コラム

近年主流となっているクラウドでの名刺管理、セキュリティ対策はどうする?

かつてはホルダーやボックスを用い、各々が手作業で行っていた名刺管理。

近年は、名刺管理アプリを導入するのが主流となってきました。

名刺をデジタル管理すれば名刺情報が社内で共有できるようになり、ビジネスチャンスを逃さない顧客への迅速なアプローチが可能になるため、営業の効率もぐんとアップします。

多くの名刺管理アプリでは、名刺情報がクラウド上に格納されていますが、そこで気になるのはセキュリティリスク。

便利なサービスとはいえ、顧客情報が漏洩してしまうリスクは避けたいものです。

そこで今回は、名刺管理アプリのセキュリティ対策について解説します。不安を払拭して、安全な名刺管理アプリを有効活用しましょう。

ソフトやアプリの安全性

名刺をデジタル管理するためのソフトやアプリは数多くあり、導入する企業も増えてきました。

大事なのは「危険だから名刺管理アプリを導入しない」のではなく、信頼できる名刺管理アプリを選び、導入すること。

名刺をデジタル管理し、手間を省き業務の効率をアップさせることは、昨今のビジネスシーンには欠かせないことです。

名刺管理のセキュリティ面でのリスクを回避するには、どこに着目して名刺管理アプリ選びをすれば良いのか見ていきましょう。

無料アプリと有料アプリ
名刺管理アプリの中には、無料で使えるものがあります。

すべての無料アプリが危険とは言い切れませんが、企業で導入するのなら無料で使えるアプリを使い続けるのはセキュリティ面で危険と言わざるを得ないでしょう。

有料であれば、運営側も責任を持ってセキュリティ対策に取り組んでいるはずです。しかし有料であれば安全だと、単純に思い込んでしまうのは正しいとは言えません。

無料よりは有料の名刺管理アプリの方が信頼できるかもしれませんが、加えて次にあげる点もチェックしましょう。

プライバシーマークの有無をチェックする
プライバシーマークは、日本産業規格の基準に適合した事業者のみ使用が認められます。

近年、個人情報の漏洩が問題になる中で、個人情報を大切に取り扱っていると認められた事業者のみにプライバシーマークが付与されるようになりました。よって、プライバシーマークが表示されているアプリを選ぶことが重要と言えます。

プライバシーマークが表示されている事業者は、個人情報の扱いについて意識が高いということ。

その分、データ送信時やクラウド上での管理などで個人情報が漏洩しないよう、セキュリティ対策に万全を期しているサービスと言えるでしょう。

シェア率・利用している企業・導入実績
次に名刺管理アプリの安全性をはかるのにわかりやすいのが、導入実績やシェア率をチェックすること。

歴史がある名刺管理アプリほど、内容に改良を重ねてセキュリティ面も強化されています。

多くの企業に導入されているということは、それだけ信頼され、使い勝手が良くセキュリティ面でも問題がないという証明でしょう。

データ・通信

信頼できる名刺管理アプリは、様々な角度からセキュリティ対策に取り組んでいます。データそのものの取り扱いはもちろんのこと、通信時にも配慮がほどこされているのです。

具体的にどのような対策が実施されているのか、見ていきましょう。

データセンターの入退出管理
データセンターには名刺管理アプリ運営企業の社員のほか、データ入力オペレーターも出入りします。

個人情報を大切に扱っている企業は、認証システムを導入し、一人ひとりにセキュリティカードを渡したり、瞳認証などを行ったりしているのです。

認証システムによって、誰が何時何分に入退室し、どれだけ室内にいたかがわかり、個人情報の漏洩につながるような動きをしている人物がいないかどうか管理しています。

通信の暗号化
名刺データには重要な個人情報が含まれています。そのため、名刺データのやり取りにセキュリティ対策を講じているかどうかは、大切なチェックポイントです。

具体的には、通信するデータの暗号化を実施していること。

通信時にデータを暗号化するシステムを整えている名刺管理アプリを選べば、万が一サイバー攻撃に遭ってもデータは守られるでしょう。

アクセス管理
外部の人物が自由にアクセスできないよう、IPアドレス制限がかけられるサービスを選ぶことも大切です。

無料の名刺管理アプリの中には、ダウンロード時にアクセス権を求めてくるものがありますが、許可してしまうと運営者が登録された名刺情報を勝手に利用できてしまう状態になるため、大変危険です。

アクセス制限は運営者ではなく、利用者側がかけられる名刺管理アプリを選ぶようにしましょう。

オペレーターとPMS

デジタル名刺管理のためには、まずスマホのカメラ機能やスキャナを使って名刺データを読み込みます。

読み込みに使うOCR機能は、文字が読み取りにくい名刺の場合、誤認することもあるので、オペレーターによる確認・修正作業を行います。

オペレーターが名刺データを扱う際、情報漏洩の危険性はないのか、信頼できる名刺管理アプリはどのようなセキュリティ対策を講じているのか見ていきましょう。

所有者の特定はできない
データ入力オペレーターは、名刺画像だけを見て入力するシステムになっています。そのため、誰から送られてきたデータなのかを特定することはできません。

また、見る名刺画像も、名刺全体の画像ではなく入力に必要な部分だけが見られるようになっているため、名刺情報を把握することもできないようになっています。

入力作業は整備された室内で行われ、情報を持ち出すなどの漏洩につながる動きはできないように管理されているのです。

PMS(個人情報保護マネジメントシステム)を構築
PMSとは、Personal information protection management systemの略で、個人情報を保護するシステムを整備し、一定のレベルを維持しながら運用すること。

PMSを構築するためには、PMSの認定基準だけではなく、国や各種のガイドラインを考慮する必要があります。

PMSにより業務を遂行し、問題点があれば改善することを繰り返して、より安全なPMSを構築するのです。

また、PMSを構築していない事業所は、プライバシーマークを取得することができません。

セキュリティ対策が万全な名刺管理アプリを導入しよう

近年はアナログな方法の名刺管理よりも、デジタルな名刺管理が主流になっています。

名刺管理アプリは名刺データをクラウドに格納するので情報漏洩のリスクを伴いますが、大切なのは「個人情報漏洩のリスクがあるから名刺管理アプリを利用しない」のではなく、セキュリティ対策が万全な名刺管理アプリを導入することです。

とはいえ、安全な名刺管理アプリを選ぶには何を基準にしたらいいのか、わかりにくいでしょう。

デジタルに管理する名刺管理アプリには、無料・有料なものがありますが、単純に無料アプリが危険で有料アプリが安全だと言い切れるものでもありません。

わかりやすいチェックポイントは、プライバシーマークを表示していること、シェア率が高いことです。導入している企業が多いほど、信頼を得た実績があり改良も重ねられていると言えるでしょう。

また、データの取り扱いについてセキュリティ対策が講じられているかも重要なチェックポイント。

データ通信を暗号化しているか、アクセス制限をかけられるか、またデータ入力を行う環境が個人情報保護のための整備が整っているかも重要です。

信頼できる名刺管理アプリは、万全のセキュリティ対策を整えています。名刺管理における情報漏洩の心配をしなくていいよう、セキュリティ対策万全の名刺管理アプリを導入し、安心してビジネス展開に有効活用しましょう。