コラム

デジタル名刺管理からアウトプット!名刺データの活用方法

名刺情報をデジタルで管理し、その情報を有効活用することは、ビジネス展開の飛躍には欠かせません。

個々の社員が得た名刺をアプリでデータ化し管理することで、名刺は社内の共有財産になります。人脈を社内で共有すると顧客へのアプローチがスピーディーに行えるので、営業活動の効率化にもつながります。

しかし名刺のデジタル管理で得られるメリットは、社内での情報共有が容易になるだけではありません。名刺をデジタル管理しているのなら、情報共有の他にも最大限に有効活用しましょう。

今回は、社内での情報共有以外に名刺管理サービスを活用する方法をご紹介します。

名刺情報のCSVデータをダウンロードしよう

デジタルの名刺管理サービスの中には、保存している名刺情報のCSVデータをダウンロードできるものがあります。

CSVデータは、さまざまなソフトウェア間でデータ交換の際に利用できます。今やビジネスには必須である名刺情報の管理や、見込み客のナーチャリングにも活用できるでしょう。

CSVデータとは?
CSVとは、Comma Separated Valueのこと。つまり、「カンマ」で「区切った」「値」です。

CSVファイルをメモ帳で開くと、カンマで区切った文字列が表示されます。カンマの位置、文字には意味があり、エクセルでCSVファイルを開くと、メモ帳で開いたときの1行目の文字列が表の見出し、列になります。

例ではエクセルでしたが、CSVデータは、他にもさまざまなソフトと連携できるため、普段の業務でも活用し、業務の効率化を図れます。

ダウンロードされる項目は?
まず、名刺管理サービスのCSVデータでは、どのような項目がダウンロードできるのかを見ていきましょう。

利用するサービスによって、ダウンロードできる項目は違いますが、ダウンロードできるデータは多ければ良いものではありません。活用できないデータが多すぎれば、管理するのに手間がかかってしまいます。

活用しやすいデータとは、名前、会社名、電話番号、住所、メールアドレスです。他には肩書き、名前のふりがな、会社のURLなどがダウンロードできるものも良いでしょう。

名刺管理サービスの利用を検討しているのなら、CSVデータのダウンロードはできるのか、どの項目がダウンロードできるのかを確認するようにしましょう。

CSVデータを印刷物に活用しよう

名刺情報が必要な印刷物は
CSVデータは、さまざまなソフトと連携でき、CSVデータがあればその都度、相手の名前や住所を打ち込まなくて済むようになります。

ビジネスに活用できそうな印刷物は、お礼状、年賀状、タックシール、DMなどがあります。それぞれ作成するための専用ソフトがありますが、専用ソフトにCSVデータをインポートするだけで宛名が完成します。

イベント時に名刺交換をした相手にお礼状を出すときや、見込み顧客へのDM送付の際に、名刺管理システム上で条件を絞り込み、CSVデータを出力すれば常に最新の状態で送付リストを作成できます。

オフィスの移転による住所変更や役職の変更があった際、名刺管理システム上の更新さえすれば、いちいち既存の「送り状リスト」を修正せずに郵送物の誤配達も防げるのです。

はがき作成ソフトと連携させよう
CSVデータをはがき作成ソフトと連携させると、はがきの宛名を印刷することができます。また、インポートした後に「年賀状〇年」や「DM送付〇年〇月」などと、データ名を変えて保存しておけば、履歴も残り今後の送付ペースの参考となるでしょう。

年賀状で販促効果を上げる
送る人が少なくなってきた年賀状は「送っても、販促効果はない」と思われがちです。しかし1年のうち、一番ポストに入っている郵便物に目を通す可能性が高いのは元日。普段は郵便物を気にしない人でも、年賀状には目を通すのではないでしょうか。

連絡を取る機会がなくても、年賀状であれば年頭のあいさつを兼ねて、自然に送ることができます。見込み顧客に対して1月、2月に使えるクーポンやキャンペーン用にユニークQRコードを作成して印刷しておくと、効果測定もでき後の電話フォローも可能です。

DMは情報管理次第
今時DMを送っても、見てもらえずに捨てられてしまうだけと思っていませんか?DMをビジネスにつなげていけるかは、情報管理がカギとなります。

DMを送るにあたり重要なのは、開封してもらうことです。そのためには、送付リストの整理をして、「ターゲットに有用な情報をDMに反映できているか」をチェックしましょう。

