オンラインでの名刺交換に対応できる?テレワークで取引先の名刺情報が管理出来ない時はどうしたらいい?

テレワークの普及によってビジネスの常識は大きく変化しました。

これまでの対面でのビジネスとは異なり、オンラインで取引先とやりとりをすることが多くなったという方も多いのではないでしょうか?

営業マンならこれまで当たり前のようにやってきた名刺交換も、ビジネスのオンライン化で大きく変化した常識のひとつです。

紙の名刺を手渡しで交換することが物理的にできなくなっているいま、名刺交換のオンライン化が急速に進んでいます。

政府が提言する「新しい生活様式」からもビジネスのオンライン化が推奨されているため、オンラインでの名刺交換がこれから主流となっていく可能性は十分にあるでしょう。

ということで、今回の記事ではオンラインでの名刺交換の対応について解説していきたいと思います。

最近オンラインで商談することが増えた方や、オンラインの会議で名刺交換を求められて困った経験がある方はぜひ最後までご覧ください。

時代はすでに名刺アプリを使ったオンライン名刺交換が主流に

オンライン会議の急速な普及とともに、名刺交換もオンラインで行われることが主流になってきました。

それに伴い、名刺の管理方法はファイルなどの紙ベースでの管理から、名刺管理アプリなどを活用する手法に移り変わりつつあります。

名刺管理や名刺交換のオンライン化が加速しているいま、これまでの通りのアナログな名刺管理を続けていればいずれ業務に支障が出る時が来るでしょう。

当然ではありますが、紙ベースでの名刺管理方法ではオンラインの名刺交換に対応することができません。そのため、オンライン名刺交換に備えるためには事前に名刺アプリの用意をしておくことが必要です。

とはいえ「オンライン会議をやる時点ですでに相手と繋がっているのだから、今さら名刺交換なんかしなくてもいい」という考え方もできるかもしれません。

しかし、名刺交換をしないことは取り引き機会の損失リスクを孕んでいます。

例えばなにか仕事での困りごとがあったときには、交換した名刺を見返しながらどの取引先に相談するかを考えることも多いでしょう。

もしそうなったときに名刺交換をしていなければ、取引先があなたのもとへ連絡する確率は低くなってしまいます。

また、名刺は相手の詳細な情報を確認するときに役立ちます。

取引先に重要な連絡をする際には正確な社名や役職名が必要になるので、やはり顧客の詳細情報を知るためにも名刺交換はしておくべきでしょう。

オンライン商談で名刺交換の方法は?

オンライン商談ではどのように名刺交換が行われるのでしょうか?ここでは名刺アプリを活用したオンライン名刺交換の具体的な方法について解説していきます。

●QRコードを使う
名刺アプリの機能を使えば、自分の名刺データをQRコードに変換することが可能です。

このQRコードをオンライン会議中に画面表示することで、会議の参加者に自分の名刺情報を読み取って貰うことができます。

その具体的なやり方としておすすめなのが、QRコードをオンライン会議の背景画面に設定する方法です。

オンライン会議のツールは、背景の画面を自由に設定できる機能が含まれているものがほとんどです。QRコードを含んだ背景を作成し、それを背景画像に設定すれば会議中にいつでも名刺情報を読み込んで貰うことができます。

QRコード付きの背景の作り方は様々ありますが、PowerPointや名刺背景ジェネレーターなどのサービスを使って作成するといいでしょう。

また、そういった背景の設定が面倒だという方には、オンライン会議ツールの「共有機能」がおすすめです。共有機能を使えば、自分の名刺QRコードの画像を会議参加者の画面に映し出すことができます。

とはいえ、QRコード付きの背景は一度作ってしまえば非常に楽なので、オンライン会議を頻繁にするという方はぜひQRコード付き背景を作ってみてください。

●名刺データをURLにして送信する
名刺アプリの機能を使えば名刺データをURLに変換することもできます。

オンライン会議ツールにはチャット機能を備えているものも多いので、チャットで名刺URLを送ることで相手に名刺情報を伝えることが可能です。

URLはQRコードと違ってカメラで読み込む必要が無いので、パソコンではなくスマートフォンを使ってオンライン会議をするときなどに便利です。

会議参加者の連絡先が事前にわかっていれば、オンライン会議の前に自分の名刺データをメールなどで先方に伝えるという方法もあります。

オンライン商談で受け取った名刺は名刺アプリで管理

オンラインで交換した名刺データは基本的に名刺管理アプリで管理していくことになります。ここでは名刺管理アプリを使った名刺管理の特徴について解説していきます。

●オンラインで名刺交換したデータは自動で登録
QRコードやURLを経由して取得した名刺情報は、自動で名刺管理アプリに登録されます。

それに対して紙の名刺を名刺管理アプリに登録する場合は、名刺をカメラで撮影するか入力センターへ郵送する必要があります。

そのためオンライン名刺交換は紙の名刺交換よりもスピーディーに名刺情報を登録することが可能です。

●名刺情報は検索で簡単に取り出せる
名刺アプリに登録された名刺情報は、検索によって簡単に取り出すことができます。

名前だけでなく会社名や役職など様々な条件で検索が可能なので、アナログでの名刺管理方法に比べて情報の取り出しが格段に楽になります。

●複数人で名刺情報を管理できる
名刺管理アプリに登録された顧客情報は、複数人で情報を共有することが可能です。

デジタル化した名刺情報はそれそのものが重要な顧客データとなるので、その情報を社内で共有することで名刺データを戦略的に活用することができます。

●場所を選ばずどこでも名刺情報を確認できる
名刺管理アプリはオンラインに対応しているので、外出先や自宅からも名刺情報を確認することができます。

急に顧客の連絡先が必要になったときや、商談前に顧客の名前や役職を確認したくなったときに便利です。

紙の名刺を外に持ち出す必要も無くなるので、情報流出のリスクを低減することにも繋がります。

名刺交換はオフラインの文化だとオンライン名刺交換への対策を採らないままでは、取引先に自社の情報を残してもらえないことに加え、自社で取引先の情報を管理できなくなってしまいます。

オフラインでの商談ができるようになってもオンライン商談の文化は残ると言われているため、この時期をやり過ごすためではなく、今後はオンラインオフラインどちらも対応できるように整備しておくことが重要になります。

名刺管理アプリなどを使って管理していくことで、チャンスの幅を広げていきましょう。