アナログでも賢く管理したい、名刺の管理・整理術

営業活動をするほど増えていく名刺の数。

業務の効率アップに利用せず、単にコレクションしておくだけでは、賢いビジネスパーソンとは言えません。名刺管理の仕方によって、ビジネスチャンスの幅が大きく変わると言っても過言ではないでしょう。

昨今ではデジタルな名刺管理をする企業が増えていますが、アナログ管理にも良さがあります。

またデジタルで管理する前段階で、アナログ管理をしている場合やデジタルと並行してアナログ管理をしている場合もあるでしょう。

そこで今回は、賢い名刺のアナログ管理術を紹介します。

デジタルな名刺管理のデメリットと解決法

初めに、近年増えているデジタル管理のデメリットと、その解決方法に触れておきましょう。

アナログ管理を工夫するより、デジタルな管理に移行したほうが手っ取り早いと判断されがちですが、デジタル管理も万能ではないのです。

読み取りに手間がかかる
名刺をデジタルで管理するためには、名刺を1枚ずつ読み取らなければなりません。

スマホのカメラ機能やスキャナを使えば、簡単に読み取れると思われていますが、読み取りに使われる『OCR機能は絶対に間違いがないとは言い切れない』のです。

コンピュータによる読み取りのため、文字が薄かったりデザインが凝っていたりする名刺ほど、誤認してしまう確率が高くなります。

間違ったデータのまま管理していても有効活用はできないため、結局、名刺の確認や修正作業を行わなくてはなりません。

ただ、デジタル管理にはそのデータを有効活用しやすいという面が大きなメリットですから、修正作業を効率化し、アナログ管理とデジタル管理双方のデメリットを補うかが肝心です。

コストがかかる
名刺アプリは無料のサービスもありますが、仕事で使うのであれば有料のサービスのほうがセキュリティ面で安全です。

つまり、デジタルで名刺管理をすると、少なからずコストがかかります。名刺をデジタル管理して有効活用できないようであれば、慣れたアナログ管理のままで良いと思うケースがあるでしょう。

ただ、現物保管のアナログ管理はセキュリティ上安全とは言い切れず、紛失したり盗難にあったり汚損したりするだけでその名刺の情報が失われ、取引先の信頼も失うことになりかねません。

サービス料は安心料という考え方もできますから、やはりコストの面は大きなデメリットとは言い切れないでしょう。

デジタル管理のデメリットを解決するには
大きく分けると「読み取りに手間がかかる」、「コストがかかる」の2点がデジタル管理のデメリットですが、導入する名刺管理サービスの選び方で問題を解決することができます。

名刺管理サービスの中には、名刺を預けるだけで読み取りから専門のオペレーターによる修正・入力作業まで行ってくれるものがあります。

オペレーターによる名刺情報の入力は全て人力。誤字脱字のないデータに仕上がります。

『自分で名刺を管理する時間』、『その時間を使って生み出せる売上』、『名刺管理をする人材を雇用する人件費』を比べて考えると、名刺データ化代行サービスを導入するほうが低コストで済む場合もあるのです。

手間の削減とコスト、どちらも解決できる名刺管理サービスもありますから、ぜひ検討してみましょう。

オーソドックスなアナログ管理術

では、アナログで名刺管理をするオーソドックスな方法から見ていきましょう。

五十音順での整理
アナログな名刺管理方法としてオーソドックスなのは、五十音順でしょう。文字通り、会社名や個人名などの名前をアイウエオの順序で管理します。

アナログな名刺管理では、「何を使って管理をするか」が重要になりますが、五十音順で管理するのであれば、適しているのは仕切りが付いているボックスです。

必要なときに取り出しやすい管理法と言えますが、名前を忘れてしまうと取り出しにくくなるのがデメリットと言えるでしょう。

業種別
次にオーソドックスなのは、業種別に分けて管理する方法です。

名前がすぐに思い出せない場合でも、例えば「デザインを頼みたい」と思ったときにデザイン会社で仕分けてあれば、簡単に取り出せるので便利と言えるでしょう。

業種別管理は、ボックスや回転式ホルダーなどを使って行うのに適しています。

注意点は、取引先で数名と名刺交換をした場合です。業種別でのアナログ管理は、同じ企業、部署の名刺を何枚も同じ場所で保管することになります。

その場合、「この案件はA社の誰宛てか?」と悩むこともあるでしょう。名刺の裏にメモをしたとしても、長い期間保管している場合は当然、相手企業の担当も変更になる可能性があります。その度に名刺の裏に追記していては非常に非効率です。

業種別で分ける場合、アナログ管理よりもデジタル管理の方が便利に使用できるでしょう。

アナログで業種別に管理したい場合は、メインの名刺ホルダーから使用頻度が高い名刺のみを別途管理する方が便利です。

時系列
次に、時系列で管理する方法です。

名刺交換をした順に整理していく方法で、適している整理アイテムは名刺ホルダーです。名刺交換をした日付を記入しておくと良いでしょう。必要なときに『いつ名刺交換をしたか』で取り出せます。

