コラム

名刺を管理する手間を削減したい。名刺のデータ化代行サービスに外注という選択

交換した名刺を管理せず、机の引き出しやホルダーに入れたままで管理していませんか。

ビジネスを展開し、人脈が広がっていくほど、名刺の数は増えていきます。しかしそれを管理しないまま活用せずにいるのは、ビジネスのチャンスを逃していると言わざるを得ないでしょう。

とはいえ、アナログ管理で眠っている名刺をデジタルな名刺管理に移行する際、自分で膨大な名刺を確認しながらデータ化したり、専用の人材を雇用して入力をしてもらったりするのは得策ではありません。

業務効率化のために導入した名刺管理サービスへのデータ入力に時間を費やすのは賢いビジネスパーソンとは言えませんし、入力専用の人材を雇うコストは節約できるものだからです。

そこで、名刺管理サービスを始めたいものの、膨大な名刺のデータ化がネックになっている人に、「外注」という選択肢をおすすめします。この記事では、名刺の入力代行を活用する有効性をお伝えしますので参考にしてみてください。

名刺のデータ化代行について知りたい

増えてしまって管理しきれない名刺、イベントで一気に増えた名刺の管理に困ったときに心強いのが、「名刺のデータ化代行」です。代行サービスへの依頼方法や入力してくれる項目などを、ここから詳しく見ていきましょう。

名刺のデータ化代行を依頼するには?
数ある名刺入力代行サービスによって利用方法は違いますが、多くの場合、利用前に見積もりを確認して、納得したら申し込み、その後、手元にある名刺を送付して、入力をしてもらう流れです。

また、一言で名刺の入力代行と言っても、利用するサービスによってデータ化までの流れに違いがあり、名刺の入力のみを行うサービスと、名刺をスキャンしてから修正入力を行うサービスがあるので、利用したいサービスが自社のニーズに合うのか、検討してから利用開始すると良いでしょう。

入力してくれる項目は?
名刺入力代行サービスに依頼しても、名刺に印刷されているすべての項目を入力してくれるとは限りません。利用するサービスによって、入力項目は違ってきます。以下は、入力してもらえる項目の目安です。

例えば基本の4項目の場合は「名前、郵便番号、住所、電話番号」。

8項目になると「名前、郵便番号、住所、電話番号、会社名、部署名、役職名、メールアドレスかFAX番号」。

10項目で「名前、郵便番号、住所、電話番号、会社名、部署・役職、メールアドレス、FAX番号、携帯電話番号、URL」。

代行サービス各社のデータ化項目を例にしましたが、8項目と10項目を比べてみるとわかるように「部署名、役職名」を2項目と数えるか、まとめて1項目とするか、サービスによって異なります。

また入力項目と料金があらかじめセットで決まっている場合と、1項目追加ごとに料金が加算される場合があるので要確認。

利用するサービスの入力項目を確認して、自社に必要な入力項目を満たしているかを検討するようにしましょう。

入力した後の納品は?
代行サービスでデータ化された後の納品方法は、サーバーにアップされたり、ダウンロードできたり、名刺管理サービス会社の代行サービスなら、名刺管理システム上にそのまま名刺情報がアップされます。

メモリやCDに保存して送付してくれるケースもあり、サービスによって対応はさまざまなので、納品形式はチェックすると良いでしょう。名刺管理アプリの利用を前提にデータ化する場合は、名刺管理アプリに反映される代行サービスを利用すると手間が省けます。

また同人物の名刺を複数枚所有していた場合、データをひとつにまとめたいですよね。

使うサービスの機能によって、入力を行った後のデータは、重複検査をしてひとつにまとめられるようになります。画面上でひとつになっても、データが削除されないサービスを利用すれば、間違えたときにも元に戻せるので便利です。

名刺のスキャン代行について知りたい

名刺の情報をデータ化する方法として、名刺の内容を手入力する方法、スキャナで読み込む方法があります。手入力をしてくれる代行サービスは紹介しましたが、スキャンを代行してくれるサービスもあるので、詳しく見ていきましょう。

