１エクセル（Excel）で名刺を作成する超簡単な方法を紹介！
名刺を作るとき、一般的には印刷業者に発注することが多いと思います。ですが、社内でエクセル（Excel）を使って名刺を作成することも可能です。名刺のストックがなくなり急ぎで必要なケースでも、エクセルで作成できると助かります。今回は、エクセルを使った名刺の作成手順などについてご紹介していきます。
２エクセル（Excel）で名刺を作成するメリット
エクセルでの名刺作成には以下のようなメリットがあります。
2-1すぐに名刺を用意できる
印刷の専門業者に発注する場合、印刷された名刺が手元に届くまでにはデザインができ上っている状態から数日かかります。短納期に対応している業者もありますが、急ぎの場合は特急料金がかかるのが一般的です。
一方、エクセルは日常的に使われているソフトなので、慣れている人なら短時間で作成でき、会社のプリンターですぐに印刷できます。たとえば、「午後から商談があるのに名刺が切れていた…」といったケースでも、午前中にエクセルで名刺を作成・印刷して、そのまま持っていくことができます。このように、すぐに名刺を用意できるのは大きなメリットといえるでしょう。
2-2少量の名刺作成にも最適
多くの印刷業者は、ボリュームディスカウントが効く料金体系になっています。大量に発注すれば安くなりますが、少量の場合は割高になるのが一般的です。最低発注枚数を 50 枚や 100枚に設定している業者も少なくありません。
一方、エクセルであれば 10 枚、20 枚といった少量の名刺でも作成できます。「とりあえず数日分の名刺が欲しい」、 「近々、部署異動があるので、つなぎで使う名刺が欲しい」といった場合にも便利です。
３エクセル（Excel）で名刺を作成する手順・方法
エクセルで名刺を作成する手順を以下にご説明します。
※Microsoft Excel のバージョンによって手順・方法が異なる場合があります。
3-1セルサイズの設定
エクセルで名刺を作成するには、まずセルのサイズを設定します。
一般的な名刺のサイズは「55mm × 91mm」です。これをエクセル用に調整するには、まずシートの「A 列」の幅を 41 に、「1 行」の高さを 155.4 に設定します。
A 列を選択し、右クリックで「列の幅」
→セルの幅 41 に設定します
1行を選択し、右クリックで「行の高さ」→
セルの高さ 155.4 に設定します
列の幅 41 行の高さ 155.4 のセルを作成します
3-2情報の入力とレイアウト
サイズを整えたセルに名刺情報を入力・レイアウトします。通常はテキストボックス(横書き)を使用して、会社名、部署名、氏名、所在地、電話番号、メールアドレスなどを入力します。
。
「挿入」→「テキストボックス」→「横書きテキストボックスの描画」を選択し、A
列1行のセルに入力していきます
会社のロゴや顔写真などを挿入する場合は、「挿入」→「画像」→「画像の挿入元」から挿入したい画像を選択してレイアウトします。
3-3セルのコピー
通常、市販の名刺用紙(A4 判)には、ヨコに 2 枚分、タテに 5 枚分の名刺サイズの紙が並んで付いているので、1 枚分の入力・レイアウトが終わったら、残り 9 枚分の枠にコピー&ペーストします。
A 列で右クリックメニューから「コピー」を選択し、B 列に「コピーしたセルの挿入」を選択してコピーします。
次に、行 1 を選択し、右クリックメニューから「コピー」を選択し、行 2 に「コピーしたセルの挿入」
をします。
行のコピーを繰り返し、10 枚分の名刺を完成させます。
3-4ページの調整
作成した名刺の全体(10 枚分)を選択し、「表示」タブの改ページプレビューで 1 ページに収まっているか確認します。ページが分かれていれば、1 ページになるように調整します。
改ページを示す水平の点線上に表示された↕を名刺5枚目の下のラインまで引くことで改ページが修正され1ページになります
3-5印刷
印刷設定をします。
ここでは、一般的なプリンターで印刷可能な、市販の「マイクロミシンカットタイプ」の名刺用紙を使用する場合の設定方法をご紹介します。名刺用紙は、ネット通販や家電量販店、ドラッグストア、ホームセンターの文具コーナーなどで手に入り、厚さやカラーが選べます。
