名刺の管理には、大きく分けてアナログ方式とデジタル方式がありますが、名刺情報を社内で共有するにはデジタル管理が便利なので、名刺情報をデータ化し、クラウド上で管理している会社も多く見受けられます。
しかし、社内での名刺の共有が便利になった反面、新しく導入したシステムは社内トラブルがつきものですね。名刺管理システム導入直後やシステムの使用に慣れ始めたころによくあるトラブルが「データの誤削除」です。
そこで、今回は、名刺のデータを削除してしまう状況はどういったときに起こるのか、削除したデータは復元可能か、対策や対処法はどのようなものかを説明していきます。
デジタルな名刺管理を使用している人にとって、覚えておきたい情報をまとめてみましたので参考にしてください。
デジタル方式の名刺管理にはどのくらいの種類がある？
まず、名刺のデジタルな管理方法の種類を確認してみましょう。いまや一般的となったデジタル方式の名刺管理ですが、いくつかの方法がありますので分類してみました。
エクセルによる管理
エクセル自体は日頃から様々な業務で使用していることが多いので比較的馴染みやすい管理方法です。
エクセルの機能を使い、条件を指定してデータ検索などもできるので必要としている名刺データを検索、条件を指定した並び替えも可能です。
ただし、自分たちで設計していく必要があるので必ずしも満足いく管理システムとなるかどうかは設計者の腕次第となってしまいます。完成したフォーマットも人によっては使いにくく感じることもあるでしょう。
そしてエクセルでの管理で一番の懸念は、エクセルのパスワード設定だけではセキュリティ対策が充分でない点です。エクセルのパスワードは解析しようとすれば簡単にできてしまうものなので、社内の運用方法によってはリスクのある管理方法となる可能性があります。
今はプライバシーマーク取得済みの名刺管理サービスもあるので、デジタル方式の名刺管理でエクセルを使用しているのならば、より安全な名刺管理に特化したサービスの利用を検討しましょう。
スマホアプリによる管理
最近のスマホアプリは非常に進歩しており、アプリ一つで名刺情報の取り込みから管理、そして検索や修正などの作業ができるようになっています。
取り込みについてもパソコンのように打ち込むのではなく、スマホのカメラで名刺を撮影するだけで、自動的に文字情報として取り込んでくれる機能も付いているので非常に楽にデータ化や管理をすることができるのです。
外注業者に依頼する
名刺の取扱量が非常に多い場合には、外注業者を使うのもひとつの手段です。今までアナログで管理していた膨大な量の名刺を自社の社員でデータ化するには必要な人員も割かれ、生産性が高いとはいえません。
外注サービスには、名刺のスキャン代行や名刺情報の入力代行など種類がありますが、名刺情報を人力で入力代行してくれるサービスであれば、誤字やデータ重複リスクも少なく、ダブルチェックしてからデータを納品してくれるので非常に効率的な方法です。
名刺のデータを消してしまう可能性があるのはどんな状況？
ここで本題ですが、デジタル管理している名刺のデータを誤って削除してしまうというトラブルはどのような状況で発生しやすいのでしょうか。
よくあるデータ消失のケースは主に人為的ミスと、名刺管理をしているデータソフトのトラブルの2種類に分けられます。
今回のテーマであるデータの誤削除は、人為的ミスに分類されます。
データ編集中に誤削除が起きる状況とは、名刺データの修正中に誤って文字や情報を削除してしまい、そのまま気が付かずに保存をした後、情報を削除してしまったことに気付くというケース。こういったミスは名刺管理以外でも心当たりがある人もいるかと思います。
そして、エクセルで名刺データを管理している場合に起こりやすい人為的ミスがファイルの競合です。これは2人以上で同時にファイルを操作していると動作が不安定になったり、編集した内容がエラーで保存できなかったりする現象です。
ファイルの競合は「共有ブック」を「オン」にして社内共有するか、マイクロソフト純正のオンラインストレージ「SkyDrive」を使用することで解決できます。
しかし、どの社員でも自由にデータを編集できる状況は安全性に欠けますので、名刺データの管理者以外は「読み取り専用」権限で共有し、データの編集は限られた管理者だけが行うようにするとデータ消失のリスクを減らせるでしょう。
そして名刺データ管理用として使っているソフトの破損が原因のトラブルですが、これは注意していても起こる可能性があるので、対策としては必ずバックアップを取っておくようにすることでしょう。
