名刺管理を使いこなす。Zohoなら「Card Scaner」アプリで名刺のスキャンもできる。

  • 2021年2月9日
  • 2022年2月16日
  • 名刺

ビジネス効率を上げるため、CRMやSFAなどのシステムを導入する企業が増えています。

CRMとはCustomer Relationship Managementの略で、日本語では顧客関係管理。顧客の満足度を向上させることを目的としたシステムです。

SFAとはSales Force Automationの略で、日本語では営業支援システム。営業業務を効率化することを目的としたシステムです。

CRMもSFAも有効活用するためには、もととなる顧客および見込み客のリストが必要になります。リストは正確である必要があるため入力するには手間がかかりますが、獲得した名刺からリストを作成すれば効率化が図れるでしょう。

「Card Scaner(カードスキャナー)」とは、Zohoが無料で提供する名刺スキャンアプリです。「Card Scaner」で読み取った名刺は、Zoho CRMの連絡先か見込み客リストに反映できます。

今回は、うまく活用すれば業務を効率化できる「Card Scaner」アプリについて解説します。

そもそもZohoとは

Zohoは、あらゆるビジネスニーズをサポートするオンラインシステムサービスです。

中でもZoho CRMは低コストで利用できることや、優れたカスタマイズ性で人気。

昨今はさまざまなCRMシステムが利用できるようになりましたが、導入したものの使いこなせず、運用ができていないというケースもあるようです。

CRMを活用できない理由としては、決められた型に利用者側が合わせなければならないため使いづらいなどが挙がります。

業務効率化をするにしても、業務内容が異なれば必要な顧客情報の項目はさまざまででしょう。

Zoho CRMは、ビジネスの現場に合わせて簡単にカスタマイズできるので、運用に負担がかからず活用できます。

またZoho CRMはSFA機能も含むため、顧客管理だけではなく、営業業務にも活用できます。

「Card Scaner」とは?

前述したように、Card ScanerはZohoが提供する無料で利用できる名刺スキャンアプリです。Card Scanerについて、もっと詳しく見ていきましょう。

名刺スキャンアプリとは
名刺管理がビジネスの成功を握る鍵ともいわれる昨今ですが、そもそも良く聞かれるようになった名刺管理アプリや名刺スキャンアプリがどのようにビジネス展開に関係しているのかと疑問に持たれている方もいるのではないでしょうか。

従来、営業パーソンが獲得した名刺は、各々が管理するものでした。よって、せっかく顧客情報を入手していても、社内全体で共有し有効活用できないということが起きていたのです。

名刺スキャンアプリによって読み込まれた名刺は、デジタル化され社内で共有できるようにデータが保存されます。クラウドで管理されている情報には社内の人間であればオフィス外からでもアクセスでき、効率的な営業に生かすことができるのです。

名刺管理の方法にはアナログな方法や名刺管理アプリなどデジタルな方法があり、それぞれに良さがあります。

デジタルで管理するために利用するのが名刺管理アプリや名刺スキャンアプリです。スキャンして読み込まれた名刺情報はデータ化され、顧客リストや見込み客リストを作成することができます。

名刺情報をもとに作成した顧客リストや見込み客リストには、営業のタイミングや営業時の議事録を記載しておくなどして上手に活用すればタイミングを逃さない営業アプローチに導いてくれるでしょう。

利用できる端末は
Zohoが提供するCard Scanerは、iPhoneやAndroid、タブレット端末で利用できます。

Card Scanerを使えば名刺交換で名刺を獲得した後、モバイルやタブレットからスキャンアプリを起動し、カメラ機能で読み取るだけで簡単にデータ化できます。Card Scanerは利用枚数の上限がないため、大量の名刺をデータ化する際にも利用可能です。

デメリットとして、Card Scanerに限らず全てのスキャンアプリにおいて言えますが、イベント開催で獲得した名刺や、今まで溜めていた大量の名刺を手作業で1枚ずつ読み取るのでは手間がかかってしまいます。

現在、名刺管理アプリを検討している段階である場合には、保有する大量の名刺をデータ化するところから始めなくてはいけません。

その場合には、一括で読み取り処理からデジタル化まで行ってくれる名刺管理アプリやサービスを使うことを検討しましょう。

Zohoと提携している名刺管理サービスを選べば、名刺リストがZoho CRMの顧客リストとして利用できます。

『メイシー』では、大量の名刺を郵送するだけでオペレーターが人力でデータ化し、名刺管理アプリとしての利用はもちろんのこと、Zohoとの連携も可能です。

「Card Scaner」のOCR処理

Card Scanerは多くの名刺管理アプリと同じようにOCR機能によって名刺に記載されている情報をデジタル化します。では、OCR機能とはどのようなものなのか見ていきましょう。

文字を自動でテキスト化
通常、カメラで名刺を撮影すると、名刺は画像データとして保存されます。

画像データのままでも目で内容を確認することはできますが、並び替えたり検索をしたりといった機能を使うことはできないでしょう。

OCRとはOptical Character Recognition/Readerの略であり、日本語でいうと光学的文字認識のこと。画像の中から文字を探し、デジタルの文字コードに変換します。

