名刺管理ソフトを導入したものの、
「現場で使いづらい」「コストに見合っていない」「うまく活用できていない」
そんな理由から、別のツールへの乗り換えを検討する企業も少なくありません。
ただし、名刺管理ソフトの乗り換えには、思わぬ落とし穴もあるため注意が必要です。
本記事では、乗り換えを検討する際に確認しておきたい5つのポイントを整理し、
より現場に合ったサービスを選ぶための視点をご紹介します。
なぜ乗り換えたくなる？よくある理由とは
- 機能が多すぎて操作が複雑
- ユーザー数ごとの課金でコスト負担が大きい
- データ化精度に不満がある
- スマホから使いづらい
- CRMや他ツールとの連携ができない
名刺管理は営業現場での活用が重要な分野ですが、導入しただけで満足してしまい、実際に運用されないケースも多く見られます。
名刺管理ソフトの乗り換え前に確認すべき5つの視点
1. データ移行のしやすさ
現在のシステムからCSV形式で出力できても、移行先がそれに対応していない場合、手作業での調整や再入力が必要になることがあります。
できれば、名刺画像とデータをセットで引き継げるかどうかも確認しておきたいポイントです。
2. 操作のシンプルさと現場への定着性
名刺管理は「誰でも使えること」が大切です。
導入後に「操作がわかりにくい」となってしまうと、現場での定着が進まず放置されてしまう可能性もあります。
スマホからの操作ができるか、シンプルで直感的なUIかはぜひチェックしておきましょう。
3. データ化の精度と方式
OCR（文字認識）のみでデータ化するシステムでは、誤認識が発生することがあります。
一部のサービスではOCRに加えて、人による目視入力やチェック工程を行っているケースもあり、
こうした方式を採用しているかどうかも、精度を求める場合は確認する価値があります。
4. 他ツールとの連携対応
名刺情報をCRMやSFAに取り込んで営業活動に活かしたい企業にとっては、連携可能なツールかどうかが重要です。
たとえば、SalesforceやZoho CRMなどへのエクスポート機能を備えているシステムもあり、
自社の業務フローに合うかどうかをあらかじめ見ておくと安心です。
5. コスト構成の明瞭さと柔軟性
月額料金が安く見えても、ユーザー数やデータ量に応じた従量課金やオプション費用がかかる場合もあります。
「何にどれだけ費用がかかるのか」を明確に把握したうえで、自社に合った料金体系かどうかを判断しましょう。
システム選定の参考に｜メイシーの対応内容
名刺管理ソフトのひとつである「メイシー」では、以下のような特徴を備えています：
- スマホから名刺を撮影し、自動補正でアップロード
- OCRに加え、人の目による手入力とチェックを組み合わせた三重チェック方式でデータ化
- Salesforce・Zoho CRMとの自動連携設定に対応
- ラベル管理や名寄せ、CSV出力、API連携機能なども提供
費用の目安（※一例）
- 月額利用料：2,178円（税込）〜（ユーザー数無制限）
- データ化料：27.5円／枚（税込）
- スキャン依頼：11円／枚（税込）
- 名刺の保有枚数に応じた段階的な従量課金あり
スマホ撮影やスキャナ取り込みを利用する場合、スキャン料は不要です。
まとめ｜“次にどう活用したいか”を基準に選ぶ
名刺管理ソフトを見直す際は、現在の不満だけでなく、
「次にどのように活用していきたいのか」という視点を持つことが大切です。
営業活動に活かしたいのか、情報共有をスムーズにしたいのか、
目的に合った機能とコストのバランスを見極めることが、乗り換え成功のカギになります。