コラム

自動的に「名寄せ」作業をしてくれる、ツールの選び方やメリットは?

顧客管理のために欠かせない作業のひとつである「名寄せ」。名寄せの手法にはいくつかのパターンがありますが、その中でもおすすめなのが名寄せを効率化させるツールの活用です。

今回の記事では名寄せツールを使うメリットや、ツール選びのポイントについて解説していきたいと思います。

そもそも名寄せとは?

名寄せとは、顧客情報の一元化や整理する作業のことです。名寄せをすることによって、顧客情報は管理しやすく業務上のミスを防ぐ効果を発揮します。

もし名寄せを行わなければ、増えていく顧客情報を管理することが徐々に難しくなっていきます。担当者の変更があったり、同一人物の重複があったりと、顧客の情報が増えることで実際の業務と関係の無いものまでデータが蓄積されていってしまいます。

名寄せの目的は顧客リストを定期的にメンテナンスすることで、効率的に顧客の情報を管理することです。顧客管理をスムーズに遂行するためにも名寄せは不可欠な作業と言えるでしょう。

また、営業活動においても名寄せは非常に効果的です。顧客へのアプローチをかける際にその対象が明確になることで、素早く正確な営業が実現できます。

さらに、正確な顧客情報をデータベースとして共有できるということは、担当者が不在の際にその顧客の対応が可能になる、引き継ぎがスムーズになるというメリットもあります。

名寄せツールを使うメリット

名寄せを効率的に行うには、ツールの活用がおすすめです。

名寄せは紙の台帳を使ったアナログな手法やExcelなどを使ってもできますが、専用のツールを使ったほうが遥かに効率は良くなります。

名寄せにツールを使う最も大きなメリットは自動化と言えるでしょう。名刺を携帯電話でスキャンする、郵送するだけで、自動的に顧客情報の登録とデータクレンジングと呼ばれる仕分けをしてくれます。保管している名刺や顧客リストの量が多ければ多いほど、この自動化のメリットは大きくなっていきます。

また、情報漏洩のリスクを避けられる点も名寄せツールを使うメリットです。顧客リストは会社の財産とも呼べる非常に重要な情報です。もしこれが外部に流出した際は、取引先からの信頼を大きく損ねることともに、競合他社に自社の情報を盗まれるということも考えられます。

名寄せツールの多くは強固なセキュリティを有しているため、情報漏洩のリスクを限りなくゼロに近づけることができます。機密情報のひとつである顧客情報をデータで取り扱う場合は、しっかりとツールを活用して管理すると良いでしょう。

さらに名寄せツールには万全のサポート体制が用意されています。自前で顧客リストを名寄せする場合は、名寄せのための知識と問題が起きた際に自力での解決が求められます。しかし、名寄せツールであればプロに質問ができるカスタマーサポートや、名寄せに関する作業のアドバイスなどを受けることが可能です。

名寄せツールの選び方のポイント

名寄せツールはいくつかの種類があります。ここではどんな名寄せツールを使うべきかわからない方のために、名寄せツールの選び方についてご紹介しています。

まず第一に費用についてです。名寄せツールには無料のものから月額費用がかかるものまでさまざまあります。名寄せツールにどれだけの費用をかけるかは顧客リストの規模によって決めると良いでしょう。

もし膨大な量の顧客データを持っているのなら、名寄せツールを導入することで顧客管理を非常に簡略化することができます。有料のルーツは顧客管理の機能も豊富にありますので、費用をかけてでも名寄せツールを使うことをおすすめします。

その一方、取引先が少なく顧客データの量が多くない会社の場合は、無料の名寄せツールの活用や自社で管理するなどが望ましいでしょう。

次に名寄せツールの導入形態で選ぶポイントが挙げられます。名寄せツールには大きく分けてソフトウェア型とクラウド型があります。

ソフトウェア型名寄せツールは社内のサーバーにソフトをインストールし、自社で運用していく形となります。社内での使用が主になるため、独自のカスタマイズが可能な点やセキュリティの強さがメリットです。

