コラム

手軽にスマートフォンでもデジタル管理、主な機能は?

名刺管理と言えば、ひと昔前は名刺を輪ゴムでくくったり、ファイルに入れたりするアナログ管理でしたが、皆さんの名刺管理は今、どのようにされていますか。

今は名刺をデータ化し、連絡以外にも活用する機会も増えていますし、スマホ一つでデータ化から名刺管理までできるアプリも多数あることから、手のひらサイズのデジタル管理が主流になってきているようです。そういった時代の流れから、今では名刺管理サービスのスマホアプリが増えてきており、選ぶのに迷ってしまうほどですね。

そこで今回は、誰もが持っているであろうAndroidやiPhoneといったスマホを使った名刺のデジタル管理について調査をしました。対応端末はどのようなものがあるのか、気になるデータの保存先や無料サービスと有料サービスの違いなど、自分に合ったサービスはどれかを考えていきましょう。

また、アプリによって使えるサービスや使える機能に違いがあるので、どの機能が一番重要なのか、という部分はしっかりと考えておきましょう。

名刺管理アプリの対応端末は?

スマホで名刺管理をするのに最初に気になるのは、自分の持っているスマホは名刺管理をすることができるのかどうかということですね。現在世の中でスマホを動かしているOSはAndroidとiPhoneの2つに分けられます。

メジャーなタイプのスマホを使用していない場合、「ちょっとマイナーなスマホでも、アプリ内全ての機能を使えるのか?」と不安もありますね。アプリの対応端末はどうなっているのか結論からいうと、世に出ている名刺管理アプリのほとんどはマルチデバイス対応となっているので、AndroidでもiPhoneでも問題なく動作します。

よってAndroidでもiPhoneでもどちらかのスマホを持っていれば、すぐにでも名刺のデジタル管理を始めることができるのです。

AndroidやiPhoneのデータ引き継ぎは?
そして、もう一つ利用端末で気になることは、現在使用しているスマホのデバイスを買い替えた時に、データの引き継ぎはどうなるのかということです。

この悩みについても、どこのサービスを使っても、データの引き継ぎはできるようになっているので心配しなくて良いでしょう。アプリ内の情報は、個々のスマホ端末に保存しているのではなく、データをクラウド上に保存して利用するため、どちらのスマホを使っても問題なく引き継ぎができるようになっているのです。

ただし、まれにAndroid専用やiPhone専用といった名刺管理アプリもあります。その場合には、相互のデータ引き継ぎはできませんので注意をするようにしましょう。そして、引き継ぎのために必要な工程がある場合もあるので、スマホを買い替える前に、データ引き継ぎ方法の確認と、バックアップをしておきましょう。

名刺データの保存先はどこ?

スマホで名刺管理を行うと心配されるのが容量です。名刺データは、量が増えれば膨大な数の写真データを蓄積していくことになります。よって、スマホ端末に保存しているとスマホの容量不足という心配が起きてくるのです。

では、名刺データのサイズは一体どれくらいなのかというと、1枚の名刺、片面の情報量で平均24KBと言われています。もちろん裏面にも情報がある名刺は、片面で一般的な情報量の名刺よりも容量が大きくなりますし、名刺の画像やメモまで入れた場合はもっとデータサイズが大きくなります。名刺管理に使用するツールによってもデータサイズは変わります。

そこで、名刺データ管理アプリを利用する際に注意しておくべきこととして、取り込んだ名刺データがどこに保存されるのか確認しておくことが必要となるのです。

保存先はクラウド上が基本
名刺データを手軽にスマホで管理できる世の中になってきましたが、そのデータの保存先はどこなのかご存じですか。名刺データは個人情報ですから、名刺の情報がどのような状態で保存されているのかを知っておく必要がありますね。

現在、スマホアプリやパソコンのソフトなど、様々な名刺管理サービスがありますが、そのほとんどがデータの保存先を運営会社が管理するクラウド上としています。

クラウド上に全ての名刺データが保存されていれば、ネット環境が整っている場所でならどこからでもデータにアクセスできるという大きなメリットがありますね。

注意することは?
名刺管理データを含む情報は個人情報、しかも顧客の個人情報となりますので、慎重な取り扱いが必要になりますね。仮に、サービス提供事業者の管理上の問題で個人情報が漏洩した場合に、サービス使用者には非がなくても、顧客からは、情報の管理ができていない会社とみなされてしまいます。

よって、名刺管理データサービスを利用する際には、その事業者の個人情報に対するセキュリティ体制に問題がないかどうかを、事前に確認しておくことが必要です。

サービスを提供する企業のホームページに、プライバシーマークの表示があれば、個人情報保護の体制と運用状況が適切である企業ということなので、セキュリティに問題はないと考えて良いでしょう。

名刺管理アプリの無料と有料の違いは?

