営業活動をするほど増えていく名刺の数。
業務の効率アップに利用せず、単にコレクションしておくだけでは、賢いビジネスパーソンとは言えません。名刺管理の仕方によって、ビジネスチャンスの幅が大きく変わると言っても過言ではないでしょう。
昨今ではデジタルな名刺管理をする企業が増えていますが、アナログ管理にも良さがあります。
またデジタルで管理する前段階で、アナログ管理をしている場合やデジタルと並行してアナログ管理をしている場合もあるでしょう。
そこで今回は、賢い名刺のアナログ管理術を紹介します。
アナログの名刺管理方法
アナログで名刺管理をするメリット
- 情報漏洩など考えなくて済む/管理が楽
デジタルの名刺は名刺管理ソフトのセキュリティ対策に神経をとがらせる必要がありますが、アナログの場合その必要がありません。
また保管の方法は鍵付きの棚などに入れていればよいため
物理的な管理さえできていれば気楽にできるのも利点といえます。
- コストが安い
アナログでかかる費用はフォルダー（名刺入れ）代だけでよいので、デジタル名刺管理ソフトの月額利用料などより圧倒的に安くすみます。
このように、名刺枚数が少ない場合アナログの利点は十分にあります。
アナログで名刺管理をするデメリット
- 枚数が増えるごとに名刺管理の手間が増える
アナログの名刺は、数量が増えるごとにスペースをとり、持ち運びがしにくくなります。
また名刺が手元にない場合、すぐに調べられなくなります。
枚数が増えるごとに管理が煩雑になり、最新の名刺、正しい情報（部署移動など）が不明瞭になっていきます。
- 社内で情報共有がしにくい
一元管理ができず共有がしにくく情報共有も出来ない為、属人化が進むことになります。
- 取引先への連絡などで、名刺の情報を直接活用できない
年賀状宛名印刷やメールなど、アナログの名刺を見ていちいち入力をしないといけないので取引先への連絡などで手間がかかることもあります。
- 物理的に紛失するリスクがある。
名刺を名刺入れに入れたまま紛失したり、名刺フォルダをバッグに入れたまま
紛失するなど物理的な情報漏洩のリスクがあります。
デジタルの名刺管理方法
デジタルで名刺管理をするメリット
- 名刺が多い場合、管理と共有が圧倒的に楽になる
名刺をデータにするとスペースゼロで管理ができ、持ち運びの必要はありません。
また名刺管理ソフトにログインさえすれば、いつでもどこでも詳細を確認することができます。情報の社内共有も楽々でき、営業活動や取引先管理を強化できます。
- データをさまざまな形で有効活用できる
データになった名刺は検索してすぐに調べられ、一斉メール、宛名出力後の年賀状印刷や取引先情報の整理など、さまざまな営業活動の手間を減らすことができるのも利点です。
また名刺管理ソフトの中にはコンプライアンスチェック（取引先の与信）など、付随したサービス（例 Sansan、メイシー）で情報を効果的に使えるものもあります。
デジタル化すると法人など、名刺の利用者と名刺枚数が多い場合特に効果を発揮できます。
デジタルで名刺管理をするデメリット
- 費用が高い場合がある
名刺管理ソフトは、商品の特性上サブスク型の料金体系になり、特に法人向けのものは高いもので月々数十万円かかることもあります。
しかも利用頻度にかかわらず継続して支払うことになるので、費用に見合ったサービスなのか、よく検討する必要があります。
- 使いこなせるようになるまで時間がかかるものもある
ITサービス全般に言えることですが、それぞれのサービスはサービスの使用感に癖があり、使いこなせるようになるまで時間がかかるものもあります。
- 情報管理の安全性で対策を常にしておく必要がある
名刺は渡した人の大切な情報が記載されています。
ほかの人の情報を他社に預けているという認識をもち、セキュリティに関する意識を常に持っておく必要があります。
デジタルではアナログにはない不安材料もあります。
契約した後で期待とかけ離れていた、ということにならないよう事前にしっかり検討する必要があります。
賢い名刺管理でビジネスチャンスをつかもう
昨今のビジネスシーンでは名刺のデジタル管理が必須になってきていますが、慣れているアナログ管理のほうが良いという場合もありますよね。
アナログ管理をする方法は、五十音順、時系列がオーソドックス。名刺のアナログ管理は、何を使って収納するかが重要ですが、五十音順にはボックスタイプが、時系列にはホルダータイプが適しています。
アナログ管理の工夫の仕方については、イベントごとに1冊のホルダーにまとめたり、顧客の情報を名刺にメモ書きしたりすることがあげられます。いずれのケースも、後から取り出しやすく、名刺が見やすいように管理することが大事だと言えるでしょう。
名刺管理は時間をかけずにできること、必要なときに取り出せるかがポイント。
名刺管理サービスの中には前述の通り、溜まった名刺をまとめて送付すると、オペレーターが入力を代行してくれるサービスもあります。社内で名刺管理のための人材を雇うのであれば、名刺管理サービスに頼んでしまったほうが低コストで済むこともあるでしょう。
自分で名刺管理を行う場合でも、管理にかかる時間を仕事に充てれば、その分、新たな売上を立てられる可能性もあります。
慣れたアナログ管理のみを続けていると、慣れから非効率な面が見えにくいかもしれません。デジタル管理を取り入れて、実際はどちらが効率的なのか、デジタル管理は本当に難しいのかを検証してみてはいかがでしょう。
今までは見えなかった会社の改善点が見えてくるかもしれません。