しかし、導入コストが数万~数十万円と高くなるところと、自社運用が求められるためITに詳しい社員がいないとアクシデントに弱いというところが注意点です。

クラウド型名寄せツールの最大の特徴は、場所を選ばずどこでも使える点でしょう。出先や自宅からでもいつでも顧客情報の確認ができるので、外回りや出張の多い営業マンにとっての強い味方となります。

また、比較的安価で導入することができ、運用コストもかからない点も特徴です。機密情報を扱うクラウドサービスは強固なセキュリティシステムが組み込まれていますが、あくまでその安全性はサービス運営会社に依存する形となるので、そのことは頭に入れておきましょう。

Excelで名寄せを作る方法

こまで名寄せツールのメリットや選び方について解説してきましたが、名寄せツールを導入するほどの顧客データは無いという方や、無料で名寄せをしたいという方もいらっしゃるでしょう。

そんな方のために、こちらではExcelを活用した名寄せの方法について、3つのステップに分けてご紹介していきます。顧客情報をExcelで管理しているという方もぜひチェックしてみてください。

①整理
まずは顧客リストの整理をしましょう。ここで言う「整理」とは、顧客登録情報の表記ズレの修正や、登録データ形式の統一などを意味します。この整理ができていないと、後の工程でたびたび不具合が生じてしまいます。

この整理のステップはExcel関数を活用することで効率的に行うことが可能です。整理に使われる代表的な関数を以下に紹介します。ここで紹介するもの以外にもExcel関数はたくさんあるので、ご自身で調べてみることもおすすめです。

【顧客リストの整理に使えるExcel関数】
・TRIM関数:いらないスペースを削除したい
・ASC関数:全角文字を半角にしたい
・JIS関数:半角文字を全角にしたい
・TEXT関数:日付データを文字にしたい
・RIGHT関数、LEFT関数:セルの一部の文字を抜き出したい
・CLEAN関数:改行を削除したい
・CONCATENATE関数:複数のセルをひとつのセルにまとめたい

②絞り込み
次に必要なデータを抽出するための絞り込みの作業を行います。絞り込みの目的は読んで字のごとく、最終的な名寄せに必要な情報を選別することです。

絞り込みの基本はExcelの「オートフィル機能」です。このオートフィルを使うことによって、会社名や都道府県など項目ごとのデータを絞り込むことができます。オートフィルタは複数条件の選択が可能なので、「関東地方の、○○グループの取引先」というような絞り込みも可能です。

さらに細かな絞り込みをしたい際には、if関数を使うといいでしょう。if関数は、「もし○○が××であれば、●●と表示、そうでなければ××と表記」という絞り込みをしたいときに使われます。

実際の例を挙げると、「もし○○商事との取引価格が100万円以上であればAランク、そうでなければBランク」といった使い方が考えられます。

if関数を使いこなせるようになると顧客情報の絞り込みが非常に細かくできるようになるので、より詳細な絞り込みをしたいという方はぜひマスターしてみてください。

③統合
最後に絞り込んだ情報を統合して名寄せは完了となります。この統合の作業が名寄せの本質と言っても過言ではありません。

結合にはExcelのVLOOKUP関数を主に使います。VLOOKUP関数を簡潔に説明すると、「このセルに特定の文字を打ち込むと、設定した文字がほかのセルに自動的に入力される」という設定のことです。

名寄せにVLOOKUP関数を使うメリットは、複数のExcelページからひとつのページに必要な情報をまとめることができる点にあります。例えば、顧客プロフィール情報と購買データを別々のExcel表で管理している場合、VLOOKUP関数を使うことでそれらの表から必要なデータをだけ取り込むことができるのです。

VLOOKUP関数を駆使することで、顧客コードをもとにした、住所や担当者、取引金額、ランク分けなどの項目をひとつの表にまとめることができます。

Excelで詳細な名寄せをする際にVLOOKUP関数は欠かせません。始めは難しく感じるかもしれませんが、やっていくうちに慣れていきますので少しずつチャレンジしていきましょう。

まとめ

名寄せはツールを使うことによって効率的に行うことができるようになります。

自社で名寄せの作業をすることも可能ですが、より正確でスピーディーな顧客管理をする際に名寄せツールは大きな助けとなるはずです。

名寄せの管理に苦労している場合は、名寄せツールの導入をぜひ検討してみてください。