あなたの会社では、日々の営業で手に入れた名刺をどのように管理していますか？
この数年、名刺の取り扱いに大きな変化が起きていることに、お気づきの方も多いのではないでしょうか。
挨拶と共に交わされる名刺ですが、活用次第によっては、営業での次の一手に大きくかかわる存在になりつつありますね。
今回は、セキュリティやコンプライアンスの問題も含めて、最も効率よく名刺を管理でき営業にも役立てられる新しい名刺管理ツール、『SmartVisca』について詳しくご紹介します。
SmartViscaとは
SmartViscaはSalesforceプラチナパートナーでもある株式会社サンブリッジが開発した名刺管理・活用のソリューションであり、名刺に記載された情報をクラウド上で管理し、そこに蓄積された情報を社内で共有することで、名刺を戦略的に活用できるシステムです。
2014年のアプリ登場以降は急速に売上げを伸ばし、世界最高水準のビジネスアプリマーケットプレイスであるSalesforce AppExchangeにて、「2018年最も売れたAppExchange アプリTOP10」の大企業1位・中小企業2位にも選ばれた実績を持っています。
また、最近では日本マーケティングリサーチ機構が、2020年6月に行った『名刺デジタル化』におけるインターネットアンケートでも『Salesforceユーザーがおすすめする名刺管理ツールNo.1』を獲得するなど多くのSalesforceユーザーから高い評価を得ています。
昨今、企業が持つ名刺を会社の資産と捉える動きからも、注目度の高い商品と言えるでしょう。
注目したい、SmartViscaが持つ優れた機能8つ
名刺を整理・保管するサービスがメインの個人向け名刺アプリとは異なり、法人向けの名刺管理アプリの場合、情報のデータ化・人物管理・重複防止など名刺管理に不可欠な機能以外にも、営業活動に役立ついくつかの機能が付いているものが多いようです。
ここでは、SmartViscaにどのような機能が付いているのか、詳しく見ていきましょう。
・名刺のデータ化
SmartViscaのデータ読み取りは市販のスキャナーだけでなく、アプリを用いればスマホでもスキャンが可能です。もし、名刺に手書きでメモが書き添えられていた場合は、その大事なメモ書きもデジタル化して同時に取り込むことができるので、付加価値のある情報を残せます。
また、取り込んだデータの正確性が欠けると情報価値が損なわれてしまいます。SmartViscaでは、OCRでテキスト化された名刺情報と画像を人の目で照合し、読み取れなかった項目をオペレーターによって入力校正する2段階チェックが行われるので、デジタル化精度ほぼ100％の正確な情報を蓄積できます。
・スマートフォン対応
スマートフォンのカメラを仕様して名刺の取り込みや、過去に取り込んだ名刺データの検索ができるので、大量の名刺を持ち歩く必要はありません。
また、外出先から急に連絡をしなくてはならない状況に置かれた場合も、社内にいる人に連絡先を探してもらう手間をかけず、クラウド上に保存してある名刺データを見てすぐに対応できるのでビジネスチャンスを逃しません。
・Salesforceとの連携
SmartViscaの名刺データはSalesforceとの親和性が高いので、Salesforceのレポートやダッシュボードの集計機能を利用して、名刺交換の実績や取引先との関係性の強さなどを視覚的に把握することで、売上げアップに役立てることができます。
また、SFA(Sales Force Automation・営業支援システム)であるSales Cloudの機能とも連携が可能で、見込み顧客の管理・案件および商談の進捗状況管理・売上予測などをもとに業務効率を上げ、売上げに結びつけていけます。
・人物管理
社内の誰がいつどこで名刺交換したのかをきちんと管理でき、名刺に紐付けた営業活動記録も残せるため、人事異動や引継ぎの際にもスムーズに情報を共有することができます。
また、社内の異なる部署で同じ名刺を持っている人もわかるため、情報を共有して取引先と関係を深める下地作りに役立てたり、手に入れた名刺から取引先の会社組織図を階層的に表示し、より深く掘り下げた営業計画を練り上げたりすれば、案件機会の増加にも繋がるでしょう。
・重複防止
重複した人名などを除き去る名寄せや、情報更新が自動で行われるので、時間や労力をかけずに最新の情報を利用できます。
蓄積された名刺のデータに重複した内容があり同一人物と判断された場合は、名刺交換日をキーにコンタクトを履歴で管理することができるほか、取引先の人事異動などで責任者の交代が起きた場合も、最新の名刺情報から取引先責任者の既存データが最新のものに自動的に上書きされ、情報が更新されます。
・リスト機能
セミナー参加やイベントなどで大量に名刺を交換する機会があったら、セミナー名やイベント名をリストに登録して、グルーピングできます。後から名刺を見たいと思ったら、セミナー名やイベント名を入力すればその時の参加者の名刺を抽出でき、検索の際に便利です。