OCR機能によって、カメラで撮影するだけで名刺は自動でテキスト化されるのです。

名刺スキャンアプリによって違いはありますが、Card Scanerの場合は、姓、名、組織名、役職、メールアドレス、電話番号、Webサイト、住所、Twitterなど、名刺に記載されている全ての情報が保存できます。

名刺情報の入力作業を社内での人力に頼ると人材コストも時間もかかりますが、名刺スキャンアプリを使えばコストや時間の削減につなげることができるでしょう。

業務の合間に名刺情報を手入力した場合、誤字のリスクも上がりますから、数枚の名刺情報の場合はCard Scanerでスキャンしたり、名刺管理アプリのスキャン機能を使ったりしてデータ化するのをおすすめします。

OCR機能の弱点
万能に思えるOCR機能にも弱点があります。

コンピュータによる読み込みのため、誤認しないとは限らないということ。OCRが苦手とするデザインに凝っていて文字が読み取りにくいもの、印刷の状態が良くないものは特に注意が必要です。

せっかく名刺からリストを作成しても、正確な情報でなければ、ビジネス展開に生かすことができないでしょう。よって、誤認していないかどうか、人間による確認作業が必要になります。

ゼロから入力作業をするよりも、確認作業だけで済むほうがずっと負担は軽いものになりますが、枚数が多いとどうしても確認作業も手間になるため、やはり前述した『メイシー』のようにデータ入力や誤字脱字のチェックに長けている専門のスタッフに任せたいところです。

なぜここまで誤字や脱字にこだわるかというと、名刺の情報は一語一句間違えてはいけない情報であることに加え、名刺管理アプリに保存されたデータをもとにして顧客リストを作成するため、誤った情報はのままで社内で共有され、そのままさまざまな営業活動に使用されるためです。

そのため、ZohoをはじめとするCRMや名刺管理アプリには正確な名刺情報が必要なのです。

Zoho CRMへの取り込み方

Card Scanerを利用して名刺をテキスト化すれば、Zoho CRMの連絡先や見込み客リストに反映させることができます。

具体的な取り込み方を見ていきましょう。

アプリの入手から保存まで
まず、App StoreまたはGoogle Playストアから、「Card Scanner」を検索して、インストールします。

アプリを起動します。

撮影前に、Zoho製品との同期と追加言語の登録を済ませましょう。アプリの起動時、右下の歯車マークをタップして、アカウント名が表示、また追加言語設定が表示されていればOKです。

名刺を撮影します。カメラへのアクセス許可の確認が出たら、許可して撮影に進みましょう。

名刺のデータが解析されるので、しばらくカメラを動かさないようキープ。

読み取ったデータが編集できるように表示されます。間違いがないかどうか確認しましょう。間違いがあったら修正、追加したいことがあったら編集入力します。

リード(見込み客)や連絡先など、保存先を選択して保存。Zoho CRMの画面で名刺から読み取ったデータが確認できるようになります。

保存したデータの活用法
保存したデータをそのままにしていたのでは、紙の名刺を机の中にしまったままの状態と同じになってしまいます。Zoho CRMの機能を使って、どんどん営業活動に活用していきましょう。

見込み客に合わせた挨拶メールを登録しておけば、登録と同時に自動で挨拶メールを送信することができます。また、相手に合わせて内容を編集することも可能です。

また、見込み客に合わせたキャンペーンや商材の情報などを記載したメールマガジンを配信し、見込み客を顧客にするナーチャリング(見込み客の育成)も行えます。そのメルマガの開封率や、メルマガのリンクからの商材閲覧、問い合わせなど、見込み客のリアクションがあったタイミングでアプローチを実行しましょう。

アプローチがすぐに収益につながらなかった場合でも、成果や内容をレポート作成すれば次の商機につなげられます。

名刺管理アプリと連携させたリストを活用する

営業の成果ともいえる名刺は、従来、各々の営業パーソンによって管理されていました。営業方法やタイミングも、各営業パーソンのカンに頼ることが多かったでしょう。

しかし昨今では、社内で情報を共有し、チームで営業業務を行う形態が主流になっています。その情報共有のために必要なのが情報をデジタル化することです。

デジタル化された情報はCRMやSFAなどのシステムで管理されますが、もとになるリスト作成には名刺管理アプリを利用すると効率的でしょう。

Zoho CRMを活用するには、Zohoが無料で提供するCard Scanerアプリを利用すると、データをそのままCRMに反映できるので便利です。

そして、今から名刺管理アプリの導入を検討している場合には、名刺を正確に一気にデータ化できる『メイシー』の利用を検討してみてください。

名刺のデータに優先順位が付けられなくても、一気に郵送するだけでデータが可能、すぐにでもZohoと連携して営業活動の効率化を図れます。