名刺交換をするたびに数が増え、手間が大きくなっていく名刺管理。
ホルダーやボックスに管理しても置き場所を取るし、必要なときに取り出しにくくどうしようかと迷っている方もいるのではないでしょうか。
名刺をデータ化する方法として、手軽にできるのがPDF管理です。
名刺をPDFファイルにしておけば、クラウド上で管理し、外出先から情報を見ることも可能になります。
今回はPDFで名刺管理することのメリット、PDFで名刺管理するために必要なツールなどを紹介します。
名刺のPDF管理とは
名刺を管理する方法として、ボックスやホルダーを使うアナログ管理、名刺管理アプリを使うデジタル管理があります。
アナログ管理は紙の名刺のまま管理することになるので、場所を取ってしまいます。アナログ管理は管理方法を工夫しないと必要なときに必要な名刺を取り出すのが面倒というのがデメリットです。
名刺管理アプリには無料、有料のものがありますが、セキュリティ面が不安という声も。
そこで、本来であればセキュリティ面で信頼できる名刺アプリの利用が良いですが、デジタル管理でありながら気軽に自分でできるPDF管理もおすすめです。
「PDFは画像ファイルだから検索できないのでは？」と心配になることもあるでしょう。
しかしPDFファイルでも検索機能を使えるようにできるのです。
では、その方法や名刺をPDF管理することのメリットを見ていきましょう。
PDF管理でのメリット
名刺をPDF管理すると検索がスムーズにできるようになったり、管理する手間が省けたりするといったメリットがあります。ひとつずつ説明していきましょう。
検索がスムーズ
名刺をPDFにして、端末やクラウドに保存しておくと、検索がスムーズに行えるようになります。
ただし、名刺を読み込む際、OCR機能が付いている機器を使わなくてはなりません。
OCR機能が付いていないスキャナやカメラで読み取っても、PDFは画像ファイルとしか認識されず、検索機能が使えないからです。
OCR機能が付いていない機器しかないという場合には、ファイル名に検索事項を入れて、検索できるようにする必要があります。
管理の手間
もらった名刺はすぐにPDF管理するようにすれば、ホルダーやボックスで管理する手間が省けます。
また、紙のままの名刺を置いておくスペースもいらなくなるので、時間面でもスペース面でもメリットがあると言えるでしょう。
名刺をデータ化すると言うと、「専用のアプリをインストールしなくてはいけないのではないか」「コストがかかるのではないか」と二の足を踏むケースも見かけられますが、PDF管理なら専用のアプリもコストも必要ありません。
OCRで名刺を読み込むデメリット
名刺をPDFで管理して検索機能を使うためには、OCR機能が付いている機器を使って読み込むことが必要ですが、OCRで読み込むことのデメリットもあります。
画像の中にある文字をテキストデータに変換できるOCR機能は、万能とは言えません。文字がかすれていたり薄かったりすると、文字認識できない可能性もあるのです。
文字として認識されなければテキストデータに変換されず、検索にヒットすることもありません。
対策としては、認識精度が高い機器を使って読み込みなおすこと、手入力により修正するかファイル名などに必要事項を入れて検索できるようにすることなどがあげられます。
PDFでデータ化
では、名刺をPDFでデータ化して有効活用できるようにする方法を見ていきましょう。
撮影する機器
名刺を読み込むスキャナやカメラは、OCR機能が付いているものを使いましょう。
OCR機能は画像データの中から文字を読み取って、テキストデータに変換する機能。
OCR機能が付いていない機器で読み取っても、画像データとしてしか保存されず、検索機能が使えません。
OCR機能付きのカメラアプリもありますが、カメラの場合、1枚ずつの撮影になるケースが多いです。
大量に溜まった名刺を読み取るには、設置するだけで連続読み取りが可能なOCR機能が付いたスキャナを使うほうが効率的でしょう。
スキャン時にPDFにする
名刺データを保存するときには、形式をPDFにしましょう。
OCR機能はコンピュータによる読み込みのため、文字を誤認することもありますが、PDFの画像ファイルとして閲覧するだけなら問題ありません。
しかし名刺を有効活用するためには、検索も使えるようにしたほうが良いため、誤認されていないか保存されたデータを見直す必要があるでしょう。
