SFA(営業支援システム・ツール)とは?特徴や機能、導入メリットを徹底解説

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SFA(営業支援ツール)は、営業活動をシステム化・可視化することで業務効率化や営業力の向上を図るツールです。近年、SFAを導入する企業が増えており、成功事例も数多く報告されていますが、一方ではSFAを導入したものの期待していたような成果を得られていない企業もあるようです。今回は、SFAの概要や導入するメリット、また導入時の注意点などを解説していきます。

SFA(営業支援ツール)とは?

SFAは「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略で、日本語では「営業支援システム」や「営業支援ツール」などと訳されます。

SFAの役割は、営業活動をシステム化・可視化することで業務効率化や売上アップを支援することです。SFA上で、見込み顧客のデータやステータス、営業プロセスや案件の進捗、商談の内容や結果などを可視化して管理することで営業活動の効率化を図ります。また、SFAに蓄積した営業データを分析することで成功パターンなどを抽出し、営業力の強化を図ります。

SFA(営業支援ツール)の主な機能

様々な機能を備えたSFA(営業支援ツール)が登場していますが、一般的なSFAに搭載されている機能は以下のとおりです。

SFAの機能:顧客管理

SFAの基本機能が、顧客情報を一元管理する「顧客管理機能」です。社名、所在地、連絡先、担当者、担当者の役職、取引履歴、問い合わせ内容などの情報を集約して社内で共有します。顧客管理機能を使うことで、「複数の営業担当が重複セールスをする」「担当変更時の引き継ぎでトラブルが起きる」「営業担当が不在のときに顧客対応できない」といったことを防ぐことができます。

SFAの機能:案件管理

顧客管理と同じくSFAの基本機能と言えるのが、案件の進捗状況を一元管理する「案件管理機能」です。営業先企業、営業担当、提案商材、営業フェーズ、受注見込み、受注見込額などの情報を集約して管理します。従来の営業組織では、各案件の詳細は営業担当本人しか知らないことも少なくありませんでしたが、SFAを導入することで「誰がどこに何をいくらで提案していて、どのくらいの見込みがあるのか」といった状況が即座に分かるようになります。

また、過去の商談履歴や結果を分析することで最適なアプローチ法を抽出できるなど、組織として営業ノウハウを蓄積することができます。

SFAの機能:プロセス管理・行動管理

個々の営業担当の行動や営業プロセスを可視化して管理するのが「プロセス管理・行動管理機能」です。具体的には、テレアポのコール数、アポイント獲得数、訪問数、商談回数、成約率などを管理します。プロセス管理・行動管理をおこなうことで、成績の良い営業担当とそうでない営業担当の行動の違いを分析できるため、ベストプラクティスの発見やボトルネックの解消につながります。また、プロセス管理・行動管理の数値を人事評価の指標として活用するのも効果的です。

SFAの機能:売上予測・予実管理

営業マネージャーにとって有益な機能が「売上予測・予実管理機能」です。営業担当ごと、部署ごと、顧客ごと、商材ごとなど、様々な角度から売上を把握でき、リアルタイムで予算と実績を比較しながら進捗を管理できます。また、見込受注額を取りまとめることで売上予測の精度が上がり、目標達成に向けて早め早めに手を打つことができます。

その他、一般的なSFAには以下のような機能が備わっています。

  • スケジュール管理機能
  • TODO・タスク管理機能
  • アラート機能
  • 日報・週報・月報などの活動報告機能
  • 見積書・請求書作成機能
  • ワークフロー機能
  • 分析・集計レポート機能 など

SFA(営業支援ツール)を導入するメリット

SFA(営業支援ツール)を導入することで得られる主なメリットについてご説明します。

SFAのメリット:営業活動を可視化できる

営業活動を可視化して管理できるのは、SFAの大きなメリットです。過去の商談履歴だけでなく現在進行中の案件の進捗が見える化されることで、マネージャーや上司は個々の営業担当の動き方を詳細に把握でき、状況に応じた指示・アドバイスができるようになります。

SFAのメリット:営業力をボトムアップできる

SFAを導入することで、属人化しがちだった営業プロセスを共有できるほか、商談の結果(成功事例・失敗事例)なども蓄積することができます。このようなデータを分析することで課題の発見・解消に役立つほか、たとえば、成約に至りやすいアプローチ方法や提案書を抽出できるなど、組織全体の営業力アップにつながります。

SFAのメリット:営業活動を効率化できる

一般的なSFAには、見積書・請求書の作成機能や日報・週報・月報などの作成・報告機能など、定型業務を効率化できる機能が備わっています。加えて、多くのSFAはクラウドサービスとして提供されているため、いつでもどこでもスマホやタブレットで操作することができます。このような機能を活用することで個々の営業担当のルーティンワークが省力化され、商談の準備や見込みの高い顧客へのアプロ―チなどのコア業務に多くの時間を費やすことができるようになります。

SFA(営業支援ツール)とCRMとの違い

SFA(営業支援ツール)と同列で語られることが多いシステムとして「CRM」があります。CRMは「Customer Relationship Management(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)」の略で、日本語では「顧客関係管理」と訳されます。CRMの役割は、顧客との関係を良好な状態に保ちながら、随時最適なサービスを提供することで顧客満足度の向上を図り、優良顧客化することです。

SFAもCRMも売上・利益を最大化することを目指すツールですが、以下のような点で違いがあります。

何を管理するツールなのか?

