昨今名刺管理サービスを導入する企業が増えています。「取引企業や見込み顧客の管理に便利」と、名刺をデータ化し管理することが多いようです。
名刺のデジタルな管理方法はいくつかありますが、外注サービスを使用せずに自社で名刺をデータ化している場合の多くは、OCR機能を使います。OCR機能とは、Optical Character Recognition（光学文字認識）のことで、紙に印刷された文字をテキストデータに変換できる機能です。
この機能は名刺管理サービスにとって便利な半面、名刺のデザインによっては上手く文字を読み取れない場合もあります。
名刺のデザインには細かい決まりごとはなく、サイズも色も素材も企業によって違います。そのため、OCRが上手く機能しないデザインの名刺を使用し続けていると、誤ったデータのまま保存され、自分の名刺を有効活用してもらえない可能性も…。
自分が名刺管理サービスのOCR機能を使用していて、データの誤字脱字に気がつけば手動でデータを直せば良いのですが、自分が名刺を渡した相手がOCR機能でデータ化した名刺情報と名刺そのものを見比べてチェックしているかはわかりませんよね。
そこで、今回はそんなOCR機能で読み取りやすい、時代に合わせた名刺の重要性について解説していきます。
名刺管理におけるOCR機能の重要性とは
OCR機能が、紙に印刷された文字をテキストデータに変換することは説明しました。では、OCR機能は名刺管理と、どのような関わりがあるのでしょうか。
名刺スキャナーやスマホアプリで利用されている
通常、紙に印刷された文字を撮影すると、画像データとして認識されます。
しかし、画像データだけでは書かれている内容を読んで確認することはできても、名刺の企業名や役職名・名前で検索をしたり、データの並び替えをしたりはできません。
画像として取り込んだ名刺を有効活用するためには、OCR機能によって名刺の情報をテキストデータ化し、保存しておく方が良いでしょう。任意のワードで検索をかけたり、業界ごとに分けたりと、名刺を効率的に活用しやすくなります。
オフィス内で名刺管理に使用されることが多い名刺スキャナーは、名刺をスキャンしてOCR機能で文字認識、その後テキストに変換、データ化していきます。
営業職など、外出する社員が多い企業ではスマホの名刺アプリを採用していることもあるようです。スマホアプリでは、スマホのカメラで撮影するだけでOCR機能を利用してテキストデータ化でき、さらに打ち合わせ後すぐにデータ化し、名刺情報にその日の打ち合わせ内容や手応えを記載しておけばより詳しい企業データとして残すことが可能です。
OCR機能の弱点とは？
ただ、一見名刺管理には万能な機能のように思えるOCRにも弱点があります。それはコンピュータによる読み取りのため、データに間違いがないとは言いきれないところです。
コンピュータが読み取りにくい文字は認識されなかったり、文字との隙間がなくても空きすぎても、文章として表示されなかったりします。
ただ、手元にある名刺を自分がOCR機能を使ったサービスで管理する場合には、文字が薄くOCR機能で読み取りにくい名刺があっても一旦白黒でコピーする、というような工夫でデータを正しく読み取らせることもできます。
そういった工夫やデータのダブルチェックが面倒であれば、名刺アプリの中にはAIや精度の高い人力で名刺情報を入力してくれる外注サービスもあるので、自社で行う名刺管理についてはこれらのサービスを利用することを検討すれば良いのです。
しかし、どの企業がどんな方法で名刺を管理しているかはわからないため、相手の手間とならないよう時代に合わせて自社の名刺をOCR機能が読み取りやすいデザインにしておくことは重要です。
一見表には出ない地味な工夫に見えますが、「誤ったデータのまま相手企業に残ってしまう」「データを直す手間がかかった印象を残す」ということが避けられるため決して無駄なことではないのです。
OCR機能が読み取りにくい名刺とは？
自社の個性をだすべく、名刺デザインにこだわるのも良いですが、最近の名刺管理にOCR機能を取り入れたものが増えていることを考慮して、OCR機能が読み取りやすいように画質や解像度に注意するのが、これからの時代に合わせた堅実的な策と言えます。
そこで、OCR機能が読み取りにくい名刺とはどのようなものなのか見ていきましょう。
認識精度が低い
OCR機能が読み取りやすい文字は、くっきりとした黒い文字です。よって、カラー文字の中でも、薄い色のものは読み取りにくい文字になります。
また、かすれていたり、グラデーションがついていたり、網掛けになっているなど、文字のデザインであってもOCR機能の質によっては読み取りにくい文字になります。
背景と文字のコントラストが低い、文字サイズが小さく詰まっている、または文字の間が空きすぎている場合にも文字の認識が難しく、データの誤字脱字の原因となります。
名刺ソフトの中には、QRコードの読み取りが可能なものがありますが、黒色でハッキリ印刷されていないと読み取りづらいと言えるでしょう。QRコードが擦れていたり、コードに装飾したりしている場合にもOCR機能でQRコードの読み取りに失敗する原因となりますから注意が必要です。
文字の横書き・縦書きが混在している
すでに説明したように、OCR機能はまず画像として取り込んだデータの中から文字データを探し、1行ずつ分析します。
よって、1枚の名刺の中に横書きと縦書きが混在していると、文字として認識しなかったり、文字を間違えて読み取ってしまったりする可能性が高くなるでしょう。
縦書きと横書きを混在させた名刺は近代的で洗練されたイメージですが、残念ながらOCRライクなデザインではないようです。
自社のデザイン力をアピールしなければならないデザイナーなどの職種や、デザインに関係のある企業の場合は、個性やデザイン性を名刺に出した方が得ですが、そうでない職種や企業では今後名刺デザインを変更する際に、デザイン性よりもOCRライクなデザインを意識してみましょう。
複数言語が混在している
1枚の名刺に複数言語が混在している場合、OCR機能はどれか1種類の言語しか認識しません。日本語と英語の混在については、ソフトによっては認識しますが、例えば言語設定を「日本語」にしていると、韓国語や中国語が混在していても認識しないことがあるので注意が必要です。
画像が複雑
見た目は美しく整ったデザインであっても、OCR機能としては複雑な画像になってしまうことがあります。
例えば、背景に本社の写真を透かしデザインで入れている場合、『文字・線・画像・画像内の文字』という情報量になります。特に文字と線、ロゴの画像が重なっているものは、OCR機能ではどこまでが文字なのかを認識しづらくなってしまうでしょう。
これらは背景に企業ロゴを透かしデザインで入れている場合も同様です。
時代に合わせ、個性も出した名刺がカギとなる
名刺交換はビジネスをスタートさせる可能性を秘めています。せっかく名刺交換したのなら、企業に自社の正しい情報を残しておきたいものです。
OCR機能は、名刺管理において優れた機能です。しかしOCR機能の文字認識率は100%とは言えません。自分の名刺を誤認されてしまう、読み取れない名詞にされてしまうと、管理や訂正をしてもらうのに手間がかかってしまいます。
今後さらに名刺管理のデジタル化が進みます。これからの時代はOCR機能を使って管理されることを考え、OCR機能で読み取りやすく個性もアピールできるスマートなデザインの名刺を持つことが、ビジネスチャンスをつかむ第一歩なのではないでしょうか。
これから名刺のデザインを変更する予定がある場合は、自社の個性を出しつつ、OCR機能で読み取りやすいデザインを意識してみてはいかがでしょうか。