DMが着いた頃にフォローアップの連絡を入れ、そのレスポンスを次の施策の検討材料にすると、顧客に合わせたビジネスの展開につなげていけます。

どの企業にいつDMを送付したかという情報は、CSVデータを保存するか名刺管理システム上に記入すれば残るので、簡単に担当者へ共有し、企業への抜かりないフォローが可能になります。

BtoBのメルマガは思った以上に読まれている

名刺管理サービスの中には、任意のリストにメールを一斉送信できるものがあります。メールマガジンによる情報発信を上手く活用すれば、見込み客から契約につなげることもできるでしょう。

「メールマガジンは読まれずに削除されてしまうのでは?」と思うかもしれませんが、BtoBメルマガの開封率は平均20%ほどあるのです。

名刺交換をしてすぐにビジネスがスタートしない場合、連絡が途絶える期間が長くなってしまいがち。その期間も接点を持ち続け、自社をアピールするには、メールマガジンが有効です。

今、ビジネスで使用する連絡手段の1位はメールです。ビジネスパーソンなら、日に10回はメールボックスを覗くと言われています。

ちなみに今までテキストメールが主流とされていたメルマガですが、HTMLメールの割合も毎年増えており、これからはスマホユーザーに配慮したHTML形式のメルマガが主流になると言われています。

では、メルマガの開封率を上げ自社のアピールをするにはどういった工夫が必要なのでしょうか。

タイトルと内容を工夫する
読まれるメールマガジンを配信するためには、タイトルを工夫する必要があります。ターゲットを分析し、相手が興味を持つようなタイトルで配信しましょう。

メール一覧にはタイトルが表示されるため、タイトルが興味を引くものなら、開封してもらえる率が高くなります。

ただしタイトルと内容がかけ離れていると印象が悪くなるので注意が必要。メルマガは開封されることも大事ですが、読んで納得してもらえる内容であることが大切です。

内容は毎回変えた方が良いでしょう。自社のサービスに関係あるニュースを配信する、自社の製品の使用方法を説明していく、自社サービスを使ったアイデアを発信する。など、読み手に新たな発見を作ると毎回読んでもらえるメルマガになります。

メルマガの最後には、自社の情報、アピールポイントなども必ず入れましょう。

配信の時間帯を工夫する
メールマガジンが読まれるためには、配信する時間帯も工夫する必要があります。BtoB向けサービスなら、通勤時間や朝の始業時間頃が読まれやすいと言われています。仕事を始める前のメールチェックの際に読んでもらうパターンです。

また、お昼休みの時間も読まれやすいです。休憩しながらメールチェックをする人も多く、休憩時間なのでゆっくり目を通してもらいやすいのです。

配信解除ボタンを付ける
送る側が有益で読まれやすい、ターゲットに合わせた情報のメールマガジンを配信しているつもりでも、受け取る側は不要と感じているかもしれません。その際、ワンクリックで手続きが済む、配信解除ボタンがあると親切です。

名刺管理サービスの中には、絞り込んだリストにメールを一斉送信、「配信解除リンク」の差し込みができるものがあります。

一方的にメールマガジンを送り続けるのは、悪い印象を与えかねません。簡単に配信解除の手続きができるサービスを利用すると良いでしょう。

名刺データを活用して成約につなげる

名刺の管理をデジタル化したのなら、情報共有だけに留めずより多くの業務に活用しなくては勿体ないですね。

ビジネスでは名刺交換をしても結果につながらないことが多いですが、見込み顧客との接点がない期間もアピールを続けて、常に連絡を取っていると印象付けることが大事です。

そのための手段として、年賀状やDM、メルマガ配信を活用するのが有効。ビジネスで接点がない期間も情報を提供して、関心や興味を持ってもらい、競合他社に負けない印象を残しましょう。

名刺管理サービスからCSVデータをダウンロードすれば、さまざまなソフトと連携ができ、販促がしやすくなります。

名刺交換からビジネスチャンスを広げていくためには、営業効率を上げる名刺データの活用をしていくことも重要と言えるでしょう。