名刺をスキャン・撮影してデータ化したあと、紙の名刺（原本）をどう扱うかで迷ったことはありませんか？
「念のため取っておいた方がいいのでは？」「破棄すると何かあったとき困るかも…」
そんな不安から、名刺を何年も保管し続けてしまうケースも少なくありません。
ですが実際は、正しくデータ化されていれば、紙の名刺は破棄しても問題ないことがほとんどです。
この記事では、名刺の原本を破棄してもよい理由と、廃棄の際に気をつけたいポイント、さらに解約時の取り扱いについてもご紹介します。
名刺の原本は「保存義務のない紙情報」
名刺は法律上、保管義務がある文書ではありません。
帳簿や契約書とは異なり、「いつまで保存すべき」という明確な期限やルールは定められていないため、社内でポリシーを決めて運用することが一般的です。
特に、名刺管理システムで正確にデータ化・管理されていれば、原本を残しておく理由はほとんどありません。
紙の名刺を破棄する3つのメリット
1. セキュリティリスクを軽減できる
名刺には、氏名・会社・部署・連絡先などの個人情報が詰まっています。
万が一、保管中に紛失・盗難・流出が発生すると、重大な情報漏えいリスクにつながります。
2. 保管スペースが不要になる
紙の名刺をずっと保存していると、年々膨大な枚数になり、保管棚やファイルが圧迫されます。
データ化していれば、クラウドやシステム内にすべて保存されるため、物理スペースを大幅に削減できます。
3. 廃棄によって管理の手間が減る
「この名刺はデータ化済み？」「破棄していいの？」などの判断を都度するのは意外と面倒です。
一定のルール（例：データ化後●ヶ月以内に破棄）を設けることで、管理の手間も最小限にできます。
退会時に名刺画像を出力できるサービスを選ぼう
名刺をすべてデータ化したあと、いざ名刺管理サービスを解約した際に、画像が出力できないとなると困ります。
このため、名刺管理ソフトを選ぶときには、以下の点も確認しておくのがおすすめです：
- 退会後に名刺画像やデータを出力できるか？
- 出力費用は無料か、有料か？
- 画像ファイル形式で受け取れるか？（PDF、JPEGなど）
メイシーの場合｜名刺画像の無償出力が可能です
名刺管理ソフト「メイシー」では、退会時にお客様からのご要望があれば、名刺画像の一括出力に対応しています。
画像の出力に関して、追加費用は一切不要。 データでのバックアップを取得してから、原本を破棄したい場合でも安心です。
また、名刺のデータ化は三重チェック（OCR＋オペレーター入力＋確認作業）により高精度で行われるため、 紙を残すことなく運用されている企業様も多くいらっしゃいます。
まとめ｜名刺は「紙」でなく「データ」で管理する時代へ
名刺をデータ化したあとの紙原本は、セキュリティや効率の観点から破棄するのが理想的です。
ただし、廃棄の前には「きちんとデータが保管されているか」「必要なときに出力できるか」の確認を忘れずに。 こうした備えがあれば、名刺をより安全かつスマートに運用していくことができます。
名刺の管理に悩んでいる方は、一度デジタル化とあわせて、原本の取り扱いルールも見直してみてはいかがでしょうか？