間違ったデータのまま管理していても、有効的に名刺データを活かすことができないためです。
「Google ドライブ」のOCR機能を使う
OCR機能付きの機器を用意できない場合、Google ドライブのOCR機能を使う方法がありますので紹介します。
「Google ドライブ」アプリを使い、アップロードしたいフォルダを表示した状態で、「＋」ボタンからスキャンを選ぶと、PDFファイルとして保存されます。
フォルダは、アップロードした他のファイルと区別するため「名刺」というようなわかりやすい名前を付けておきましょう。
名刺の裏にもプリントがある場合、編集画面の「＋」ボタンから、写真を追加できます。
次に、パソコン版の「drive.google.com」にアクセスします。
OCR処理をしたいファイルを選び、サブメニューボタン「…」から「アプリで開く」「Google ドキュメント」の順で選びましょう。
自動的にOCR処理が進み、画像データの中の文字がテキストデータ化されます。
「Google ドライブ」を利用するOCR処理を行うと、1枚の名刺につき画像データとテキストデータがセットになって保存されるため、データ量がかさばってしまうのがデメリット。
また、「Google ドライブ」を利用するOCR処理も万能とは言えず、文字を誤認する可能性があります。さらに、読みやすい体裁のテキストデータに変換されているとは限らないという点も。
誤認がないかどうか、人間による修正作業が必要になる手間はありますが、「Google ドライブ」に保存しておけば、出先からもアクセスすることができるというメリットもあります。
PDF化のためのアプリとツール
名刺をPDF化し、有効活用するために使える便利なツールについて紹介します。
Evernote
Evernoteは無料でも使えるメモアプリです。
iOS用アプリには名刺撮影モードが付いていて、撮影した名刺がテキストデータとして保存されるので、名刺管理にも活用できます。
検索機能も備わっているので、キーワード検索も可能、複数の人とデータの共有をすることもできます。またデータの共有に制限を付けることも可能、Googleドライブにもアクセスでき、保存してあるデータを閲覧することもできます。
パスワードをかけることもできるので、スマホ紛失時の情報漏洩もある程度防ぐことができるでしょう。
ScanSnap
ScanSnapは、名刺を読み取ってデータ化するのに便利なスキャナです。
名刺を複数枚セットして一気に読み取ることができるため、大量の名刺をデータ化するのに便利でしょう。
パソコンやスマートフォン、タブレットとWi-Fi接続によってイメージデータを受信できるアプリケーションを無償で使うことも可能。
名刺管理はもちろんのこと、名刺以外の書類の管理にも利用できるので、紙ベースの書類整理に貢献してくれるスキャナと言えます。
名刺管理をPDFファイル化して行おう
名刺管理にはさまざまな方法があり、名刺管理の仕方がビジネスチャンスをつかめるかどうかのカギを握っていると言っても過言ではありません。
PDF管理はひとつの名刺管理の方法ですが、ホルダーやボックスを使うアナログ管理のように場所を取らず、名刺アプリをインストールする必要もないので、手軽に管理できる方法と言えます。
名刺をPDF管理で検索可能にするには、OCR機能付きの機器で読み取る必要があります。またGoogle ドライブやEvernoteのOCR機能を使う手もあるので工夫してみましょう。
ただしいずれのOCR機能も万能とは言えず、文字を誤認する可能性があります。
間違ったデータのまま保存しておくのではビジネスに有効活用できないため、読み取って保存する際には、間違いがないかどうか確認する作業が必要になってくるでしょう。
有料にはなりますが、名刺管理サービスの中には名刺の読み取りから専門のオペレータによる修正入力をしてくれるものがあります。
名刺管理のメイシーであれば、溜まった名刺を郵送するだけでオペレーターにより正確にデータ化されます。
無料でOCR機能をフル活用し、個人でデジタルな名刺管理をしても良いですが、セキュリティ対策がされていて、正確なデータ化が可能。そして業界最安値のサービスは試してみる価値はあるでしょう。
ただ、今はデジタルな名刺管理方法や名刺管理アプリの種類も豊富。たくさんの選択肢の中から自身に合う方法を見つけられる時代ですから、色んなアプリの資料請求から初めてみてはいかがでしょうか？
