際のデータ化に使用できる機材を紹介しました。
現在、名刺情報のデータ化にはデジタルカメラやスマートフォンなど、手持ちの機材で対応できることが多いです。
しかし、導入費用が不要であってもデータ化に手間や時間がかかっては意味がありません。
名刺の情報は一語一句間違えてはならない重要な情報ですから、データ化には文字認識精度の高い機材を使う必要があります。
そして大量の名刺をデータ化するためには、一度にスキャンできる枚数や自動給紙機能がついていて、ある程度自動でスキャンを進められることも重要です。
名刺スキャナーは、名刺のデジタル管理を進めるのなら必要になる機材ですので、今回紹介したポイントを選ぶ際の参考にしてみてください。
また、スキャナーを選ぶうちに自身でスキャンすることが手間に感じてきた場合には、「名刺スキャン代行」や「名刺のデータ化代行」サービスも選択肢に加えてみると良いでしょう。