新型コロナウイルスの流行により、オンラインで商談や打ち合わせをおこなう企業が増えており、名刺交換もオンラインでおこなうスタイルが一般的になりつつあります。オンラインで名刺交換をする際に使われるのが、いわゆる「デジタル名刺」です。今回は、デジタル名刺の使い方やメリット、注意点を解説するとともに、デジタル名刺を管理するおすすめのサービスをご紹介します。
デジタル名刺とは？
デジタル名刺とは文字どおり、電子データで作成された名刺のことで、「電子名刺」や「オンライン名刺」とも呼ばれます。従来の名刺との最大の違いは、物理的な形がないことです。情報を紙に印刷して手渡しするのではなく、情報をデータ化してオンラインで送受信するのがデジタル名刺です。
デジタル名刺が広まった大きなきっかけは、新型コロナウイルスの感染拡大によって対面での名刺交換の機会が少なくなったことでした。ですが、デジタル名刺は情報管理などの面で利便性に優れており、多くの企業が「紙の名刺より便利じゃないか」ということに気付き始めています。そのため、コロナ禍だけの代替手段ではなく、アフターコロナにおいても紙の名刺と共存する形でデジタル名刺が使われていくと考えられています。
デジタル名刺の仕組み
上述のとおり、デジタル名刺は電子データで作成された名刺のことです。その意味では、名刺情報をPDF化したものもデジタル名刺ですし、紙の名刺をスマホで撮影したものもデジタル名刺だと言えます。PDFやJPGなどのファイルであれば、メールやチャットに添付して簡単にオンライン名刺交換をすることができます。
ですが、一般的にデジタル名刺と言ったら「名刺管理システム」を利用してやり取りする名刺情報のことを言うケースが多いようです。この場合はまず、利用する名刺管理システム上で自分の名刺情報を登録し、QRコードやURLを相手に共有する形で名刺交換をおこないます。
QRコードで共有する場合は、Web会議ツールの背景画面にQRコードを表示させて相手に読み取ってもらうケースもあります。URLで共有する場合は、メールやチャット、もしくはWeb会議ツール上でURLを送信してクリックしてもらえば、相手に名刺情報が表示されます。
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デジタル名刺の6つのメリット
デジタル名刺の主なメリットとしては、以下の6点が挙げられます。
デジタル名刺ならオンラインで素早く名刺交換できる
上述のとおり、デジタル名刺の使い方は非常にシンプルです。名刺管理システムやメールなどを介してオンラインで送受信するだけで、お互いの名刺情報を交換できます。紙の名刺のように対面して交換する必要がないので、全国どこにいる相手とも瞬時に名刺情報をやり取りできます。
デジタル名刺は通常、オンラインで商談や打ち合わせをする際に使われますが、事前に名刺情報を交換しておけばスムーズに商談や打ち合わせを始められます。
デジタル名刺なら名刺切れの心配がない
紙の名刺でありがちなのが、名刺を切らしてしまうことです。「名刺を補充し忘れた」「先方の人数が予想以上に多かった」といった理由で名刺を切らし、恥をかいたことがある方も少なくないでしょう。デジタル名刺はそもそも物理的な形がないので、「減る」「無くなる」といった概念もありません。相手が何人いようと、名刺切れになる心配はありません。
デジタル名刺なら一瞬で更新できる
会社員は、部署異動や役職の変更などによって名刺の更新が必要になるケースがあります。紙の名刺の場合、更新するたびに印刷業者に発注する手間がかかり、新しい名刺が届くまでにも時間がかかります。一方、デジタル名刺ならデータを上書きするだけなので一瞬で更新が完了します。
デジタル名刺なら効率的に管理できる
紙の名刺を受け取った場合、名刺ホルダーや名刺ファイルに入れて保管している会社は多くありますが、顧客情報の管理という意味では極めて非効率です。目的の名刺を探すのに時間がかかるなど、業務効率が低下する原因にもなります。
一方、名刺管理システムを使ってデジタル名刺を管理すれば、業務効率も向上します。システムによって機能に差はありますが、通常は検索機能があるので、確認したいときにすぐ必要な名刺情報を見つけ出せます。個人名や企業名だけでなく業種や所在地などでも検索できますし、ラベリングもできるので、たとえば「お歳暮やお中元を贈る会社・贈らない会社」の分類も容易です。
また、ほとんどの名刺管理システムはクラウド型で提供されているので、外出先からスマホで利用することもできますし、他の従業員と名刺情報を共有するのも簡単です。社内全体での情報共有や人脈形成に役立つでしょう。
デジタル名刺ならコスト削減につながる
