CRMと名刺管理ツールの違いを徹底解説!メリット・デメリットや機能連携まで紹介

  • 2020年12月2日
  • 2022年6月21日
  • CRM

日々増える顧客情報の管理は非常に大変です。また社内での共有や引き継ぎなど、さまざまなデータがあり、引き継ぐ人数も多ければそれだけ時間も手間もかかります。

そんな時には名刺管理活用で顧客情報を分かりやすくデータ化しましょう。まずはさまざまなシステムを比較してみましょう。

顧客情報の管理をしよう

名刺管理の活用でうまく情報を管理することが重要です。手元にあるデータを上手に整理し、管理することでビジネスが成功する確率も高くなります。

名刺管理アプリを使用すれば、名刺をそのまま持ち歩くよりもかさばらず、名刺に記載されているすべてのデータを活用することができるために、さまざまな場面で役に立ちます。

名刺管理の活用で、本当に顧客情報もうまく利用できるのでしょうか。顧客管理と名刺管理は似ているようで違いますが結局のところ、機能を使いこなせなければいくら便利でも意味がありません。

データを管理する目的をきちんと把握しておくことで、必要と思われる機能はどのようなものであるのかを考えましょう。必要のない機能は、できるだけなくし、システムを使いやすくすることが重要です。

CRMとは

顧客情報は、いつでも情報を取り出し、求められているものを簡単に把握できるようになれば今後のビジネス展開、または営業手法を向上してビジネスチャンスにつなげることができます。

顧客情報を管理するシステムの中でCRMは、顧客に関するあらゆる情報を蓄積することに特化しており、まさに顧客との関係性をマネジメント出来るシステムです。
また、営業の担当だけでなく社内のどの部署からでも情報が見られるのも、大きな特徴です。

CRMの機能や活用のメリット

CRMの機能として代表的なものは、顧客情報の一元管理と自動プロモーション機能です。

CRMで蓄積する顧客情報の内容は、購買顧客の特徴や顧客からの問い合わせなどの、顧客分析で必要と思われるあらゆるデータで、また顧客の反応を一元管理することができます。

そのためCRMでは自社製品に関する顧客の反応(接触)全てを蓄積することができ
CRMにあるデータを使って、自社製品や営業戦略の方向性を分析&検証することができます。

顧客情報の一元管理

CRMを利用すると、顧客に関するあらゆる情報が一目でわかるようになります。
そのため顧客情報の共有のスピードと情報量が増し、顧客へのアプローチ連携を強化することができます。
また自社内で担当者の引継ぎや人事異動などがあっても負担減少ができ、営業の業務効率改善ができます。

新規顧客の開拓

上記顧客情報の一元管理を進めることで、すべての社員が既存顧客と属性が似ている見込みのお客様へのアプローチが出来るようになります。
顧客分析や営業戦略を社内で共有し、アプローチ漏れなどを防ぐと同時に
多様で効率の良い連携をしながら営業アプローチをすることも可能です。

自動プロモーション

基本としてCRMに備わっている自動プロモーション機能は、メール自動配信機能です。

例えば資料請求などのお問い合わせ後、定期的に自動で顧客にアプローチすることができ、
見込み顧客との関係を深めていくことができます。
自動でメール配信するため、顧客アプローチの漏れを防ぐとともに営業担当の負担が減らせます。

また、顧客から見送りの返信があった際、理由の聞き取りなどができれば
今後の営業に向けて有益な情報となります。

名刺管理ツールとは

名刺管理ツールとは、名刺をデータとして蓄積し、管理することに特化しています。

交換した紙の名刺をデータ化し、顧客へのアプローチするために
情報を管理&利用することを目的としており
名刺管理ツールで蓄積する情報は、名刺に書いてある内容になります。

名刺管理ツールの機能や活用のメリット

名刺管理ツールは名刺を利用して顧客にアプローチすることを目的としています。
以下に、名刺管理ツールのメリットを紹介します。

名刺のデータ化機能

名刺管理ツールでは、展示会や商談などで交換した名刺を取り込み、データ化ができます。
名刺をもらった人が手入力しないでよいため、データ化するための手間や時間を0にできます。
また有料の名刺管理ツールの一部で入力スタッフが入力代行をしているものもあり、
データ化料金はかかってきますが、機械が自動入力するよりはるかに正確なデータ化ができます。

