増えていく名刺は、仕事をしてきた証し。さらに名刺には、新たなビジネスチャンスが秘められているので会社の貴重な財産のひとつです。
そんな名刺を、いざというときすぐに取り出せないのでは、せっかくの労力が無駄になってしまいます。
名刺が取り出しづらくなってきたり、すぐに探せなかったりと不便を感じたら、名刺を整理する時期かもしれません。どんな名刺の管理方法であっても、作業効率の良い方法に整えていくことが必要です。
そこで今回は、名刺の管理方法をアナログ管理メインでご紹介していきます。
まずはデジタルな名刺管理をご紹介
名刺を管理するのには、デジタルな方法とアナログな方法があります。アナログな方法については後ほど詳しく解説するので、まずはデジタルな方法の紹介です。
名刺をデジタルな方法で管理すると、名刺に印刷されている情報がデータ化されます。メリットは、キーワードで検索ができるようになったり、チームで情報を共有できるようになったりすること、そしてどこからでも名刺データにアクセスできることです。
名刺のデータ管理をする主な方法は、名刺スキャナ、スマホアプリ、外注サービス、エクセルです。
名刺スキャナ
名刺スキャナは、名刺をスキャンすることで名前や会社名などの名刺情報をデータ化します。スキャナには据え置き型とモバイル型があるので、用途に合わせて選ぶと良いでしょう。
スマホアプリ
スマホアプリは、スマホのカメラ機能を利用する管理方法です。写真から名刺の情報を読み取ってデータ化し、クラウドサーバーで管理します。
アプリでの管理は、出先でもスマホ1つあれば管理できる手軽さが人気です。アプリの種類としては、スマホで名刺を撮影するだけでデータ化できるOCR（光学文字認識）を使うものと、撮影した写真をオペレーターが入力してくれるものがあります。
エクセル
エクセルでの管理は、1枚ずつの名刺を人間が入力する方法です。共有サーバーに保存することで、データの共有が可能になりますが、情報の漏洩には気を配ることが重要です。
外注サービス
ここまでは自分で手持ちの名刺をデータ化していく方法を紹介しましたが、名刺をスキャンしたり撮影したりしなくても、郵送するだけで人力でデータ化してくれる外注サービスもあります。名刺をアナログ管理からデジタル管理に移行する際、大量の名刺を一気にデータ化する場合に適している方法です。
活用頻度が高い名刺はこだわりのアナログ管理で
名刺情報はデータ化したほうが良いとはいえ、よく使う名刺やデータ化する前の名刺、そしてデジタル管理を導入した直後では、慣れているアナログ管理も並行して続けていきたい場合もあるでしょう。
その場合、アナログ管理でも作業をできる限り効率化するために自分に適した名刺管理グッズを使うことが大切です。
枚数が多くても収納できる「ボックス」
机の上、または引き出しの中に保管できるボックスタイプの名刺ケースがあります。仕切りを作って保管すれば、大量の名刺でもわかりやすく管理することが可能。
ただし、仕切りを多く作りすぎると、必要な名刺を探し出すのに手間取ってしまったり、出した名刺を元に戻しづらかったりというデメリットも。ボックスでの管理は、保管する期間や枚数を決めて、データ化する前の名刺を優先度順に保管する使い方が良いでしょう。
活用頻度が高い名刺を選んで管理する「ホルダー」
名刺ホルダーは多くの場合、名刺ボックスほどの枚数を収めることはできません。よって、枚数が少ない名刺の管理に向いているといえるでしょう。
特に、活用頻度が高い名刺をすぐに取り出せるように整理しておくのがおすすめです。コンパクトに使える手帳サイズのものもあるので、現在やり取りをしている相手であったり近日中にアポを取りたい相手であったり、手元に置いておきたい名刺を管理しておくのも良いでしょう。
名刺ホルダーには、「ファイル型」「バインダー型」「回転型」があります。
ファイル型
ファイル型のホルダーは、名刺を受け取った順番に管理するのに向いています。例えば、イベント時に大量の名刺を受け取ったときの保管や、営業時に持って行き、オフィスに戻るまでの保管に使いましょう。ファイルには名刺と一緒にメモを入れておくことで、大人数と会話するうちに忘れてしまいがちな細かな情報も一緒に持ち帰ることができますね。