SFAは「営業」を管理することで、社内の営業活動を最適化するツールです。一方、CRMは「顧客」を管理することで、顧客とのコミュニケーションを最適化するツールです。

誰が活用するツールなのか?

SFAは営業活動を支援するツールなので、活用するのも営業部門です。一方、CRMはマーケティング活動を支援するという側面が強いツールなので、営業部門というよりは、マーケティング部門やカスタマーサポート部門などで活用されるケースが多いです。

どのフェーズで活用するツールなのか?

SFAは「顧客化するまで」のフェーズで活用するのに対し、CRMは主に「顧客化してから」のフェーズで活用します。SFAはアポイント、商談の獲得、クロージング、成約までを支援します。CRMは成約後、アフターサポート情報を蓄積しながら、アップセルやクロスセル、顧客満足度の向上、優良顧客化を支援していきます。

最後に、SFAとCRMの違いを簡単にまとめておきます。

SFACRM
目的営業活動の可視化・自動化による業務効率化、およびデータの分析による営業力の強化顧客情報や取引履歴の管理・分析による提案の最適化、顧客満足度の向上、優良顧客の獲得
管理するもの営業(営業担当・営業組織)顧客(顧客情報・顧客との関係)
活用する人営業部門マーケティング部門、カスタマーサポート部門、営業部門 など
支援できることアポイントの獲得、商談、クロージング、成約 などアップセル、クロスセル、顧客満足度の向上 など
主な機能顧客管理、案件管理、プロセス・行動管理、売上予測・予実管理 など顧客管理、顧客分析、マーケティング支援、プロモーション管理 など

SFA(営業支援ツール)を導入する際の注意点

SFA(営業支援ツール)を導入する際は、以下の点に注意しましょう。

SFA導入時の注意点:目的を明確にする

「営業活動が行き詰まっているから」「競合他社も導入しているから」というような漠然とした理由でSFAを導入しても、SFAのメリットを享受することはできません。SFAの導入にあたっては、自社の営業活動の課題を把握し、目的を明確にすることが重要です。目的が具体的になっているほど、最適なSFAを選定しやすくなりますし、導入後の効果測定や改善もしやすくなります。

SFA導入時の注意点:従業員の理解を得る

慣れているやり方を変えることにストレスを感じる従業員は少なくありません。実際に、SFAを導入することで「操作方法が分からない」「入力業務が増えて面倒くさい」「以前のやり方で良かったのに」といった不満や反発を招くケースもあります。営業担当のモチベーションが削がれてしまうと、せっかく導入したSFAも現場に浸透せず宝の持ち腐れになってしまいます。

SFAを導入する際は、従業員に導入の目的やSFAのメリットについて十分理解してもらい、業務効率化や営業力向上への気運を高めたうえで導入するようにしましょう。

SFA(営業支援ツール)の選び方

SFA(営業支援ツール)を選定する際は、以下の点に注意しましょう。

SFAの選定ポイント:シンプルで使い勝手が良いこと

SFAの土台になるのが営業活動に関するデータであり、営業担当にデータを入力してもらわないことには、SFAの効果を得ることもできません。その意味で、インターフェイスが分かりにくいツールや操作性が悪いツールは入力作業がストレスになるため、おすすめできません。

また、機能が多いSFAを選ぶと失敗しがちです。機能が多くなるほど管理画面が複雑になり、入力項目も増え、入力に時間がかかります。目的に沿った最小限の機能に絞り、シンプルで使い勝手が良いSFAを選ぶようにしましょう。

SFAの選定ポイント:機能拡張やカスタマイズができること

最初は、必要十分な機能に絞ったSFAを導入すべきですが、運用が軌道に乗ってくると「もっとこうしたい」「こういう機能があったほうがいい」といった要望が出てくるものです。そのため、機能拡張やカスタマイズができるSFAを選ぶことが重要です。事前に機能拡張やカスタマイズの可否、またどのようなカスタマイズができるのかを確認しておきましょう。

SFAの選定ポイント:他のツールと連携できること

他のツールと連携できるかどうかも、SFAを選ぶ際のチェックポイントになります。特にSFAと親和性が高いのが、CRMやMA、名刺管理などのツールです。SFAとこれらのツールを連携することができれば、より大きなメリットがもたらされます。

たとえば、名刺管理ツールと連携できれば、スマホのカメラで名刺を読み取るだけで名刺情報がSFAにも反映されるため、顧客情報を入力する手間が省けます。取引先の担当者が変わったり役職が変わったりしても、名刺管理ツールに名寄せ機能があれば自動的に最新情報に更新されます。

また、MAツールと連携できれば営業部門とマーケティング部門との情報共有がスムーズになり、質の高い見込み顧客にアプローチできるようになるはずです。CRMツールと連携できれば、成約後のアフターサポートやアップセル・クロスセルまでのフェーズを一貫して管理でき、LTV(顧客生涯価値)の向上を図りやすくなるでしょう。

まとめ

SFA(営業支援ツール)を導入することで売上アップに成功する企業が増えていますが、どんな企業でもSFAの導入が成功につながるわけではありません。本編でもお伝えしたとおり、「右に倣え」でSFAを導入してもうまくはいきませんし、「シェアが大きいから」「多機能だから」といった理由でツールを選ぶと失敗に終わりがちです。営業組織の課題と目的を明確にしたうえで、自社に合ったSFAを見極めるようにしましょう。

SFAについては以下の記事でも詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。