紙の名刺を管理するのは、情報を引き出すのが大変ではないでしょうか？
どの会社の名刺をどのファイルにしまっていたかを忘れてしまったり、いつも管理している場所を決めていたとしても実際には別の場所に置き忘れてしまっていたりすることもあるでしょう。
また、名刺が見つかったとしても顧客とのやり取りの情報などを確認することはできません。
しかし、デジタルの名刺管理サービスであれば場所や端末を制限されずにそれらの情報を確認して引き出し、利用することができます。
ですが今まで紙で管理してきた方にとってはデジタルでの管理で何ができるのか、逆に不便になることはないか不安に感じるかもしれません。
「名刺管理のデジタル化を検討しているものの、機能についてあまり把握していない」今回はそんな方に向けて、名刺管理サービスを利用することで具体的にどういったことができるのかを紹介します。
まとめて管理することができる
クラウドタイプのサービスを利用して名刺をデジタル化することで、保存場所に困ることなくまとめて全ての名刺を管理することができます。
クラウドタイプとはオンライン上にデータを保存しておくタイプの保存方法のことです。
クラウドタイプのものであればデータを保存しておくための容量をあらかじめ確保しておく必要はなく、気軽に導入することができます。
サービスによって対応端末が違うこともありますが、PCとスマートフォンどちらも対応しているサービスであれば出先ではスマートフォンから気軽にアクセスできオフィスではPCからより快適に操作することができます。
スマートフォンではいつでもどこでもデータにアクセスすることができ、顧客情報を好きなときに確認や編集をすることができます。
オフィスではPCで、スマートフォンより快適に文字を入力しやすい環境での編集などに向いているでしょう。
名刺を追加する方法はサービスによって様々で、カメラで撮影して追加するものやスキャナでスキャンするもの、名刺を郵送して追加を自動で行ってくれるものなどがあります。
カメラやスキャナの精度もかなり高くなっており手入力の手間は省けるものがほとんどですが、既に大量に名刺を保有している場合は郵送で追加できるものが一番手間を省けて誤入力も少ないのでおすすめです。
こうして追加した名刺をクラウドで管理することで、紙のように保存場所を用意する必要もなく、失くしてしまうこともありませんし、全ての名刺を一括で管理することができます。
クラウドではなく端末保存のタイプのサービスもあります。
端末保存のタイプはクラウドタイプよりセキュリティ面で安心できたり、オフラインでも情報を確認することができたりするといったメリットがあります。
その代わりにデータを保存しておくドライブなどを用意しておく必要があるという点は注意しましょう。
ご自身の環境や職場に合ったタイプの保存方式を選ぶと良いでしょう。
検索機能が便利
膨大な数の名刺を追加してもデジタルでは検索できる機能も付いていますし、順番もソートすることができますので安心です。
名前以外でも会社名や役職名など色々な条件で多角的に検索することができます。
紙で管理している場合は順番を気にして管理するのも大変ですし、それを安易に入れ替えることはできません。
検索機能を利用して連絡先や顧客とのやり取りの情報を簡単に引き出すことができるので紙の名刺の時にあった、名刺を探すという手間を省くことができます。
これがオフィスにいなくてもどこでもスマートフォンからできるという点もとても有用です。
ちょっとした連絡から重要なやり取りまで、連絡をする際の面倒を一気に減らすことができます。
連携した連絡帳に同期することができる
スマートフォンアプリなどで利用する場合に、その端末の連絡帳に名刺情報を同期することができます。
GoogleコンタクトやiCloudといったサービスと連携できるものもありますので、自身が使いやすいサービスと連携することができるか確認してサービスの利用を始めるのがいいかもしれません。
もしくは名刺管理サービスに合わせて利用する連絡帳アプリを乗り換えたり、仕事用の連絡帳だけはその連携できるアプリを利用したりするといったように使い分けるのも有効でしょう。
スマートフォンを仕事用とプライベート用で分けている方は仕事用の連絡帳アプリを乗り換えるというのも良いですね。
こういった連携機能を利用することで、何度も情報を入力する手間を省くことができます。
単に一度の入力で済むだけではなく、顧客の連絡先が変更された場合などの片方の編集忘れや入力ミスなども失くすことができるでしょう。
このように名刺管理サービスと連絡帳を連携する際は連絡帳の方で情報を編集しても名刺管理サービスの方には反映されないので、編集する必要がある場合は必ず名刺管理サービスの方から編集するように注意しましょう。
せっかく連携していても連絡帳で編集してしまうと二度手間になるだけではなく、名刺管理サービスの方を更新し忘れた場合にはそちらからアクセスした際に連絡先を誤ってしまうかもしれません。
CRMとして利用することができる
これは上級編の利用方法となります。個人利用ではなく会社や部署を巻き込んでの戦略となるからです。
名刺管理サービスは個人での利用でも便利ですがこれを会社単位や部署単位で導入するとそれをCRMとしてマーケティングに利用することができます。
CRMとは、カスタマーリレーションシップマネジメントの略です。
簡単にまとめると顧客情報の管理やそれを利用したマーケティングに利用することができるシステムツールのことですね。
社員が貰ってきた名刺情報を全て会社のデータとしてこのツールにプールしておくことで、その膨大な情報を全社員で情報共有して同じ顧客に同じ営業をしてしまうといったミスを減らしたり、DMを一斉送信したりといった使い方をすることができます。
いきなりこれを導入、活用するというのは難しいかもしれませんが「名刺管理サービスの最終形としてこういうものがある」と覚えておくと良いでしょう。
まとめ
名刺管理サービスというものでどういったことができるようになるのか理解できたのではないでしょうか？
ざっと機能をまとめると、名刺を一括でまとめて管理しそれを検索するのが簡単で、連絡帳と連携して同期することができ、CRMとして利用することができるといった具合です。
今まで紙で名刺を管理していた方にとっては多少の慣れが必要かもしれませんが、名刺や顧客情報はデータ引き出しの容易さなどの観点から紙でするよりもデジタルの方が管理が基本的にしやすいです。
名刺管理サービスは様々なものがあり、完全無料で利用することができるものや一部課金のもの、月額サービスのものや名刺の枚数に応じて料金を支払うタイプのものなどがあります。
料金体系だけではなく名刺の追加方法もカメラでの撮影やスキャナ、郵送などの追加方法がありそれぞれのサービスによって利用できるものが違います。
更にものによってはSNSのような機能が付いていて実際に会ったことのない人と名刺交換やメッセージのやり取りをすることができるものなどもあります。
まずは無料で利用開始できるものから利用してみて、使用感が良ければ課金制のものも視野に入れて自身の環境に適したサービスを探してみるというのもおすすめです。