ただしファイルは、一度名刺を入れてしまうと順番を入れ替えるのに全て入れ直さなければならないため、長期間収納するにには向いていません。ファイルでの管理は数日程度、短期間の保管に使いましょう。
バインダー型
バインダー型の名刺ホルダーも、ファイル型のように順番にポケットに入れていく方式です。しかしバインダー型は、バインダーを外してページの入れ替えが可能。管理したい名刺が増えるごとに、ページ数を増やしていくこともできます。
またバインダー用のしおりを使えば、同じ時期に名刺交換をした相手や業界ごとに区切ることも可能です。
バインダー型はファイル型よりも長期間の保管に適しています。保管している名刺をページごとにデータ化していき、テータ化が完了したページを別のバインダーに移せば、データ化待ちの名刺とデータ化後の名刺を区別しやすくなります。
回転式名刺ホルダー
最後に、回転型のホルダーは片手でパラパラと名刺を探すことができるグッズです。見た目がスタイリッシュなので、仕事をしていて気分が上がるという声もあり、根強い人気があります。
回転型ホルダーは、デスクに置きっぱなしにしてもそれほど場所を取らず、ホルダーを回転させながら素早く取り出せるので、場合によっては名刺データを検索して探すよりもスピーディーに目当ての名刺を探し出せます。
アナログで名刺を管理するコツとは
では、先ほど紹介した名刺管理のグッズを使いながら、具体的にどのように整理していったらいいのでしょうか。
時系列
受け取った順に、名刺を並べて入れていく方法です。
名刺を受け取る頻度によって、年別、月別など決めておくと良いでしょう。時系列で管理しておくと、古くなり誰のものかわからないような名刺は情報を確認した後、古い情報であれば処分の対象にできます。
ただし時系列で管理する場合、長く収納し続けていくと名刺をいつ受け取ったのか忘れてしまうこともあります。数が多くなってくると、記憶も曖昧になってくるでしょう。
そこで、Googleカレンダーのようなサービスを利用し、自身の予定を管理することで、企業名をサービス内で検索するだけでいつごろ名刺交換をしたかがわかるようにします。名刺をアナログで時系列順に管理したい場合には、デジタルなスケジュール管理サービスとの併用が必須となるでしょう。
名前順
あいうえお順やABC順などで整理しておく方法です。オーソドックスですが、相手の企業名や名前が思い出せないと探すのに手間取ってしまうのがデメリット。
特定の行に属する名刺が増えすぎる場合もあるので、一度入れてしまうと入れ替えが難しいファイル型ホルダーでは、管理しにくい方法です。名前順の場合は、バインダーやボックスを区切って使用し、特定の行からデータ化していくと整理しやすいでしょう。
業界別
企業名や名前が思い出せなくても、業界別に管理しておけばスムーズに必要な名刺を探せます。ただし、分け方をわかりやすくしておかないと、逆に探しにくくなってしまうということも。
バインダー型のグッズであれば、バインダー用のしおりで業界を仕分けることができ、名前順による入れ替えも最低限となるのでわかりやすく管理することができます。
イベント別
特定のイベントや企画で受け取った名刺をまとめて管理しておく方法です。1箇所にまとめておくことで記憶をたどりやすく、必要な名刺を取り出しやすくなるでしょう。
名刺管理はデジタルとアナログを使い分けよう
名刺管理をするのには、デジタルとアナログな方法があり、どちらにもメリットとデメリットがあります。
デジタル管理でも方法によっては、時系列順や業界別、名前順、よく使う順にソートすることも可能です。とはいえ、名刺をデータ化したそばから処分してしまうことに抵抗を感じる人もいるでしょう。
名刺の情報を会社全体で共有するためには、データ化し、デジタル管理をする必要があります。しかし慣れているアナログな管理方法で整理したほうが、データを検索するよりもむしろスピーディーに取り出せるということもあるのです。
そのため、活用頻度の高い名刺や名刺をデータ化する前後、一定の期間についてはアナログな方法でも並行して管理しておくと、名刺のデジタル管理への移行期間も業務に支障が出にくいでしょう。
名刺の管理で大切なのは、必要なときにいかに早く名刺を取り出せるかということ。今回ご紹介した方法で、デジタル管理もアナログ管理も上手に活用し、さらなる業務効率化を図っていきましょう。
