コラム

スマホで手軽に名刺管理、注意すべきポイントは?

スマホでの名刺管理は、誰にでも手軽にできる機能が用意されていることから共有名刺を管理している企業や個人で名刺管理をしている人まで幅広く利用されています。

このようにスマホでの名刺管理アプリを導入する人が急増する反面、気をつけなければならないこともたくさんあります。

そこで、今回は便利な名刺管理アプリを選ぶときに気をつけるポイントとはどのようなことなのかをまとめました。

これからスマホで名刺管理をしようと思っている方は参考にしてみてください。

スマホでの名刺管理とは?

スマホでの名刺管理がスタンダードになってきたとはいえ、まだまだ初めて聞いたという方もいるかと思います。

まずはスマホでの名刺管理とはどのようなものなのか確認していきましょう。

今までは名刺管理といえば、アナログな方法で名刺フォルダーなどに一枚ずつファイリングするやり方や、デジタルな管理方法としてエクセルなどで名刺の情報を管理する方法が一般的でした。

しかし、それらの名刺管理方法は現代の管理方法から考えると非常に手間のかかる方法なのです。

そこで、登場したのがスマホの名刺管理アプリ。アプリを使えば名刺をスマホのカメラで撮影するだけでデータ化したり、アプリから登録した名刺情報の分類ができたり、必要な名刺情報を検索することも容易にできるようになります。

また、スマホアプリの中には、SNS機能が備わっているものもあり、アプリから相手を検索して、そのままチャットのように連絡をすることも可能です。

今までのように分厚い名刺ファイルをめくって必要な名刺を探したり、外出時にパソコンを開いてデータを探したりする必要がなくなり、どこにいても社内全ての名刺情報をスマホから簡単に閲覧できます。

スマホで使える名刺管理サービスを選ぶときの注意点は?

まずスマホで名刺管理サービスを利用するときに注意すべきことは、そのサービスが個人情報に対してどの程度セキュリティ対策を行っているかを見極めることです。

現在多くの名刺管理サービスが存在しますが、中にはセキュリティが甘いサービスも存在するのです。

セキュリティが甘く危険なサービスの見極めは?
アプリをインストールするときに名刺情報に記載されている連絡先に対してアクセス権限を求めてくるサービスがあります。

アクセス権限を求めてくるということは、サービス側が登録された名刺情報にアクセスし、何らかに利用しようとしているということ。このような場合には絶対にアクセス権限を認めないようにしてください。またそのサービスのダウンロードを即刻中止し利用をしないようにしましょう。

プライバシーマークの有無のチェックは必須!
スマホでの名刺管理は非常に便利ですが、個人情報を取り扱う以上は検討段階から慎重にならないといけません。実際に使用する前に、検討中のサービスにプライバシーマークの表示があるかを必ずチェックしておきましょう。

プライバシーマークとは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が個人情報を適切に取り扱っている企業に対して認定するもので、認定を受けた企業はプライバシーマークのロゴの使用が許可されます。

よって、プライバシーマークの表示がある企業のサービスは、データ保護に対する情報セキュリティ機能が充実しているため安全性が高いといえるでしょう。

個人で注意をしておくこと
スマホを使って名刺情報を管理するにあたって自分自身でも注意しておくべきことはスマホの紛失です。スマホは手軽に名刺情報を管理でき、サイズも小さいため持ち運びも容易となるのですが、落としたり、盗まれたりと紛失するリスクも常に持ち合わせているのです。

もしも、大事な取引先の情報が入ったままスマホを紛失した場合には、自分が困るだけではなく、取引先からの信用も失う可能性があります。

紛失時にスマホのロックをかけていたとしても、悪い人の手に渡れば解除され個人情報を抜き取られる可能性もあります。

あらゆるリスクを考え、スマホ本体の生体認証を利用する、アプリにパスワードをかけるなど、最低限の対策は必要です。

万が一紛失や、盗難に遭った場合は、すぐに自身のパソコンや同僚のスマホから名刺管理アプリの個人アカウントにログインし、パスワードを難解なものに変更します。

どうしても見つからない場合や同僚のスマホからログインができない場合はアプリの管理権限を持つ社員へ報告しパスワードを変更、またはアカウントを削除し新しいアカウントの作成など対応をしてもらいます。

前提として紛失しない、盗まれそうな場所に置かないなどは普段から気をつけるべきことですが、万が一紛失した場合には必ず管理者に報告しましょう。

スマホアプリで膨大な名刺をデータ化する場合

スマホアプリでの名刺管理は、データの持ち運びや検索性などメリットが多いです。しかし、一度にスキャンできる名刺の枚数には上限があるため、大量の名刺をスマホひとつでデータ化するには時間も手間もかかります。

多くても10枚程度の名刺情報ならば、数回スマホで写真撮影をするだけでデータ化できますが、100枚以上になると撮影するのも大変です。

便利なのは名刺スキャナーの利用
そこで大量の名刺をデータ化するのに便利なのが名刺スキャナーです。今では一度に複数枚スキャンできる機種も販売されているので、そのような機種を選べば大量の名刺でも短時間でデータ化することが可能になります。

名刺データを取り込めるスピードとしては、スマホアプリだとおよそ1分間に表裏で6枚程度ですが、高性能なスキャナーを使えば10倍の60枚ほどの名刺データが取り込めるため、大量の名刺を保有する企業は名刺管理アプリと一緒にスキャナーの導入もおすすめです。

郵送サービスを便利に使いたい
名刺スキャナーを使う時間もないほどに忙しい部署や、大量の名刺を保有し、増えるスピードも速い企業では、名刺をデータ化するだけで人員が取られます。

そんな企業には名刺を郵送するだけでデータ化してくれるサービスの利用をおすすめします。これは名刺管理の導入時など、過去の名刺を一気にデータ化し、早く運用していきたい場合に適しています。

サービスを受けるときには、サービスを展開している会社に申し込みをして大量の名刺を袋に入れて郵送するだけです。サービスによって2日〜10日程度で全ての名刺がデータ化されて戻ってきます。

郵送で名刺をデータ化するサービスには、データで納品するタイプと名刺管理アプリにも反映させるタイプがあります。名刺のデータ化による手間を最小限に減らしたい場合は、名刺管理アプリに直接納品をするタイプを選ぶと良いでしょう。

まとめ

今回は、スマホで手軽にできる名刺管理アプリを選ぶ際のポイントを紹介しました。名刺管理アプリは手軽にできる反面、気をつけておくこともあるので慎重に選ぶ必要があります。

名刺管理アプリを選ぶ際には必ずプライバシーマークの有無を確認すること、そしてスマホを紛失した場合はすぐに難解なパスワードへ変更をしましょう。

ここまで名刺管理アプリについて、気をつけたいポイントばかりを紹介しましたが、スマホアプリはただ危険なものではなく、時と場所を選ばずに名刺情報を検索、閲覧できとても便利なサービスです。

アプリを正しく選び、管理すれば問題なく安全に使用できるので、今回の注意点を参考に名刺管理アプリを検討してみてください。