オンライン商談が増えた今、ビジネスマナーはどう変わる?時代に合わせたビジネスマナーで差を付けよう!

新型コロナウイルスの感染拡大によって、ビジネスの常識は大きく変化しました。

オンラインでの商談が当たり前になり、テレワークによって場所を選ばない働き方が普及しました。取引先や社内のメンバーと自宅からオンラインで会議をしたことがあるという方も多いのではないでしょうか?

ビジネスの方法が変わったことによって、それに伴い新しいビジネスマナーが生まれつつあります。

新たなビジネスマナーをいち早く身に着けることは、今後のビジネスを円滑に進めることや、相手に好印象を与えることに繋がるでしょう。

今回の記事ではコロナ禍で生まれたビジネスマナーについて解説していきたいと思います。

そもそもビジネスマナーとは?

ビジネスマナーとは、文字通り仕事をする上で必要なマナーのことです。

ビジネスマナーを身に着けることで、取引先や同僚と円滑なコミュニケーションを取ることができるようになります。

そのためビジネスマナーは社会人として必須のスキルとも言えるでしょう。実際に多くの企業では新入社員にビジネスマナー研修などを受けさせています。

ビジネスマナーは難しく思われがちですが、その根幹にあるのは相手に対する思いやりの気持ちです。マナーにおいて思いやりが必要なのはいつの時代も変わりませんが、なにが適切なマナーなのかは時間とともに変化していきます。

新型コロナウイルスによって私たちの生活様式は大きく変わり、まさに今はそのマナーの転換期とも言えるでしょう。

オンライン時代のビジネスマナーとは?

オンラインでのビジネスは、これまでのような対面でのやり取りが無くなったり、違うものに置き換わったりします。そのため新たなビジネスマナーの習得が必要となるのです。

ここではオンラインでのビジネスシーンのマナーについてチェックしていきましょう。

オンラインの会議ではどんな注意点が必要なのでしょうか?複数人かつネット上で行われるオンライン会議は、対面の会議と比べて進行が難しくなりがちです。

ここではオンライン会議をスムーズに行うためのマナーをご紹介します。

・自分が発言しないときはマイクをオフにする
会議中に雑音が流れないように、自分が発言するとき意外はマイクをミュートにするようにしましょう。

マイクをオンにしておくと自分の身の回りの環境音を拾ってしまい、他の参加者の話を遮る場合があります。

会議の話を聞き取りやすくするためにも、発言時以外はマイクをミュートにしておくことを心がけましょう。

・名前の表示はわかりやすく
オンライン会議ツールは使用する前にログインが必要なものがあります。

そのログインしたアカウントが実名ではない場合、その名前がオンライン会議で表示される場合もあります。

それでは実際に誰が会議に参加しているかわからなくなってしまうので、会議に表示される名前は事前に確認及び変更しておきましょう。

会議で表示される名前はアカウント名と別に設定できることもあるので確認してみてください。

・話は短く簡潔に
対面式の会議と比較してオンライン会議は場の雰囲気が読みにく、発言をするタイミングの見極めが難しくなります。

そのため自分が発言する際は話を簡潔にまとめ、後に続く人が発言しやすいように「以上です」「この件に関して意見はございますか?」などの語句で締めるといいでしょう。

ここからは、オンライン商談時のマナーです。

オンライン商談は会議とは異なり、基本的には1人の相手とやり取りすることになります。

商品の提案や金額の提示などビジネスにおける重要な場面である商談は、オンラインでも対面の場合と変わらず相手との意思疎通をしっかりと行うことが重要です。

以下でそのオンラインならではの商談マナーを確認していきましょう。

・商談当日にリマインドとして商談用のURLをメールで共有する
基本的には商談を持ちかけた方がzoomなどオンライン会議ツールのリンクを共有します。

オフラインの場合はオフィスに出向くので、相手が約束を忘れていても来社の時点で気がつきますし、忘れてしまったら相手に手間をかけるためリスケも遅くて前日までに連絡がきます。

しかし、オンライン商談は「わざわざ出向いていない」イメージのためリスケのハードルが低いのです。

そのためアポが取れたら当日にURLを共有することを相手に伝え、当日はURLと共に返信が必要な内容のメールを送ります。

例えば、「オンラインでは名刺交換がしづらいため、参加者の名前と連絡先を教えて欲しい。今日使用する資料を打ち合わせの後でお送ります。」といった内容です。

・相手の反応を注意深く見る
商談では顧客に対するプレゼンがつきものです。

オンライン会議では臨場感が伝わらず相手の集中力も途切れやすいため、プレゼンは単調なものになりがちです。

そのため対面でのプレゼンのときよりもさらに相手の反応に気を配るようにしましょう。

プレゼンのスライドの量を多めにし、「ここまでご理解いただけましたか?」「これについていかがでしょう?」など投げかけの言葉を使うなど、相手を飽きさせないような工夫が効果的です。

・資料は共有できるよう事前に用意しておく
オンライン会議は画面共有機能を使うことで、資料を互いに見せあうことができます。

対面の商談では不明点や不足の資料があれば、会社に確認してまたメールを入れるなどの対応が必要でした。しかし、画面共有機能があればその場ですぐに相手と資料を共有することが可能です。

商談で使用する可能性のある資料は、いつでも画面に映し出せるように準備しておきましょう。

オンライン会議に使用するツールによっては、画面共有に主催者の許可が必要な場合もあるので、予め全員画面共有ができる状態にしておくとスムーズです。

・対面時よりも手短に
オンラインでの商談は対面で行う場合に比べて手短に済ませると良いでしょう。

対面の商談ではときに本題とは異なる話で盛り上がったり、相手の細かな様子を察しながら話を変えたりすることができます。

しかし、オンライン商談の場合はパソコンの画面に集中しなければいけないため、話を聞く相手は長い話に疲れてしまう傾向にあります。

そのためオンラインでの商談は30分前後で終わらせるよう内容を組み立てると良いでしょう。

新しい生活様式に順応できる企業、ビジネスパーソンが伸びる時代

ビジネスマナーは時代によって変化していきます。

コロナ禍が終わった後の時代でも、オンラインでのビジネスが縮小するということは考えにくいでしょう。コロナ前からビジネスのIT化は進んでおり、これからの会議や商談はオンラインが当たり前になるかもしれません。

もしそんな状況になった際には、新たなビジネススタイルに適応した会社やビジネスマンがその後をリードしていくことになるでしょう。

そのためにも今のうちからしっかりとオンラインを含めた、新しいビジネスマナーを身に着けておくようにしましょう。