・外部データ連携（※別途連携開発費用が必要）
SmartViscaの名刺データはSalesforceに蓄積されるため、Salesforceを介してPardotやuSonarなどのような外部システムやAppExchange上のさまざまなアプリと連携させることで、より多くの機能を拡張していけます。
具体的には、MA(Marketing Automation)システムPardotとの連携でメール配信やWeb履歴の管理が可能になる・uSonarにより名刺データに企業の属性情報をプラスできる・アンケート作成や回答結果の管理ができるなど、より高度なマーケティング活動が行え、顧客育成や商談化のスピードアップにつながります。
・セキュリティ
SmartViscaは、大きく分けて3つの局面でのセキュリティ対策が行われており、安全性は非常に高いと言えるでしょう。まず、名刺データ取り込み時の通信は全てSSL/TLSで暗号化して行われ、名刺画像は自動的に端末から削除される仕組みになっています。
次のオペレーターによるデータ入力校正の際には、個人情報に該当しないように氏名・電話番号・メールアドレスなど項目ごとに分割された画像が使われ、請け負う入力内容も項目ごとにグループ分けされています。
なお、この校正用の分割データも納品完了後に自動で削除されるため、名刺データはSalesforce以外に存在することはありません。
そして最終的に、名刺データはSalesforceのデータベースで厳しいセキュリティのもとに一元管理されるため、構造上でも高い安全性を誇っていると言えますね。
名刺管理にSmartViscaを導入するメリットとは
SmartViscaの強みは何と言っても、Salesforce一体型の名刺管理ソリューションということです。
取り込まれた名刺データの運用には、社内のパソコンのみならず営業先からでもSalesforceモバイルアプリを使ってアクセスでき、普段の業務と同じSalesforceのID・Passwordをそのまま使えるので、システム導入による煩雑な手間がかかりません。
また、蓄積された名刺データをすぐにSalesforceのデータベースで一元管理できるので、セキュリティ面やコンプライアンス面での安全性にも優れ、企業がリスクにさらされる可能性が低いことも大きなメリットと言えるでしょう。
そしてさらには、名刺から得た情報を会社の資産としてSalesforceの機能と連携させて活用していくことは、Salesforceの活躍の場を広げて案件機会を生み出し、企業に次のようなメリットももたらします。
1.費用の削減
名刺データの入力にかかる時間や労働力、また、専用サーバーやデータメンテナンスのコストが削減されるなど、顧客管理におけるコストを削減できます。
2.収益の増加
名刺による過去のつながりを社内全体で共有したり、リードの管理から効果的なマーケティングを行ったりすることで営業機会・案件機会を創出し、収益の増加をもたらします。
3.働き方改革
名刺の携帯が不要になり、モバイル端末を使って営業活動ができることから、リモートワークの促進にもつながります。
すでにSalesforceを導入している企業にとって、名刺管理にSmartViscaを取り入れることは、特に心強い味方となるでしょう。
SmartViscaはどんな企業に向いている？
まず、おすすめなのは先ほども述べた通り、すでにSalesforceを導入している企業です。
顧客管理にSmartViscaを加えることでSalesforceをもっと有効活用できれば、営業活動の効率アップが実現。
そのほかにも、顧客情報を活かして売上げ増に結びつけたいと考えている企業や、顧客管理のコストや手間の削減に悩んでいる企業にとっても、SmartVisca導入が解決策になるでしょう。
まだSalesforceを導入していない企業でも、名刺管理から顧客情報の運用を始め、商談管理やMA(Marketing Automation)システムでリードを育てたのちAppExchangeで必要なアプリをピンポイント導入する、というようなカスタマイズも可能です。
サンブリッジ株式会社は、Salesforceの導入や開発、他ツールとの連携など長年の実績をもとに、それぞれの企業に合ったシステム導入・サポートを行える会社なので、料金体制などのプランも含め、問い合わせしてみるのも良いでしょう。
まとめ
会社が今まで築き上げた顧客とのつながりと、これから未来で顧客と交わされる名刺を、ともに企業の資産として上手く利用できるかどうかで名刺1枚の重みは大きく変わってきます。
過去の名刺1枚にはビジネスチャンスはないかもしれません。ただ、多くの名刺を管理し、データ化することで大きなビジネスチャンスに繋がるのです。
人との出会いとつながりを大切にするように、手に入れた名刺も適切な管理と活用で大事に扱っていきたいですね。
