コラム

Salesforce対応の名刺スキャンアプリとは

名刺が増えすぎて困っている、なかなか整理する時間がないということはありませんか。

名刺管理アプリを使用すれば、名刺をデータ化しどこからでも閲覧でき、そして社内で名刺情報の共有までも可能となります。

そして、名刺の管理をして得られるものは名刺のデータ化や社内共有だけではありません。

多くの名刺管理アプリでは、CRMという顧客情報管理システムとの連携機能で、管理する名刺情報からビジネスに繋げるべく顧客情報の管理、共有などの営業支援が受けられるのです。

ここではCRMの代表と言えるSalesforceを例に、具体的な機能や対応の名刺スキャンアプリなどを詳しく、そしてわかりやすく解説します。

Scan to Salesforce/Pardot

Scan to Salesforce/Pardotとは、Sansanが提供する名刺スキャンアプリです。

量の多い名刺の管理は非常に大変です。特に営業職や店舗管理者など、日々多くの名刺をもらう職業であれば、管理も整理もなかなか思うようにはいかないでしょう。

そんな時、名刺管理アプリはスキャンするだけでその後は簡単に名刺を整理できます。紙のまま持ち歩く名刺と違いデータとして保存するため、場所も取らずすぐに取り出せ、紛失の心配もありません。

シンプルな操作と無料利用
操作は非常にシンプルで誰でもできます。時間が空いた時にいつでも名刺をスキャンし、簡単操作でデータをアップロードするだけのものです。スマートフォンアプリを入手すれば、後はアカウントに接続するだけというお手軽さです。

使い勝手が良く、何よりも利用料が無料であるのが一番の魅力と言えるでしょう。初めは無料でも利用制限があるのでは?と不安になるかもしれません。

しかしこのアプリは利用制限がなく、どんなに使用しても有料になることはありません。

4枚までは同時にスキャンが可能
名刺の数が多いと一枚ずつスキャンする方が時間の無駄に感じるかもしれません。しかしこのアプリの特徴は、名刺を4枚まで同時にスキャンできるところです。

名刺の数が多くても4枚一気にデータ化できるのであれば、全てをスキャンするのにそこまで時間はかからないでしょう。

Evernoteも連携可能!

Evernoteはメモアプリとして広く認知されているサービスです。

気になるwebページをそのままクリップしたり、テキストを記入したりして自身のアイデアをまとめることができます。

紙の書類をデータ化し、Evernote内で管理するためのスキャン機能も搭載されており、これらの操作の全てがスマートフォン、タブレットで可能であるという魅力的なアプリです。もちろんPCから編集も可能です。

EvernoteとSalesforceの連携には条件がある
Evernoteは、基本のベーシックプランであればメモアプリとして無料で使用できますが、名刺の管理やSalesforceとの連携にはプラン加入の条件があります。

・Evernote Businessのアカウントを持っていること
・Salescloud Enterprise 以上のプランを使用していること

これらの条件をクリアしている場合にのみ、EvernoteとSalesforceの連携が可能です。

連携後は、営業先での議事録をEvernoteに入力し、営業後に名刺情報をスキャン。名刺データと営業情報を併せて管理できるようになるため、
営業で得た顧客の情報全てを漏らさずに管理できるのです。

使い方
カメラは自動的に名刺を検知してフォーカスしてくれますが、誤字脱字や文字化けを防ぐためにできる限りブレないように固定して撮影します。

名刺の写真は、Evernoteの連絡先ノートへと保存されます。保存される情報は、名刺から読み取れるほぼ全てです。そのため、整理がしやすく管理もできます。

ほぼ全ての情報を読み取れるため、情報不足分を後から付け足す必要がありません。

そして、Evernoteへ名刺情報の保存が完了すると、自動的にSalesforceへ反映します。

反映する情報は名刺の情報だけでなく、Evernoteで紐付けた営業時の議事録なども含まれ、登録後にEvernoteから追記をした場合や編集をした内容も全て反映可能。

Salesforceからも名刺情報を検索すると全ての情報を閲覧できます。

そして、スキャンした名刺にあるメールアドレスが既に登録済みの場合はしっかり知らせてくれるため、重複防止も可能です。

名刺が数多くなってくると、同じ名刺を2回スキャンしてしまう他、役職が変わっただけの名刺をスキャンしてしまい、情報が重複するということもあります。そういった場合に、このような重複防止機能があると便利です。

自分でスキャンが面倒!大量の名刺をデータ化しSalesforceと連携したい!

数多くの名刺を管理するためのアプリは、様々なものがあります。有料のものや無料のものなどがありますが、基本的に無料のアプリは自身で名刺をスキャンしデータ化しなくてはなりません。

現在保有している名刺の量が多ければ多いほど、自身でのスキャンに時間がかかり、使いこなすまでにかなりの労働力が必要になるでしょう。

そこで、有料だからこその便利なサービスがあるのをご存じでしょうか。

データ化外注で名刺管理+Salesforceとの連携も可能
名刺管理には様々なサービスがありますが、自身でのスキャンを必要とするものも多く存在します。

今までアナログで名刺を管理していたところから名刺をデジタル化しようとすると、多くの時間を必要とします。そのため、有料サービスの中で名刺のデータ化を外注できるサービスの利用がおすすめです。

メイシーでは、保有する名刺を郵送すると、オペレーターが人力で入力しデータ化してくれます。

基本料金に加え、郵送料やデータ化する名刺の枚数によって金額は変わりますが、ここからデジタル管理を始めようとしている企業にとって、一気にデータ化が可能なスピード感は非常に大きなメリットとなるでしょう。

自社でデータをしていくと、担当者が忙しくなった時にデータ化が止まりなかなか導入まで進みません。そしてデータ化している最中も名刺は徐々に増えていきます。

メイシーであれば1週間もかからずデータ化が完了するため、導入スケジュールも組みやすく、郵送した名刺のデータを待っている間に増えた名刺は、アプリを使用して自身でもデータ化が可能です。

もちろんSalesforceとの連携も可能。ユーザーが登録した名刺を自動的に反映させることはもちろん、導入初期にSalesforceへ反映させる名刺を条件によって絞り込むことも可能です。

名刺管理で有料のサービスは多機能で便利な反面、複雑であることも多いため、導入初期や社員への教育に時間がかかるというデメリットも持ち合わせています。

しかし、メイシーであれば郵送でデータ化ができるため、労力がかからず、サービスの仕様自体もシンプルなので直感的に操作ができ、社員への教育にかける時間もほとんど必要としないでしょう。

名刺を郵送し、データ化を待っている数日に社員へのサービス利用の説明と、その間増えた名刺を使いながら簡単な試運転もできスムーズに運用開始まで進みます。

自社にとって丁度良いサービスを選ぼう

ここまでで紹介した無料のアプリは導入にも使用にも料金は発生しませんし営業メモも一緒に反映できるなど便利な使い方ができます。

しかし、導入後にデータ化へ時間がかかりスムーズに運用まで進まないという面もあるため、一概におすすめと言い切れません。

データ化を代行してくれる有料サービスはスムーズに運用開始できますが、月額料金が発生し、企業によっては負担な部分もあるでしょう。

メイシーは業界最安値とされているサービスですから、一気に運用まで進ませたいが導入費用の負担も最小限にしたいという企業にとって、良い選択肢となるのではないでしょうか。