このように、名刺管理ツールでは名刺に記載の情報を簡単に取得することができます。

システム連携機能

名刺管理ツールはメモ機能などで顧客にかかわる情報を追加していくことができますが、
CRMのような複雑な情報は取得せず、基本的に名刺に書かれている情報だけを蓄積しています。
また名刺管理ツールだけで複雑な情報利用はできないため、名刺管理ツールの多くではCRMやSFAに連携する機能が備わっています。

システム連携機能を使えば、交換した名刺をデータ化し、名刺管理ツールに蓄積した情報が
CRMもしくはSFAに出力され、出力先でより高度な利用ができるようになります。

CRMと名刺管理ツールの違いとは

CRMは顧客情報を収集し、営業戦略や製品改善の方向性分析などに重点を置いています。
一方名刺管理ツールは名刺をデータ化して社内で有効活用することに重点を置いています。
以下では、名刺管理ツールとCRMの違いについてご紹介します。

名刺をデータ化する機能

機能面で一番わかりやすい違いは、名刺のデータ化機能と蓄積するデータの内容です。

名刺管理ツールでは名刺を社内で共有し、名刺を有効活用することを目的としています。
そのため、名刺をデータ化する機能が備わっています。
名刺データ化機能によって名刺管理ツールに蓄積されるデータの内容は、名刺に記載の情報だけですがメモやラベルなどを後からつけて、情報を増やすこともできます。

一方CRMは名刺をデータ化する機能はありません。
CRMは、顧客にかかわるあらゆる情報を大量に自分で蓄積し、分析&検証することに特化しています。

顧客情報を分析する機能

名刺管理ツールでは名刺にある情報だけがデータとして蓄積されていきます。
そのため、名刺に書いていない情報(顧客の属性ややり取りなど)を登録したい場合、手入力でメモ欄などに記入していく必要があります。

一方、CRMは名刺管理ツールと違い顧客分析に特化した機能が備わっています。
顧客からのお問い合わせや自動プロモーション機能からの顧客の反応など、
顧客情報をより多角的に集め分析&検証する機能が多くあります。

導入時の注意点

名刺管理ツール、CRMともに自社の全ての社員が利用するものになります。
今自社で必要な機能や、改善するべき課題を整理し、検討するのがおすすめです。

自社で必要な機能を整理しよう

これまで紹介した通り、名刺管理ツールとCRMでは蓄積する情報の内容と活用方法(機能)においてそれぞれ方向性が違います。

名刺管理ツールの機能では名刺に記載の情報の取得ができ、一方CRMでは名刺情報を取得できない代わりに顧客情報の分析と自動プロモーション機能が備わっています。

このように名刺交換する機会が多く、紙の名刺管理や利用に困っているかどうかだけでも
検討のヒントになります。

自社で顧客情報を利用する目的を整理しよう

例えば社内で以下のような課題がある場合は、名刺管理ツールがおすすめです。
・紙の名刺の管理が大変で、手入力に手間がかかり困っている
・交換した名刺の取引先が大量にあり、うち多くが休眠顧客となってしまっている
・顧客だけではなく、自社の仕入れ先などあらゆる取引先を一元管理したい。

一方、以下のように顧客情報を利用したい場合はCRMがおすすめです。
・顧客にかかわるあらゆるデータを一元管理して、社内共有したい
・顧客データを分析や検証して、今後の戦略に役立てたい
・自動で顧客へアプローチする機能が欲しい

一見すると名刺管理ツールとCRMは機能で似ていて選びにくいですが、
あらかじめ購入前に社内の課題や目標を共有し、目的を整理しておくと選択しやすくなります。

まとめ

名刺管理を活用して、うまく顧客情報の管理もできるようにしましょう。もちろん顧客管理をメインにしたいというのであれば、CRMを活用してすべての情報を一括管理するのもおすすめです。

一口にCRMシステムといってもさまざまなものがあるので、まずはどのようなシステムがあるのかをチェックしておきましょう。うまく名刺管理とCRMシステムを両立させて、顧客の新規開拓やデータを活用して今までにないビジネスでの活用法を見つけてみてください。