名刺管理アプリには、無料のものと有料のものがあるようですが、この違いについても確認しておきましょう。

無料サービス
スマホ向けアプリには無料で利用できるものが数多くあります。無料アプリでは、情報を共有できるユーザー数に制限があり、全社員での利用ができない場合があります。また、名刺の登録件数に上限が設けられていることもあるようです。

よって無料サービスについては、管理したい量やデータ共有人数の少ない個人利用がおすすめです。上記のような機能が制限がされていても、問題がなければ利用する価値がありますね。

有料サービス
有料サービスの良いところは、デジタル認識の精度が非常に高いということがいえます。中にはOCR機能だけでなく、人間の目によるチェックも取り入れているサービスもあるので、ほぼ完璧な名刺データが管理できるようになっています。

また、データの共有についても、共有人数に制限がない場合や、共有したい名刺と閲覧制限を付けたい名刺を分けることができるなど、データ共有だけでなく、共有時に便利な機能を使用できる場合があります。全社員で名刺データを活用しようと考えている企業や団体などは、有料サービスの活用がおすすめです。

名刺管理アプリにあると便利な機能は?

名刺管理アプリを使い込んでいくと、あると便利な機能が出てきます。その中のいくつかを紹介していきますので、事前にチェックをして名刺管理アプリを選ぶ際の参考にしてみてください。

自動同期サービス
自動同期は必ず必要です。この機能がないと、企業内で情報を共有している場合に情報のタイムラグが出てしまいます。必ずあるべきサービスとして、検討中のアプリに自動同期サービスがあるかどうかを導入前に必ず確認するようにしてください。

地図表示連携機能
名刺管理アプリであると便利な機能の一つとしては、地図との連携です。これは名刺データから、その名刺にある住所を地図上に表示してくれる機能です。

この機能がないと、名刺データから住所情報をコピーして、Google MAPなどに貼り付けて表示させなければなりませんね。それでも良いのですが、工程が1つ減るだけでもストレスを感じにくいです。名刺の情報を確認しながらアプリ上で場所も確認できるのと、それができないのとでは効率性に差が出るのでチェックしておきましょう。

顧客管理システムと連携する機能
名刺データ以外の顧客情報システムと、連携できる機能を持っているアプリも実際のビジネス上では非常に重宝します。この機能があると外出先でも、顧客の情報にアクセスできるのでビジネスの精度や業務効率が上がり便利です。

導入する前に社内でSFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)などを活用している企業は、自社のシステムと連携することが可能かどうかの確認が必要です。

SNS機能
そして、最近の名刺管理アプリの機能としてでてきているSNS機能です。これは名刺のデジタル保存機能を超え、その名刺交換をした相手とSNSで繋がることができる機能なのです。

これによって名刺アプリ上で連絡やコンタクトが図れる利便性があったり、新たなビジネスに発展したりする可能性もあるので、今後の名刺管理アプリには必須のサービスになってくるのではないでしょうか。

とはいえ今はまだメールや電話でのやり取りが一般的ですし、その文化はなかなか無くなりませんので、「今、絶対に必要!」というサービスではないですね。

名刺も時代に合わせた管理方法に

今回は、手元にあるスマートフォンでも手軽に始められる名刺のデジタル管理について解説してきました。AndroidやiPhoneで活用できるサービスも数多く出ているので、必要な機能をチェックして自分の用途に合うサービスを選択することが大事です。

多機能であればあるほど便利かと思いきや、使わない機能が多く、その使わない機能のために作業工程が増えたり、直感的に使えなくなったりと不便になることもあるので、必要な機能のみを重視して選びましょう。

そして、企業では膨大な個人情報を名刺管理サービスに預けることになるので、そのサービスのセキュリティ対策についても確認しておきましょう。

最近では、在宅勤務やテレワークという言葉をよく聞くようになり、働き方も大きく変わってきました。時代遅れな企業とならないよう、名刺管理も一緒に、働き方に合わせた方法にしていきましょう。