顧客情報の管理を効率化するCRMツールは、国内外の多くの企業で導入が進んでいます。そんなCRMツールを新規で導入する場合、既存のツールと機能や取り扱うデータが重複することもあるでしょう。
CRMを導入して名刺管理をしようとしたときに、すでに他のツールで名刺を管理している場合は再度CRMに名刺情報を登録しなくてはなりません。そういった場合は、外部サービスとCRMを連携させた、データの移行や共有機能が役立ちます。
さらに、CRMと外部サービスの連携は使用するツールの一元化にも役立ち、業務効率化の面でも大きなメリットがあるのです。
今回の記事では米国発の顧客管理ツール「Zoho CRM」とGoogle・Microsoftとの連携機能をご紹介します。CRMと他のツールの連携で、CRMの性能をよりよいものへと変化させることが可能です。
ビジネスツールの基本であるGoogleとMicrosoftのサービスを活用している方は、ぜひCRMと機能を連携させてさらなる業務の効率化を目指しましょう。
Zoho CRMとは？
Zoho CRMは米国発のITソリューション企業Zoho社の提供するサービスです。
豊富な機能を備えたZohoのCRMは世界中で15万社の導入実績があり、直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ機能が高く評価されています。顧客情報の管理だけでなく、売上アップに直結するような営業支援機能も兼ね備えています。
外部サービスとの連携機能が豊富で、連携により幅広く情報の管理・営業活動の支援を行うことが可能です。
外部サービスとの連携でさらなる業務効率化を
Zoho CRMの豊富な外部サービス連携機能は、あらゆる業務の効率をアップさせます。
CRMは顧客情報を管理するツールです。CRMでカバーできない業務は、他のツールを活用している企業がほとんどでしょう。
例えば、書類の作成にはMicrosoft社の「Word」やGoogle社の「ドキュメント」、数字の管理やグラフの作成には同じく「Excel」や「スプレッドシート」を使っている企業も多いはずです。
Zoho CRMはこれらのサービスとの連携機能を持っています。外部サービスを連携させることで、これらのサービスはZoho CRMの中で使うことができるようになります。
さらに、各種ツールの同期の設定をすることで、情報の変更があった際もZoho CRM上でその確認ができるようになるのです。
複数のツールを使い分けていた今までの手間を省くことができるので、外部ツールとCRMの連携はより効率的な情報の一元管理を実現します。
Zoho CRMのGoogle・Microsoft連携で使える機能
Zoho CRMにはビジネスで必須とも呼ばれるGoogle・Microsoftツールとの連携機能があります。ここではこの2つのサービスとZoho CRMを連携させることで使用可能になるサービスについてご紹介していきます。
●Zoho CRMとGoogle連携でできることは？
Googleにはビジネスで必要なツールが揃った「Google workspace」というサービスがあります。このGoogle workspaceをZoho CRMと連携させることで、スピーディーな実務の遂行と情報共有が実現します。
Zoho CRMと連携して使用できるGoogle workspaceの機能の一部を以下でご紹介します。
・Gmai
Googleのメール機能です。Zoho CRM上でGmailに受信したメールの作成・確認をすることができます。
・Googleカレンダー
Zoho CRMのカレンダーと日程の同期が可能です。タスクを一か所で管理することで業務の効率アップに繋がります。
・Google連絡先
Zoho CRMにGoogle連絡先の情報を同期することができます。Google連絡先に蓄積した顧客情報をCRMにインポートし、より強固な顧客管理を行うことができます。
・Googleドライブ
作成した書類や図表をZoho CRM上で管理・編集することができます。CRM上でGoogleドライブから直接データをダウンロードできるようになるので、業務効率が大きくアップします。
・Google広告
Google広告で得た情報をZoho CRMと共有します。CRMの機能を活かしたより精度の高い広告効果の分析、広告の一元管理が可能です。
●Zoho CRMとMicrosoftの連携でできることは？
MicrosoftにはWordやExcelなどをはじめとする多くの日本人に愛用されているビジネスツール「Microsoft365」があります。Microsoft365にZoho CRMのプラグインをインストールすることで、それぞれのサービスを連携させることが可能です。
Zoho CRMと連携して使用できるMicrosoft365の機能の一部を以下でご紹介します。
・ Outlook
メール、連絡先、タスク、カレンダーなどをZoho CRMと同期させることが可能です。情報の一元管理が可能になり、データの重複を避けることができます。
・Word、Excel、PowerPoint
Zoho CRM上でWord・Excel・PowerPointを使用できるようになります。CRMから顧客情報を参照しながらの書類作成が可能です。
・OneDrive
WordやExcelなどのデータをOneDriveとZoho CRMの両方で管理できるようになります。商談資料や社内情報を一元管理することが可能です。
・OneNote
デジタルノート機能であるOneNoteをZoho CRMと同期させます。これにより、業務連絡やアイデアなどをスピーディーに共有することができます。
まとめ
CRMの導入はそれ単体でも業務の効率化に貢献します。しかし、外部のサービスと連携することでその効用はさらに大きなものとなるでしょう。
特に毎日仕事で使うようなビジネスツールをCRMと連携させることは、業務で使うツールの数を減らすことができるので管理が非常に楽になります。
Zoho CRMならビジネスツールの基本であるGoogleやMicrosoftのサービスも一元管理することができるので、ツールを一点に集約したいと言う方はぜひ導入を検討してみてください。