名刺管理活用での顧客情報は重要!CRMを活用して見える化する

日々増える顧客情報の管理は非常に大変です。また社内での共有や引き継ぎなど、さまざまなデータがあり、引き継ぐ人数も多ければそれだけ時間も手間もかかります。

そんな時には名刺管理活用で顧客情報を分かりやすくデータ化しましょう。まずはさまざまなシステムを比較してみましょう。

顧客情報の管理をしよう

名刺管理の活用でうまく情報を管理することが重要です。手元にあるデータを上手に整理し、管理することでビジネスが成功する確率も高くなります。

名刺管理アプリを使用すれば、名刺をそのまま持ち歩くよりもかさばらず、名刺に記載されているすべてのデータを活用することができるために、さまざまな場面で役に立ちます。

名刺管理の活用で、本当に顧客情報もうまく利用できるのでしょうか。顧客管理と名刺管理は似ているようで違いますが結局のところ、機能を使いこなせなければいくら便利でも意味がありません。

データを管理する目的をきちんと把握しておくことで、必要と思われる機能はどのようなものであるのかを考えましょう。必要のない機能は、できるだけなくし、システムを使いやすくすることが重要です。

顧客情報管理システム『CRM』とは

機能をうまく使いこなしていつでも情報を取り出し、求められているものを簡単に把握できればビジネスチャンスにつながります。

CRMとは、顧客情報を整理し、うまく管理するためのシステムで、ビジネス戦略には欠かせないものといえるでしょう。また、営業の担当だけでなく社内のどの部署からでも情報が見られるのも、大きな特徴といえます。

顧客データを蓄積
顧客データを蓄積することで、今までにないさまざまなビジネスチャンスをつかめるかもしれません。

顧客が求めているもの、顧客からの問い合わせ・クレーム内容などの必要と思われるすべてのデータが蓄積されるため、画面を一目見てニーズを把握し、必要とされているものを間違いなく届けることができるでしょう。

CRMを活用することで蓄積したデータをうまく使い、今後のビジネスに生かすことができます。また社内でデータベースを共有することで、社内の誰でも必要と思われるデータを見ることができるためスムーズなやり取りが可能です。

担当者のデータも蓄積
担当者のデータも蓄積できるため、次の担当者も顧客のニーズに合わせた行動が可能になります。データ化して残すことで、これまでの積み重ねが、新たなニーズを生み出す可能性へとつながるのではないでしょうか。

名刺管理アプリとの違い
CRMシステムと名刺管理アプリの違いの一つは、目的の違いです。CRMシステムは顧客満足度の向上や、これまでにない営業先を開拓するための情報管理が目的です。

これに対して名刺管理アプリは、名刺にあるデータを効率よく取り込み、基本的な情報を簡単に表示させることができます。

これらは、目的が違うために取り込むデータや活用できる場面も違ってきます。CRMシステムは顧客への営業情報や問い合わせ、顧客がどうすれば満足してくれるのかなどといった情報を取り込み、共有します。しかし名刺管理アプリがデータ化するのは郵便番号や住所、電話番号などといった名刺に記載のあるすべての情報です。

名刺に記載されていないことはデータには残せませんが、本社で名刺データを一括管理することによって活用の幅を広げることもできるでしょう。名刺管理アプリをうまく使いこなすと、顧客との関係を今まで以上に強化でき、潜在的な顧客を取り込むこともできます。

顧客情報管理システムをうまく活用しよう

営業ひとりひとりの行動や顧客データなど、必要と思われることから不要ではないかと思うような行動まですべてデータ化することで、これまでにない新しい顧客を発掘することができるかもしれません。さまざまな情報を組み合わせて活用することこそが、CRMシステムの本領です。

顧客管理①社内情報の共有
ざっくりとしたデータだけではなく、本来であれば口頭で伝えるほどでもないようなことも、システムを使うことですべて次の担当に引き継ぐことが可能になります。

もちろん社内での共有情報もこれまでにない細かさで、その分今までは見えていなかったものを見ることもできるようになるでしょう。営業以外の視点で見ることで潜在顧客や隠れたニーズを見つけることもできるのではないでしょうか。

顧客管理②一目でわかる
一目で顧客情報のすべてが分かるのは、大きな利点です。言葉だけでは伝わらなかった細かなニュアンスも、データ化することで分かりやすく伝えることができます。視覚から情報を取り入れることで、より正確に顧客のニーズをつかめるようになるでしょう。

顧客管理③新規顧客の開拓
すべての社員が担当する顧客情報を共有することによって、未開拓の地域に足を運ぶようになります。

「誰かが行くと思っていた。」と誰もが思っていて、結局開拓できていなかった顧客への営業戦略を練ることもでき、これまで考えられなかった場面での新規顧客の開拓が容易になります。

顧客管理④人脈の活用
CRMを活用することで、思わぬ人脈を見つけることもあります。また、開拓したい顧客につながる情報を持っている担当者に話をつけてもらうことで、新規開拓しやすくすることもできるでしょう。今までになかった人脈を活用することで、より多様性に富んだ営業が可能になります。

顧客管理⑤自動プロモーション
顧客のニーズが多様化するだけでなく、インターネットなどでさまざまな情報が簡単に手に入れられる今こそ、プロモーションが大切です。

CRMシステムを活用することでより詳細で複雑な顧客データの管理からデータの整理までを一括管理で可能にします。

収集したデータをさまざまな角度から見える化し、瞬時に分析することで顧客がどのプロモーションによって商品やサービスの利用にまで至ったのかを導き出し、次回のプロモーションの参考にすることができます。

必要な機能を選ぼう

必要な機能は、絞っていけばそれほど多くはないということはよくあります。それぞれメリットとデメリットもあるため、最も会社に向いていると思うシステムを導入しましょう。

名刺管理はアプリを活用するだけでなく、CRMシステムの中に組み込まれているものもあります。そういった機能をうまく活用することで、名刺にある顧客情報を今後のビジネスに生かすことができるでしょう。

導入の注意点①目的を見失わないように
導入するにあたって、なぜそのシステムやアプリを導入するのか、という目的を忘れないようにしましょう。機能やコストなどをよく検討して、目的に合ったシステムを選ぶことが何よりも大切です。

人気のあるシステムだから、機能が多くて便利そうなアプリだからなどと目的を忘れて導入に踏み切ってしまえば、結局使わなくなってしまうでしょう。そのようなことのないように、目的に合ったシステムを選びましょう。

導入の注意点②人材の教育と周知
システムを導入する前に、人材の教育と車内への周知を徹底しましょう。システムもアプリも使うのは人間であり、きちんとした教育をしなくては新しい機能を使いこなすことはできません。

システムは使いこなしてこそ、真価を発揮することができます。そのためにも人材の育成と社内への周知が必須です。

まとめ

名刺管理を活用して、うまく顧客情報の管理もできるようにしましょう。もちろん顧客管理をメインにしたいというのであれば、CRMを活用してすべての情報を一括管理するのもおすすめです。

一口にCRMシステムといってもさまざまなものがあるので、まずはどのようなシステムがあるのかをチェックしておきましょう。うまく名刺管理とCRMシステムを両立させて、顧客の新規開拓やデータを活用して今までにないビジネスでの活用法を見つけてみてください。