印刷の「ユーザー設定の余白」→「拡大縮小はなし」を選択。ページ設定の「余白」から、上1.1左 1.4 と入力します(市販の名刺用紙の標準余白サイズ)。下、右、ヘッダー、フッターは 0 にします。
名刺 10 枚分が 1 ページに収まっているのを確認し、名刺用紙をセットして印刷します。
名刺用紙から 1 枚ずつ切り離して完成です。
4エクセルなら名刺管理も可能に
このように、エクセルは名刺の作成にも利用できますが、もともと表計算ソフトなのでリスト作成なども行いやすく「名刺の管理」も可能です。名刺に記載されている会社名、部署名、役職名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの情報を入力して、必要な項目を抽出したり並び替えたりといった使い方ができます。
ですが、エクセルで名刺管理をする際は、入力に手間がかかり、「各担当者がなかなか入力してくれない」、「入力ミスが多い」といった事情から、結局、全社レベルで統合した名刺管理が思うように進まないのが実情のようです。
5企業の名刺は、より戦略的に管理する時代に
5-1名刺という宝の山を眠らせない
DX化の進展とともに企業にとって名刺管理は、営業をメインに各部署間の情報共有や業務効率を上げるうえで重要なテーマになっています。従来は、1 人の担当者の名刺は「紙」の状態で各自が保有し、組織的にはエクセル等により「顧客リスト・取引先リスト」として管理されることが多かったのですが、エクセルでできることは限られているので、近年では名刺管理ソフトを導入する会社が増えています。
その理由として、名刺は、会社にとって顧客をはじめとするステークホルダーとの接点であり、重要な情報資産であることが広く認識されるようになってきたことが挙げられます。
名刺を起点とし、そこに各部署から上がってくる最新情報を付加していくことにより、常にブラッシュアップされた個人情報と企業情報がキープされます。それを顧客開拓や CRM などに戦略的に活用していこうという訳です。
5-2名刺管理ソフト導入のメリットと注意点
近年では大企業にとどまらず中小企業でも名刺管理ソフトを導入する動きが活発になってきました。その理由として、以下のようなメリットが挙げられます。
●素早く正確な顧客情報にアクセスできるので、ビジネスのスピードが上がる
●社内での共有・活用が容易なので、最適な部署から新規顧客へのアプローチ等、ビジネスチャンスが広がる
●担当者が異動した際も、後任にスムーズに引き継げる
●新規顧客開拓用のMAやSFA、顧客管理用のCRMツールなどとの連携が図れる
ただし良いことばかりではなく、次のような面もあるので注意が必要です。
●導入費用やランニングコストがかかるので、コスパの良いソフトを検討する必要がある
●CMなどでメジャーな管理ソフトは、中小企業ではオーバースペックで無駄な機能が多い
●スキャン、チェック、修正など手間が意外とかかるので、簡単で使いやすいものを選ぶ必要がある。
6まとめ
今回は、エクセルで名刺を作成する方法についてお伝えしましたが、デザインに凝ったり、オリジナリティを出したりするという点には触れておりません。あくまで「作成の手順」ということでご参考になりましたら幸いです。
デザインに関しては、ワード(Word)で名刺を作成する方法でも解説しています。
このブログの後半でも触れましたが、名刺は会社にとって重要な情報資産です。それに気がついた多くの会社が「名刺管理ソフト」を導入し始めましたが、機能が複雑すぎて使いこなせないケースも多々見受けられます。
基本はシンプルで使いやすく、セキュリティが万全で、料金が安いことです。名刺管理ソフトによって仕事の効率が上がり、新規顧客が増えれば導入メリットは充分にありますので、貴社でも検討されてみてはいかがでしょうか。
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名刺交換のシーンでいただいた名刺はどこに置けばよいのか？ についてはこちらの記事が参考になります。
受け取った名刺はどこに置くのが正解？ 置き方やしまうタイミングなどを解説！
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