コラム

デジタルで名刺を管理する場合に必要なことは?

皆さんは名刺の管理をどうしていますか?名刺の管理と一口に言っても色々な方法がありますが、大きく分けるとアナログな方法とデジタルを使った方法に分けることができます。

アナログで名刺管理をするのはそろそろ卒業して、デジタルで名刺管理をしたいと考えている人は、どのような方法でデジタル管理をすればいいのでしょう。管理をするのにどのようなシステムが必要なのか、またバックアップなどはどうしたらいいのかといったことが気になると思います。

そこで今回は、デジタルを使った名刺管理の方法にはどのようなものがあるのか、そして、デジタルを使って名刺管理をする場合にはどのようなことに注意しておけばよいのか、必要なことを整理してみましょう。

意外とアナログのまま管理しているという人が多い名刺管理について、やっておいてよかったというポイントを紹介していきます。

名刺管理の方法

名刺管理の方法は前述したように、大きく分けるとアナログ管理とデジタル管理の2種類があります。まずは簡単に、どのような管理方法があるのかチェックしていきましょう。

とはいえ多くの人がなかなか整理する時間もなく、そのまま机の上や引き出しの中に入れておいたり、輪ゴムで止めているだけだったりということも多いと思います。アナログの名刺管理の方法であっても便利なものはあるので紹介していきます。

アナログの名刺管理

今はまだデジタル管理は必要無いという方は、この方法を試してみてください。

名刺ボックス
名刺ボックスとは名刺管理専用に作られているアイテムで、多いもので1000枚ほどの名刺を管理することができるようになっています。50音順や業種別に分類できるようになっているので、慣れた人には使いやすいタイプです。

回転式名刺ホルダー
名刺を回転式のホルダーで管理するタイプで、アメリカのローロデックス社製のものが有名です。見た目がよく今でも愛用者が多い整理方法です。

デジタルの名刺管理方法

次は本題のデジタル管理の方法を紹介していきます。今までアナログ管理だった方は、これらの方法から始めてみることをおすすめします。

エクセルで管理
会社によってはエクセルを使って名刺管理をしている方も多いと思います。エクセルは日頃から使用頻度の高いパソコンソフトなのでオリジナルで作成したり、慣れた人ならオリジナルの検索条件で調べられるように設定できたりと便利に使えます。

名刺管理ソフト
今やパソコンのみならず、スマートフォン用のアプリも沢山出てきていて、スマホさえあればいつでもどこでも名刺管理ができるので人気のアイテムです。スマホアプリで管理する場合には、カメラアプリで名刺を撮影するだけで自動的にデジタル化できる機能もあるので非常に重宝されています。

名刺管理サービスに外注
手元の名刺の数が多い場合、自分でデジタル化しようと思うと、一枚一枚をスキャンし名前や会社名の表記が合っているかどうかを確認しなくてはなりません。

外注の場合は、名刺を郵送するだけで必要な情報を入力し、入力に誤りが無いかのチェックもしたうえでデータ化してくれるので非常に便利です。

デジタルで名刺管理をする場合に必要なことは?

名刺をデジタル管理していくときに必要なのは、そのデータを保管するために必要な容量のサーバーやハードディスクの確保が必須です。名刺データだけではなく、データを管理するのに必要なことは、定期的なバックアップをすることです。

もしもバックアップをせずにデータが消えてしまえば、全てが無くなってしまいます。アナログだとそのような心配は意外とありませんが、デジタル管理の場合にはデータが消えてしまう可能性がいつでもあるので定期的なバックアップを保存しておくことが重要です。

バックアップ前に名刺そのものを捨ててしまうと、無くなってしまったデータを復元することも難しいので、必ずバックアップの後に処理をします。

データバックアップに必要なものは?