名刺管理サービスを使用していれば、サービスに不具合があった場合、サービス提供側で対応してくれるので、不具合の報告や相談をした後に自社で復旧作業にあたる必要はありません。
名刺管理の共有管理者は必要？
基本的にどのようなものでもシステムを導入するときには、必ず管理者をおくようにします。
名刺管理サービスを導入する場合にもやはり管理者をおき、その管理者は、
①名刺管理サービスを使用することができるメンバーの管理
②名刺データ情報の保存と削除
③名刺情報のエクスポートと共有メンバーへの情報提供
④共有メンバーへの権限管理と付与
⑤サービスについてのトラブル対応
を担当します。上記以外にも使用するシステム上で管理者権限でのみ利用できる機能があるため、そういった機能も含め対応します。
誤ってデータを削除してしまったときの復元方法は？
パソコンなどで名刺データを共有管理しているときの誤削除は、実は意外と多く起こり得ることです。
利用しているパソコンのOSによって方法は若干違いがありますが、WindowsとMacの場合の復元方法をまとめてみました。
Windowsの場合
名刺データをWindowsで管理、保管している場合のデータ復元方法は、前提としてファイル履歴が有効となっていることが必要です。
Windowsでファイル履歴が有効となっている場合には、名刺データのようなドキュメントやピクチャが自動でコピーされてフォルダに保存されるのです。
ファイル履歴が有効になっていれば、もしも名刺データを削除してしまったとしてもバックアップオプションからファイルの復元を行うことができるのです。
Macの場合
Macの場合は、内蔵されているTime Machineというバックアップ機能を「オン」にしておくことで、自動的にバックアップをしてくれます。
復元方法は復元したい名刺データのあったフォルダからTime Machineのメニューを開き、「Time Machineに入る」ボタンを選択します。
そして、復元したい時間まで時間軸を遡って復元ボタンを押せば削除前のデータに戻してくれるのです。
名刺管理サービス利用の場合
名刺管理サービスを展開している会社では、アカウントごとにバックアップを取っていることがほとんどです。
削除した情報を自力で回復できない場合は、サービス提供元の会社に問い合わせをします。名刺情報は個人情報のため、データ復元に関する問い合わせは、システム導入時に設定した代表者のみとされている場合もあるので一度社内で相談する必要があります。
サービスによっては表面上削除してしまっても実際は情報が残っており、システム上で指定された手順を踏めば情報を回復できる場合もあるので、社内のマニュアルを確認し、データ復元方法を確認します。社内マニュアルにデータ復元について記載されていない場合でも、一度使用しているサービスのホームページで「よくあるお問合せ」を確認してみましょう。
名刺データは企業にとって大切な情報です。簡単には復元不可能な状態にはなりませんので落ち着いて対処してください。
エクセルでの管理方法
名刺のデータをエクセルで管理している場合、データを削除しても上書き保存前ならば「戻る」ですぐに元に戻せますよね。仮にファイルを削除してしまってもパソコンのゴミ箱から復元できます。
そして、名刺データを保存する前にうっかり閉じてしまった場合も、エクセル上の［保存されていないブックの回復］から復元可能です。
デジタル管理を恐れず業務効率化を進めよう
もしも誤って名刺データを削除してしまったとしても、今まで紹介してきた復元方法を利用すれば大概は復元することができるでしょう。
今回は復元方法を説明していきましたが、日頃からデータ誤削除を想定し、バックアップをきちんと取っておくことや、人為的ミスを想定した社内運用をしていくことが大事です。
人為的ミスを想定した社内運用のひとつにはマニュアル作成が当てはまります。マニュアルはサービス導入時にもらうマニュアルではなく、社員の立場に合わせた社内用マニュアルを作るとよいでしょう。
そして、社内マニュアルにてデータを誤削除してしまったときのフローを共有しておけば、ミスの報告漏れを防ぐことができますし、落ち着いて対処することが可能です。
いまや名刺のデジタル管理はデメリットがほとんどない名刺管理方法です。
デジタル方式で管理しているデータは簡単に消えませんし、すぐに復元可能、導入時に不安な名刺のデータ化には外注サービスもありますし、個人情報の管理もプライバシーマークを取得しているサービスを使用することで安全に管理できます。
社員だけでなく企業としても業務の効率化、時代への順応力が必要とされる今、その第一歩として、名刺のデジタル管理を検討してみてはいかがでしょう。