スキャン代行とは
管理する名刺が溜まってしまったとき、自社にあるスキャナで読み込む、スキャンしてくれるところに持ちこむか郵送する、訪問スキャンサービスを依頼するなどして、スキャナで読み込んでデータ化して管理する方法があります。

また、名刺管理のスマホアプリを利用している場合、スマホのカメラ機能を使い、撮影するだけでデータ化できるものもありますが、名刺が大量に溜まっている場合は、撮影に時間がかかってしまうでしょう。

名刺が大量にあるのなら、代行サービスに頼み、スキャンしたデータを名刺管理サービスに反映させ、サーバー上での名刺管理を可能にするほうが、大幅な時間短縮になります。

スキャンと手入力をセットで行ってくれるサービス
1枚ずつ手入力するよりスキャニングでいっぺんに読み込んでしまったほうが、効率的のように思えるかもしれません。

ですが、スキャニングにも弱点があります。スキャニングで使われるOCR機能はコンピュータによる読み込みのため、完璧とは言えず、誤認することもあるのです。

スキャナでの読み込みで誤認されたデータのまま名刺管理しているのでは、適正な名刺の活用ができません。

そのためスキャナで読み込んだ後に、人間が目視により確認し、間違いがあれば手入力により修正することが必要になります。

しかしひとつひとつを見直す作業は手間がかかり、せっかく時間短縮のために代行サービスを利用したのが元の木阿弥に。

そこでおすすめなのが、スキャンとオペレーターによる修正をセットで行ってくれるサービス。名刺管理サービスの中には、大量の名刺をスキャンしてから専門のオペレーターが目視により確認して、修正入力を行ってくれるものがあります。

名刺が大量に溜まっている場合は、スキャンと手入力がセットになっている名刺管理サービスを利用すると効率的と言えるでしょう。

代行のメリット・デメリットを知りたい

名刺を代行によりデータ化することのメリットとデメリットを見ていきましょう。

代行に依頼するメリット
代行に依頼する大きなメリットは、時間の節約ができることです。大量の名刺を自分で入力するのもスキャニングするのも時間がかかってしまいますが、代行に依頼すればその時間をビジネスのために使えます。

代行に依頼するとコストがかかってしまうと思いがちですが、自分で行えば、その分、仕事に費やせる時間が短くなり結果的に営業成績に支障をきたすことに。

専用の人材を雇えばコストがかかります。これらのコストと代行にかかるコストを比べると、代行に依頼したほうがコスト削減につながると気づくことが多いでしょう。

読み込みミス、入力ミス、記入漏れが減少することを考慮しても、名刺をデータ化するプロである代行サービスに依頼することがビジネスにプラスになることがわかります。

代行に依頼するデメリットとは
代行に依頼するデメリットは、利用する代行会社によっては、サービスの品質が低い場合があることです。

入力ミスが多かったり、記入漏れが多かったりすれば、かえってチェックに手間がかかってしまいます。またデータとしても不完全なものになり、ビジネスに有効活用ができなくなるでしょう。防ぐためには、実績があり信頼できる代行サービスに依頼することです。

また、名刺には個人情報が印刷されています。アウトソーシングすることにより、情報漏洩のリスクがあることは気にかける必要があります。プライバシーマーク認定企業など、セキュリティのしっかりとした代行サービスを選ぶことで、リスクは防げます。

名刺の入力代行を賢く利用して業務をスマートにこなそう

名刺交換の機会をたくさん持ったとしても、手元に名刺を溜めておくだけでは有効活用しているとは言えませんし、名刺管理のために多くの時間や高いコストを使ってしまうのは、非効率と言わざるを得ません。

信頼できるプロの手に任せることが結果的に時間とコストの削減につながり、ビジネスの発展にもつながります。

入力の代行、スキャンの代行、スキャン後にオペレーターの修正が入るサービスなど、さまざまな代行サービスがあるので、代行の内容を確認して、自社の目的に合ったサービスを選択するようにしましょう。

今後変化していくビジネスシーンにスマートに対応していくには、業務を効率化できる代行サービスを賢く利用して、名刺データを有効活用することが必要です。