紙の名刺を作成する場合、紙そのもののコストのほか、印刷コストや送料などがかかります。上質な紙に両面カラー印刷した名刺を作ろうと思ったら、それなりの金額になるでしょう。また、受け取った名刺の量が増えてくれば、保管コストもかさんできます。その点、デジタル名刺ならこのようなコストは一切かかりません。
デジタル名刺なら情報量を増やすことができる
紙の名刺に記載できる情報量には限界がありますが、デジタル名刺ならスペースの制約はありません。商品やサービスの紹介など、伝えられる情報を増やせるのはデジタル名刺のメリットだと言えるでしょう。また、WebサイトのURLは紙の名刺にも載せるのが一般的ですが、デジタル名刺ならクリックするだけでアクセスできるので、その後の取引にもプラスの効果が見込めます。
デジタル名刺を使う際の注意点
デジタル名刺を使う際は、以下の3つの点に注意しましょう。
相手もデジタル名刺を使っているとは限らない
デジタル名刺はコロナ禍になって徐々に浸透してきた新しい形であり、まだデジタル名刺を使っていない会社もたくさんあります。こちらの常識が相手の常識とは限りませんし、紙の名刺を大切にする人も少なくありません。「今のご時世、デジタル名刺が当たり前」というスタンスで一方的に送信すると、相手を不快な気持ちにさせてしまう可能性もあります。
初めての相手とオンラインで商談や打ち合わせをするときは、事前に「お互いの名刺情報をどのように交換するのか」を確認するようにしましょう。オンライン商談の場では簡単な自己紹介で済ませて、後でメールなどで名刺情報をやり取りするケースもありますし、「紙の名刺で管理したいから郵送してほしい」と言われることもあるかもしれません。選択肢の一つとしてデジタル名刺を用意しつつ、基本的には相手に合わせる形が良いでしょう。
情報漏えいが起きたときの影響が大きい
紙の名刺を使っていても、紛失などによって情報漏えいが起きる可能性はありますが、デジタル名刺の場合、情報漏えいが起きたときの影響が大きくなりがちです。紙の名刺と違ってデジタル名刺はオンライン上でやり取りするため、情報漏えいが起きたときに世界中に名刺情報が流出してしまうリスクがあります。一つの会社が管理している顧客情報がすべて流出するようなことがあると、大きな問題に発展するのは避けられないでしょう。
名刺管理システムを利用する場合はコストがかかる
デジタル名刺を使う場合、通常は名刺管理システムを導入することになるので、当然ですが導入コストや運用コストがかかります。
紙の名刺からデジタル名刺にシフトすれば、紙の名刺にかかっていたコストは削減できますが、紙の名刺が完全にデジタル名刺に置き換わることはありません。そのため、多くの企業では紙の名刺に加えてオンライン名刺を導入することになるはずです。紙の名刺のコストに加算される形になるので、できるだけ運用コストが安い名刺管理システムを選ぶことが重要になってきます。
なお、名刺管理システムの料金体系は、従業員（アカウント）の数に応じた月額課金が一般的ですが、月額の基本料に従量課金を組み合わせたシステムや、アカウント無制限で固定月額制のシステムもあります。また、機能によっても料金は大きく変わってきます。従業員数や名刺交換の頻度はもちろん、自社にとって欠かせない機能などを吟味したうえで、コストパフォーマンスに優れた名刺管理システムを選ぶようにしましょう。
デジタル名刺の管理なら「メイシー」がおすすめ！
デジタル名刺の情報はエクセルを使って管理することもできますが、より効率的に名刺管理をしたいなら名刺管理システムを利用するのが良いでしょう。
この数年で、数多くの名刺管理システムが登場しています。名刺管理システムによって機能は千差万別ですが、「できるだけコストを抑えたい」「取引先との関係や履歴を整理できればいい」という企業におすすめなのが「メイシー（maysee）」です。
メイシーは、「自社と関わりを持ったあらゆる人々とのつながりを時系列で管理したい」というニーズに対応したシンプル＆スマートな名刺管理システムです。アカウント数無制限で月額2,178円（税別）という業界最低価格を実現しています。デジタル名刺を管理できるのはもちろん、紙の名刺のデータ化にも対応。たまった名刺を送付するか、スキャンしてアップロードするか、スマホアプリで撮影して送信すれば、メイシーのスタッフが正確に名刺情報をデータ化します。
名刺管理の基本機能に特化したリーズナブルなシステムとして、数多くの企業様にご好評をいただいております。メイシーの詳細は以下からご確認ください。
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まとめ
デジタル名刺は利便性に優れ、顧客情報管理の面で特に大きなメリットがあります。また、自社だけでなく取引の相手方にも様々なメリットをもたらします。オンラインでの商談・打ち合わせの機会が増えているのであれば、早めにデジタル名刺を導入するのが良いでしょう。