名刺のデータは、通常はパソコンなどのハードディスクで十分な量かと思います。しかし、そのディスクが消えてしまう他、データ管理に使っているソフトやアプリなどに不具合が起きてしまえばデータは無くなってしまいますね。

そこで定期的にバックアップしておくのにおすすめなのが、企業であればバックアップサーバー、個人であれば外付けのハードディスクなどが有効です。そして、作業が終わるごとにバックアップをするように心がけましょう。

また、名刺管理の情報をクラウド上に保管するサービスも展開されているので活用してみるのもおすすめですよ。

有料プランならここまでできる!

個人で名刺管理をしている方なら無料で使えるスマホアプリでも十分利用できるかと思いますが、企業で使う場合には情報共有できる機能や、データのダウンロード、エクスポート、そしてセキュリティ対策が求められてきますね。

そのようなときに検討してみる価値があるのが、課金することで使える有料プランのある名刺管理アプリやソフトです。

有料プランのメリット

名刺管理ソフトの有料プランを利用するメリットは、管理だけでなく複数の人間で共有できる他、二次利用ができるというところにもあります。具体的には次のようなことができるので参考にしてみてください。

情報共有ができる
有料プランでできることは、企業が名刺管理をして活用するために必要な機能が多く含まれています。例えば、名刺の情報共有などは多くの社員が名刺交換を行う会社にとって非常にメリットのある仕組みです。

他の社員が既に名刺交換をしているという情報がなければ、「初めまして」と言ってしまいマイナスのイメージを与えてしまうことも考えられますが、既に名刺交換をしていると分かっていれば入り口で話す言葉が必然的に違ってきますね。

また、既に社内の他の部署が取引をしていることなども事前に分かり、業務の二度手間になることを防ぎ、部署間での連携にも繋がります。

そして、部署異動などがあった場合にもデータ化された名刺が情報として共有できるか、できないかでは引き継ぎのスムーズさに雲泥の差が出るのです。名刺管理の方法が各部署で異なると、顧客の引き継ぎ時や、取引企業の担当者が誰から誰へ変更になったのかが社内で共有できていないということになりかねません。

二次利用することができる
有料プランの中には、名刺データを単なる画像ではなく、テキストデータで保管し、さらにCSV形式で取り込めるものも多くあります。これらを活用すると年賀状を出す場合や、イベントの案内、さらにはメールアドレスのみを使用しメールマガジンの送付にも活用できます。

クラウド管理でいつでもどこでも利用できる
有料プランの多くにはデータ管理をクラウド上で行っているものがあります。クラウド上で管理している最大のメリットはどこにいても情報にアクセスできるということなのです。

今のようなテレワークや在宅勤務が増える世の中では、既にこの機能はマストとなりつつありますよね。

外出先からいちいち「◯◯さんの連絡先を教えて?」といった電話を会社にしているようでは、毎回誰かの手を止めることとなり、それが一人ではなく複数人いるとしたら、社内全体の生産性が大きく低下してしまいます。そんな状況にしないためにも、クラウド管理は最低限の機能として活用するべきものですね。

正しい情報に修正してくれる
有料プランの中には、常にオペレーターによる人間の目で確認して正しいデータとして管理してくれるサービスもあります。これはOCR機能ではまだまだ不完全な状態となってしまうことが多いので必須のサービスといえます。

定期的な同期で自動バックアップも
有料プランの中には、自動で同期してバックアップをしてくれるものもあります。このようなサービスを選択すれば、いちいち外付けのハードディスクにバックアップしたりすることなく、常に最新状態の名刺データのバックアップを保管してくれます。

名刺情報の共有でビジネスチャンスを逃さない

名刺管理といってもアナログ管理からデジタル管理まで幅広く色々な方法があります。しかし、名刺管理をするだけではなく、業務自体の効率などを含めて考えると名刺管理のデータ化はこれから本格的に必要となってくることが予想されるので、是非検討して欲しいと思います。

サービスを検討される場合は、今回紹介しましたデジタルデータの管理としてのおすすめポイントである情報共有や二次利用、クラウドでの保管サービスなどを念頭に置いてサービスを選ぶようにするとよいですね。