エクセル（Excel）で名刺を作成する超簡単な方法を紹介！
名刺を作るとき、一般的には印刷業者に発注することが多いと思います。ですが、社内でエクセル（Excel）を使って名刺を作成することも可能です。名刺のストックがなくなり急ぎで必要なケースでも、エクセルでぱっと作成できると助かります。今回は、エクセルを使った名刺の作成手順などについてご紹介していきます。
エクセル（Excel）で名刺を作成するメリット
エクセルでの名刺作成には以下のようなメリットがあります。
1-1すぐに名刺を用意できる
印刷の専門業者に発注する場合、印刷された名刺が手元に届くまでにはデザインができ上っている状態から数日かかります。短納期に対応している業者もありますが、急ぎの場合は特急料金がかかるのが一般的です。
一方、エクセルは日常的に使われているソフトなので、慣れている人なら短時間で作成でき、会社のプリンターですぐに印刷できます。たとえば、「午後から商談があるのに名刺が切れていた…」といった場合でも、午前中にエクセルで名刺を作成・印刷して、そのまま持っていくことができます。このように、すぐに名刺を用意できるのは大きなメリットといえるでしょう。
1-2少量の名刺作成にも最適
多くの印刷業者は、ボリュームディスカウントが効く料金体系になっています。大量に発注すれば安くなりますが、少量の場合は割高になるのが一般的です。最低発注枚数を100枚や200枚に設定している業者も少なくありません。
一方、エクセルであれば10枚、20枚といった少量の名刺でも作成できます。たとえば、「業者に発注しているけど納期が少し先なので、とりあえず数日分の名刺が欲しい」 「近々、部署異動があるので、異動までのつなぎで使う名刺が欲しい」といった場合に便利です。
2 エクセルで名刺を作成するデメリット・注意点
エクセルでの名刺作成には以下のようなデメリットや注意点があります。
2-1オリジナリティを出しにくい
エクセルで使える名刺のテンプレートはバリエーションが限られており、デザインの専門ソフトで作成する場合に比べると表現の幅は狭くなります。そのため、デザイン的にオリジナリティに欠ける傾向があります。また、プリンターの性能によっては文字の輪郭がにじむなど、印刷業者に依頼した場合より仕上がりのクオリティ面で劣る場合があります。
2-2必ずしもコストが安くなるとは限らない
ほとんどの会社では、すでにエクセルを使っていると思いますので、ソフト代は実質無料です。しかし、自社内で名刺を作成するとしても、名刺専用の用紙を購入する必要があります。加えて、裁断も自分で行う必要があります。市販の用紙にはミシン目が付いたものもありますが、フチの断面が平滑にならないことがあります。断面をきれいにするには裁断機（ペーパーカッター）を使ったほうが良いので、裁断機がない場合は購入費用がかかります。さらに、作成に関わる人件費まで考慮すると、必ずしもコストが安くなるとは限らない、ということは認識しておくべきでしょう。
3 エクセル（Excel）で名刺を作成する手順・方法
エクセルで名刺を作成する手順を簡単にご説明します。
※Microsoft Excelのバージョンによって手順・方法が異なる場合があります。
3-1エクセルで名刺作成① ［テンプレートの選択］
エクセルで名刺を作成するときは、まず名刺のテンプレートの選定を行います。「ファイル」→「テンプレートから新規作成」を選び、検索窓で「名刺」を検索します。名刺自体のテンプレートではなく「バレンタインカード」のテンプレートが表示されるため、ここをダブルクリックします。
このように表示されますので、右の「作成」をクリックします。
3-2エクセルで名刺作成② サイズの設定
一般的な名刺のサイズは「55mm × 91mm」です。これをエクセルのピクセルに換算すると「約42.38 × 約156」になります。そのため、エクセルの列の幅を約42.38に、高さを約156に設定します。
3-3エクセルで名刺作成③ 情報の入力・レイアウト
