多くの社会人は、名刺を忘れて恥をかいた経験があるはずです。また、自分が名刺を持っていないタイミングで予期せず名刺交換が必要になるケースもあるでしょう。このように、自分が名刺を持っておらず、相手から名刺を「もらうだけ」の場合はその後の対応が重要になってきます。今回は、名刺を「もらうだけ」の場合の正しい対応法や名刺交換の基本的なマナーについて解説していきます。
名刺をもらうだけのときはどうしたらいい？
長く社会人をしていれば、一度や二度は名刺を忘れてしまった経験があるでしょう。また、自分が名刺を持っていないときに予期せず名刺交換が必要になることもあるでしょう。このようなシーンでは、とりあえず相手の名刺をもらうだけになりますが、具体的にどのように振る舞えば良いのでしょうか。以下の3つのポイントは押さえておきましょう。
まずは謝罪する
名刺交換が必要なシーンで名刺を忘れるのは失礼な行為です。相手に「準備不足ではないか」「軽く見ているのではないか」と思われても仕方がありません。そのため、名刺を忘れてしまった場合は、まずは謝罪するようにしましょう。ただし、正直に「名刺を忘れた」と言うのはNGであり、「名刺を切らしている」と言うのがビジネスマナーです。名刺交換の冒頭で、「申し訳ございません。あいにく名刺を切らしておりまして･･･」と、謝罪の言葉を伝えるようにしましょう。
口頭で名乗る
あなたが名刺を忘れた場合でも、相手からは名刺を受け取ります。その際は、会社名・部署名・氏名を口頭で伝えましょう。名刺の有無にかかわらず、初対面の人に名乗るのは常識です。
お詫び状とともに名刺を郵送する
名刺を忘れてしまった場合、すみやかにお詫び状とともに名刺を郵送するのがマナーです。とはいえ、相手の手元に届くまで2～3日はかかります。すぐにメールや電話などでやり取りが発生する場合は、名前とメールアドレス、電話番号を紙に書いて渡しても良いでしょう。また、同行者がいる場合は同行者の名刺をもらい、それに名前を書いて渡すという方法もあります。その際も必ず、「後日、正式なものをお送りします」と断りを入れるようにしましょう。
相手から「次回、お会いしたときで構いません」と言われる場合もあると思います。その場合は、次に訪問する際に名刺を渡せば問題ありません。
面接で名刺をもらったら？
面接で名刺交換をする必要はない
名刺交換はビジネスシーンでは当たり前のマナーですが、名刺交換が必要なのかどうかで迷うのが面接のシーンです。面接の際に、面接官や人事担当者から名刺を差し出されるケースもあると思います。
通常、面接では応募者から名刺を差し出す必要はありませんし、相手から差し出された場合も「もらうだけ」で構いません。というのも、そもそも名刺交換は「会社の一員として」その場に参加していることを示す意味もあります。その点、面接は会社の一員としてではなく「個人として」参加するものなので、名刺交換をする必要はないのです。なかには、自分で個人用の名刺を作って面接官に渡す人もいますが、その必要もありません。
現職の名刺があれば、念のため持っておく
稀にですが、面接官から名刺を求められるケースがあります。面接官としては、履歴書の職歴を確かめたいのかもしれません。そのため、在職中であれば「現職の名刺」は念のため持っておいたほうが良いでしょう。
名刺交換の流れ
名刺交換は基本的に以下の流れでおこないます。
①名刺入れの上に名刺を乗せて両手で持つ
自分の名刺を渡すときは、名刺入れの上に名刺を乗せ、両手で持って渡すのが基本です。このとき、名刺が相手に読める向き（上下）になっていることを確認しましょう。
②名刺を差し出す
名刺を差し出す位置は、相手が差し出した位置よりも少し低くします。名刺を差し出すのと同じタイミングで、社名、部署名、名前を名乗ります。
③名刺を受け取る
相手の名刺を受け取る際も両手が基本です。ただし、最近は「同時交換」をするケースが増えています。同時交換の場合は、左手で相手の名刺を受け取った後、右手を添えます。
④名刺をテーブルに置く
名刺交換が終わって着席したら、受け取った名刺をテーブルの上に置きます。
名刺交換時の渡し方や受け取り方については、以下の記事で詳しく解説しています。
名刺交換時に気を付けるべきポイント
名刺を落とさない
名刺はただの紙ではなく、相手の存在そのものです。落としてしまうことがないよう、丁重に扱いましょう。万が一、落としてしまった場合は必ず「大変失礼いたしました」と謝罪します。
汚れた名刺を渡さない
汚れた名刺や折れた名刺を渡すのはマナー違反です。相手にとって失礼ですし、仕事に対してもルーズで不誠実な印象を与えてしまいます。商談に向かう前に、名刺の枚数とともに名刺の状態をチェックするようにしましょう。
財布やカバンから名刺を取り出さない
名刺が切れたときに備えて、財布やカバンに予備の名刺をストックしている人もいます。それ自体はNGではありませんが、名刺交換をするときは必ず名刺入れから取り出さなければいけません。財布やカバンから取り出した名刺を直接渡すのはマナー違反です。
まとめ
「名刺を忘れる」というミスが起きるのも、名刺が物理的に「形のあるもの」だからです。最近では、形のない「デジタル名刺」を導入して、紙の名刺と併用する会社が増えています。デジタル名刺なら、そもそも「名刺を忘れる」「名刺が切れる」という心配がありません。紙の名刺を忘れてしまった場合でも、その場ですぐにスマホなどで名刺情報を送信することができます。御社も、デジタル名刺の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
デジタル名刺については、以下の記事で詳しく解説しています。