時系列で管理する場合は、ビジネス手帳にも名刺交換をしたことを記入しておくようにしましょう。いつ名刺交換をしたかを確認するためです。

また、ホルダーに管理していれば鞄に入れて持ち運びもできるので便利です。名刺交換をする枚数によって、1冊のホルダーに管理する期間を決めておくとなお良いですね。

アナログ管理術で工夫する

続いて、名刺のアナログ管理ですべき工夫を見ていきましょう。

イベントごと
イベントを開催すると、多くの人と名刺交換をします。

大量の名刺を、イベントごとにホルダーにまとめて管理しておくと、後で取り出しやすいです。

イベントの規模によって、ホルダーに収納できる名刺の数を調整すると良いでしょう。

イベントのときには、全員と会話ができるとは言い切れません。名刺交換のあいさつ程度しかできなかったということも起こりますが、その中にビジネスの決定権を持つ人物がいるかもしれないのです。

後に商談まで発展する相手がいる可能性もあるので、イベントごとの中でも、会社ごと、業界ごとなどに仕分けて収納しておきましょう。

ホルダータイプでも、ページの取り外しができるものを使うと、ページの入れ替えや差し替えができるのでおすすめです。

メモ書きをしておく
アナログ管理の大きなメリットとして、手書きのメモを記入できる点があります。

営業をしていて気になったこと、相手の特徴・情報などをメモに書き込んでおくようにしましょう。

デジタル管理でもメモ書き機能はありますが、手書きメモは記憶に強く残りやすいため、次の営業展開に生かしやすいのです。

また、せっかくメモ書きをしても、それが目に付きにくい整理をしていたのでは有効活用ができません。

名刺にメモ書きをするのなら、ボックスタイプよりホルダータイプにしたほうが、ページをめくるだけでメモ書きも読めるのでおすすめです。

仕事の効率をアップさせるためにも、名刺を見やすいように管理しましょう。

デジタル管理を並行している場合は、出先での手書きメモをデジタル化
することも可能です。デジタルであれば時系列順にメモをため込めますから、その人物と『いつどこで何を話したのか』が分かりやすく、同じ話を何度もしてしまうミスも防げます。

データ化待ち
名刺のデジタル管理を併用していて、データ化するまでの期間だけアナログ管理をしているケースもあるでしょう。

保管してあった名刺を整理する場合、まずデータ化する名刺の優先順位をつけていきます。

データ化の優先度が高い名刺は、現在ビジネスが展開している顧客、今後のビジネスが見込める顧客です。

その中でどんな相手だったか思い出せない、今後縁があるかどうか見極めにくい相手などは、優先度を下げていきます。

取引実績のない企業や取り引きが止まってから時間の経っている企業の名刺は、優先度が低いかと思われがちですが、実はそうではありません。

取引実績のない企業は見込み顧客、取り引きが止まってから時間の経っている企業は再契約のチャンスを狙う企業と考えられます。そのため、データ化を早めにしておくことで営業メールに使用するなどチャンスを生む行動が取りやすくなるのです。

データ化待ちの保管は優先度順に差し替え式のホルダータイプで管理しておくと良いでしょう。

ホルダーを2つ用意し名刺の状況によって入れ替えれば、データ化待ち、データ化後のアナログ管理も容易になります。

賢い名刺管理でビジネスチャンスをつかもう

昨今のビジネスシーンでは名刺のデジタル管理が必須になってきていますが、慣れているアナログ管理のほうが良いという場合もありますよね。

アナログ管理をする方法は、五十音順、時系列がオーソドックス。名刺のアナログ管理は、何を使って収納するかが重要ですが、五十音順にはボックスタイプが、時系列にはホルダータイプが適しています。

アナログ管理の工夫の仕方については、イベントごとに1冊のホルダーにまとめたり、顧客の情報を名刺にメモ書きしたりすることがあげられます。いずれのケースも、後から取り出しやすく、名刺が見やすいように管理することが大事だと言えるでしょう。

名刺管理は時間をかけずにできること、必要なときに取り出せるかがポイント。

名刺管理サービスの中には前述の通り、溜まった名刺をまとめて送付すると、オペレーターが入力を代行してくれるサービスもあります。社内で名刺管理のための人材を雇うのであれば、名刺管理サービスに頼んでしまったほうが低コストで済むこともあるでしょう。

自分で名刺管理を行う場合でも、管理にかかる時間を仕事に充てれば、その分、新たな売上を立てられる可能性もあります。

慣れたアナログ管理のみを続けていると、慣れから非効率な面が見えにくいかもしれません。デジタル管理を取り入れて、実際はどちらが効率的なのか、デジタル管理は本当に難しいのかを検証してみてはいかがでしょう。

今までは見えなかった会社の改善点が見えてくるかもしれません。