編集画面で名刺情報を入力・レイアウトします。通常はテキストボックスを使用して、会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを入力します。会社のロゴなどを挿入する場合は、「挿入」→「図」から画像ファイルを選択してレイアウトします。
通常はA4の用紙に10枚分の名刺が整列しているので、1枚分の入力・レイアウトが終わったら、残り9枚分の枠にコピー＆ペーストします。
3-4エクセルで名刺作成④ 印刷・裁断
プリンターに名刺用の用紙をセットして印刷します。通常はA4用紙に10枚分が印刷されるため、裁断して完成となります。市販の名刺用紙には、カットするラインにミシン目の入っているタイプの他、紙の厚みによるバリエーションも用意されていますので、お好みの用紙を選んで使用するとよいでしょう。
4 エクセルなら名刺管理も可能に
このように、エクセルは名刺の作成にも利用できますが、もともと表計算ソフトなのでリスト作成なども行いやすく「名刺の管理」も可能です。名刺に記載されている会社名、部署名、役職名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの情報を入力して、必要な項目を抽出したり並び替えたりといった使い方ができます。
ですが、エクセルで名刺管理をする際は、入力に手間がかかり、「各担当者がなかなか入力してくれない」、「入力ミスが多い」といった事情から、結局、全社レベルで統合した名刺管理が思うように進まないのが実情のようです。
5 企業の名刺は、より戦略的に管理する時代に
5-1 名刺という宝の山を眠らせない
DX化の進展とともに企業にとって名刺管理は、営業をメインに各部署間の情報共有や業務効率を上げるうえで重要なテーマになっています。
従来は、1人の担当者の名刺は「紙」の状態で各自が保有し、組織的にはエクセル等により「顧客リスト・取引先リスト」として管理されることが多かったのですが、エクセルでできることは限られているので、近年では名刺管理ソフトを導入する会社が増えています。
その理由として、名刺は、会社にとって顧客をはじめとするステークホルダーとの接点であり、重要な情報資産であることが広く認識されるようになってきたことが挙げられます。
名刺を起点とし、そこに各部署から上がってくる最新情報を付加していくことにより、常にブラッシュアップされた個人情報と企業情報がキープされます。それを顧客開拓やCRMなどに戦略的に活用していこうという訳です。
5-2 名刺管理ソフト導入のメリットと注意点
近年では大企業にとどまらず中小企業でも名刺管理ソフトを導入する動きが活発になってきました。その理由として、以下のようなメリットが挙げられます。
●素早く正確な顧客情報にアクセスできるので、ビジネスのスピードが上がる
●社内での共有・活用が容易なので、最適な部署から新規顧客へのアプローチ等、ビジネスチャンスが広がる
●担当者が異動した際も、後任にスムーズに引き継げる
●新規顧客開拓用のMAやSFA、顧客管理用のCRMツールなどとの連携が図れる
ただし良いことばかりではなく、次のような面もあるので注意が必要です。
●導入費用やランニングコストがかかるので、コスパの良いソフトを検討する必要がある
●CMなどでメジャーな管理ソフトは、中小企業ではオーバースペックで無駄な機能が多い
●スキャン、チェック、修正など手間が意外とかかるので、簡単で使いやすいものを選ぶ必要がある。
まとめ
今回は、エクセルで名刺を作成する方法についてお伝えしましたが、デザインに凝ったり、オリジナリティを出したりするという点には触れておりません。あくまで「作り方の手順」ということでご参考になりましたら幸いです。
このブログの後半でも触れましたが、名刺は会社にとって重要な情報資産です。それに気がついた多くの会社が「名刺管理ソフト」を導入し始めましたが、機能が複雑すぎて使いこなせないケースも多々見受けられます。
基本はシンプルで使いやすく、セキュリティが万全で、料金が安いことです。名刺管理ソフトによって仕事の効率が上がり、新規顧客が増えれば導入メリットは充分にありますので、貴社でも検討されてみてはいかがでしょうか。
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