スマートフォンはもはや現代人にとって必需品となっており、ビジネスシーンにおいてもその利用価値は高まっています。名刺管理にスマートフォンのカメラを活用している方も多いのではないでしょうか？
スマートフォンで読み取った名刺データは個別の名刺管理アプリに保存されますが、会社の財産である名刺データは個人ではなく会社や部署で管理したいと考える方も多いでしょう。その場合はスマートフォンで読み取った名刺情報を共有・管理するためのツールが必要となります。
今回の記事ではスマートフォンやパソコンで顧客情報をクラウド管理するツール「PhoneAppli for Salesforce」についてご紹介させていただきます。
スマートフォンとパソコンを連携させて顧客情報を一元管理したい方は必見ですので、ぜひ最後までご覧ください。
PhoneAppli for Salesforceとは
PhoneAppli for Salesforceは株式会社Phone Appliが提供する、連絡先を一か所に保管することができるWeb電話帳システムです。
名刺などをもとにした連絡先情報をクラウド上で一元管理し、顧客との連絡や商談はもちろん社内コミュニケーションをスムーズかつ最適なものにします。
Web電話帳サービスのシェアではトップの実績を誇り、商社、小売、製造、医療、官公庁など幅広い企業や組織への導入が進んでいます。導入は5ユーザー以上の登録が必須ですが、月額使用料金は1ユーザーあたり300円と非常に安価です。
また、SFA（営業支援）・CRM（顧客管理）を組み合わせたクラウド型ビジネスツール「Salesforce」との連携機能が大きな特徴です。クラウド管理の共有機能を活用した、業務全体としての効率化・最適化の底上げに貢献します。
PhoneAppli for Salesforceの機能
PhoneAppli for Salesforceには、連絡先を管理するための豊富な機能が備えられています。ここでPhoneAppli for Salesforceの主な機能を確認していきましょう。
・名刺読み取り機能
名刺の情報はスキャナの利用や、アプリ経由でスマートフォンなどのカメラを使ったOCR読み取りが可能です。OCRとは紙に書かれている文字を認識してデジタル化する技術のことです。
手書きのメモなどを含む名刺を読み込む場合や、大量の名刺があってスキャンするのが面倒だという場合は、オプションとしてオペレーターによる手入力のサービスがあります。
・名刺管理機能
読み取った名刺情報はクラウド上に保管され、顧客の属性や会社名ごとに振り分けられます。
名刺交換した顧客の情報は住所や連絡先だけでなく、名刺交換をした社員の履歴が蓄積され、その履歴から人脈マップを作成することも可能です。取引先の会社の位置情報は地図アプリと連動して表示されため、会社訪問時に役立ちます。
また、名刺をフォルダ分けする機能もあり、部署やチーム単位など特定の名刺を共有する範囲を設定することができます。
・ユーザー管理
顧客だけでなく社内の連絡先もしっかりと管理することができます。
社内連絡先ページでは社員の出退勤状況を「出勤」「オンライン」「オフライン」で表示。社員の勤務形態に合わせて電話やメールなど最適な連絡方法を判断することが可能です。
また、社員の詳細情報を登録すれば組織図を自動作成することができます。役職や顔写真などの登録が可能なので、社内の全容を掴みたいときに便利です。
さらに、特定の分野に詳しい社内の人物を検索する「Know Who検索」機能を搭載。例えば「不動産」というキーワードで社内連絡先からKnow Who検索をかけると、過去の取引先実績などをもとに不動産系の顧客と関りのある社員が表示されます。
これにより社内の適材適所が可能となり、その分野に明るい社員の能力を活かしたより効果的な営業活動を行うことができます。
・スマートフォンの連絡先表示機能
iPhone・Androidそれぞれのスマートフォンは、PhoneAppliに登録されてある連絡先と連携します。
もしスマートフォンの連絡先に登録のない顧客からの連絡があった際にも、PhoneAppliのデータベースにその連絡先が登録されている場合は情報が表示されます。
PhoneAppli for Salesforceと連携できるサービス
PhoneAppli for Salesforceは単体でも非常に有用なツールですが、外部サービスと連携させることでさらにその効力を増します。
・Salesforce
サービス名にもある通り、Salesforceとの連携は連絡先管理に大きな業務効率化をもたらします。
PhoneAppliで読み取った見込み客、取引先、取引先責任者などの情報をSalesforceと連携することで、データ入力の手間を格段に省くことができます。
社内での名刺情報の共有が進み、読み込んだ顧客情報をSalesforceの高度な分析機能によって営業活動に活かすことが可能です。
・LINE WORKS
日本で最も利用されているチャットアプリ「LINE」。そのビジネス版であるLINE WORKSに連携することで、トーク内容を簡単に社内で共有することができます。
LINEの友達をPhone Appli経由でSalesforceの顧客情報を紐づけることで、LINEのトーク内容が顧客の活動履歴の欄にも残ります。もちろんLINEの友達から新たに顧客情報を作成することも可能です。
・Microsoft 365
Microsoft 365のユーザー情報や社内連絡先をPhone Appliと連携させることで、情報更新が相互のツールに反映されるようになり組織変更の手間を省きます。
まとめ
名刺管理は個人でするよりも、会社内で共有したほうが大きなメリットをもたらします。特にSFA・CRMツールでの名刺データの分析は、営業戦略を練るうえで非常に効果的です。
個人で名刺を管理していては、名刺を売上アップに繋げることは容易ではないでしょう。名刺は会社の財産だということを認識し、会社全体で管理・共有していくことが重要だと考えるべきではないでしょうか。
そして、その財産を有効に活用していくためにはPhoneAppli for Salesforceのようなツールの導入が大いに役立ちます。
名刺の価値を最大限に発揮するためにも、PhoneAppli for Salesforceの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
