Zoomの背景を変更がオンライン商談の気遣いに?オンラインで使う電子名刺の作り方は?

テレワークで業務を行う企業が増えている中で、商談もオンラインで行う機会が増加しています。

従来の対面での名刺交換ができなくなってしまった代わりに、オンラインで使う名刺があるのをご存じでしょうか。

情報交換や話のきっかけ、相手との距離を縮めたり、簡潔な自己紹介として用いられたりしてきた名刺。オンライン商談をする際にも、名刺があることでスムーズに話が運ぶこともあります。

オンラインでの商談で、スマートに電子名刺を使いこなせる方法をお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

名刺交換の必要性とは

オンラインでの商談や会議では、今まで対面で行われてきたような紙の名刺交換ができません。

名刺管理をデジタルな方法で行っている企業が増えていますが、元となる名刺交換をしないのでは管理する情報を得ることが困難でしょう。

また、名刺を提示することは、コミュニケーションをスムーズにする手段にもなります。相手がどの部署のどんな役職の人物なのか不明では、商談をしていても力の入れどころに迷ってしまうのではないでしょうか。

テレワークを導入する企業は増加傾向にあるので、今後、オンラインでの商談が増えていくのを防ぐことは難しいでしょう。

オンライン商談が増え、紙の名刺のまま管理することが減少しても、営業の業務をスムーズにする名刺交換すること自体は無くならない傾向にあります。

しかし、オンラインでの商談が増えていく中では、名刺交換の仕方も今までとは変えていくことが必要です。

オンラインでもスマートに名刺交換を行ったり、自分の名刺の提示を行ったりしてビジネスにつなげていくことが、賢い営業パーソンといえるでしょう。

オンライン会議特化の名刺とは?

オンライン会議では、今までのような紙の名刺交換はできません。では、オンライン会議特化の名刺とは、どのようなものなのでしょうか。

URLを送る
オンライン会議や商談の際に、オンライン名刺のURLを先方に送る方法があります。

先方がURLにアクセスすることで、こちらの情報が確認でき、そのまま名刺のデジタル管理に活用してもらうことも可能です。

また表示されたQRコードにアクセスすれば、先方が自分の名刺情報を返信することができるサービスもあります。

複数の出席者がいるオンライン会議や商談では、名刺がないと、役職や部署などの相手の正確な情報がわからないことがあるので、このようなオンラインでの名刺交換は必須といえるでしょう。

QRコードを埋め込む
オンライン会議や商談で利用されることが多いZoomでは、バーチャル背景が設置できます。

自宅からの参加が多いオンライン会議や商談は、背景にプライベートなものや生活感が漂うものがうつりこまないよう、気を遣うこともあるでしょう。

バーチャル背景を設置すれば、うつしたくないものがうつってしまう心配がないので安心です。

さらに、せっかくバーチャル背景を設置するのなら、QRコードを埋め込むのが良いでしょう。

また、QRコードの他、自分の名刺情報をデザインした背景にするのもおすすめです。

Zoomのチャット機能で送る
オンライン会議や商談をZoomで行う場合、Zoomのチャット機能を利用して名刺画像を送る方法があります。

Zoomのチャット機能では、テキストやスクリーンショット、画像およびファイルを送信することが可能。

オンライン会議中、参加メンバーに名刺画像を送信することで、こちらの情報を提供することができるでしょう。

オンライン会議に使う名刺の作り方

では、オンラインで名刺交換のために使うURLやQRコードは、どのように作ればいいのでしょうか。作成方法を確認していきましょう。

名刺管理サービス
従来、各々の営業パーソンが保管していた名刺をデジタルデータ化してクラウドで保存し、チームで情報共有できるようにするのが名刺管理サービスです。

名刺管理サービスの中には、名刺のURLやQRコードを作成できるものがあるので、オンライン会議の際の名刺交換に利用するのも良いでしょう。

名刺作成アプリ
オンライン送信する名刺を簡単に作成したい場合には、名刺作成アプリを利用するのがおすすめです。無料アプリもあるので、リーズナブルにオリジナルの名刺を作成できます。

利用するアプリによって違いはありますが、中には豊富なテンプレートが用意されているものもあり、デザイン力に自信がなくても安心でしょう。テンプレートを利用して、情報を入力するだけで名刺作成ができます。

デザインの修正をWeb上で簡単にできたり、必要な枚数をコンビニで印刷できたりするところも魅力です。

バーチャル背景作成サービス
Zoomを利用してのオンライン会議の際に表示されるバーチャル背景を作成してくれるサービスがあります。

会社名、名前、部署、役職などと名刺情報にアクセスできるQRコードが埋め込まれた背景をプロに任せて作成するのも良いでしょう。

テレワークの背景に名刺をうつしてアピール!

前述したように、名刺情報をオンライン商談や会議で利用するZoomのバーチャル背景にする方法があります。

自宅から参加する場合、うつしたくない背景がうつりこむのを回避することになり、かつ自分の情報を提示もできるので、おすすめです。

デザインをメーカーのプロに任せる方法もありますが、自作でアピールできるバーチャル背景を作成するには、どこにポイントを置いたら良いのでしょうか。

名刺テンプレート
前述したように、自作で電子名刺を作成する場合、名刺作成アプリを利用しましょう。

いちから作成しなくても、用意されている名刺のテンプレートに情報を入れていけば、簡単にオリジナルの名刺を作成することができます。

業務や会社のイメージに合わせた電子名刺を作成しましょう。

オンライン会議で映えるおしゃれな名刺デザインは
バーチャル背景を作成するにあたり、デザインをおしゃれにするために心がけたいことを3つ紹介します。

まず1つ目は、わかりやすいこと。

自分が何者であるか、一目でわかるようにすることです。そのためには、会社名や名前は大きめにデザインしたほうが良いでしょう。凝りすぎるよりもシンプルなデザインにして、字体も読みやすいものを選ぶことです。

2つ目は、色味を抑えること。

印象が強い派手な色を使ったり、何色も使った色鮮やかな名刺にしたりしたいと思うかもしれませんが、オンライン会議中に目が疲れるような配色は避けたいものです。落ち着いた紺や茶など、無難な色を選ぶようにしましょう。

3つ目は、名刺を主役にしないこと。

オンライン会議では、パソコンの小さな画面に人物と名刺背景がうつります。

対面で交換する名刺よりも、サイズが大きく感じるでしょう。奇抜なデザインにしてしまうと、名刺に目が行ってしまい、人物がかすんでしまいます。

あくまでも主役は人間です。デザインに凝りすぎて名刺を主役にしないように気をつけましょう。

オンラインでも名刺をスマートに使いこなそう

近年、リモートワークを導入する企業が急速に増えてきました。

それに伴い、オンライン商談や会議も今後ますますスタンダードになっていくことでしょう。

今まで対面で行ってきた名刺交換は、オンライン上での名刺交換に変化しています。

オンライン名刺の作成法は、URLを送る、QRコードを埋め込む、Zoomのチャット機能で送信する他に、Zoomのバーチャル背景を利用する方法があります。

Zoomの背景変更を利用してバーチャル背景にすると、オンラインでうつしたくないものを隠せるという意味でも便利です。

またオンライン名刺を自作するには、Web上でテンプレートを使うと簡単に作成できます。

バーチャル背景はプロに頼むこともできますが、自作する場合の注意点は名刺の情報をわかりやすく提示すること、デザインに凝りすぎたり派手なものにしたりししないことがあげられるでしょう。

オンライン名刺をスムーズに使いこなすことで、商談相手へのアピール度も変わってくるのではないでしょうか。