【2021年最新】オンライン名刺交換のやり方を完全ガイド!ツールやマナー、おすすめ名刺管理サービスまで徹底解説

  • 2021年10月1日
  • 2021年10月13日
  • コラム

オンライン名刺交換の意義

新型コロナウイルスの感染拡大によって、私たちは新しいビジネス様式への対応を余儀なくされました。その最たる例がリモートワークやオンライン商談ですが、顧客とのコミュニケーションがオンラインメインになったことで、従来のやり取りができなくなったのが「名刺交換」です。

とはいえ、名刺交換をしないまま商談やミーティングをするのは、いろいろと不都合も出てきます。そこで、従来の名刺交換に代わる方法として広まっているのが「オンライン名刺交換」であり、オンラインでの名刺交換をスムーズにする名刺管理システムも続々と登場しています。

従来の名刺交換でも、オンラインでの名刺交換でも、名刺交換そのものの意義は変わりません。初対面の人と挨拶をする際のビジネスマナーであると同時に、相手の部署や役職、連絡先などを確認するために欠かせないものです。また、従業員が収集した名刺情報をデータベース化することは、インサイドセールスに取り組むうえでも必須になります。

インサイドセールスに関しては以下の記事で詳しく解説しています。

>> インサイドセールスとは?特徴などの基本知識から成功事例・導入手順まで完全ガイド

オンライン名刺・名刺交換のメリット

オンライン名刺交換は、インターネットを介してデータ化された名刺情報を交換することです。オンライン名刺(名刺交換)は、次のようなメリットがあるとされています。

オンライン名刺交換なら、非対面で名刺を交換できる!

オンライン名刺交換のもっとも本質的なメリットは、対面することなく名刺を交換できることでしょう。新型コロナウイルスの感染拡大によって「新しいビジネス様式」が求められるようになった今、オンラインでの名刺交換に対応することは、あらゆる企業にとって重要です。

オンライン名刺交換なら、名刺を無くす・切らすことがない!

オンライン名刺交換の場合、名刺情報をデータでやり取りします。もちろん、相手からもらったデータを誤って削除してしまうことも考えられますが、紙の名刺に比べたら紛失するリスクは限りなく低いでしょう。

また、自分の名刺情報も一度データ化してしまえば、以降はPCやスマホで簡単に受け渡すことができるので、紙の名刺のように「あいにく名刺を切らしておりまして・・・」と気まずい思いをすることはなくなります。

オンライン名刺なら、すぐに作成できる!

部署名や役職、連絡先に変更があった場合、それを名刺に反映する必要があります。紙の名刺の場合は、変更があるたびに印刷業者に発注する手間がかかり、新しい名刺が届くまでにも時間がかかります。一方、オンライン名刺であれば基本的にPCやシステム上で上書きするだけなので、一瞬で作成が終わります。変更するのに手間や時間がかからないのはオンライン名刺の大きな利点だと言えるでしょう。

オンライン名刺なら、顧客管理がスムーズ!

顧客管理をする場合、元になる情報が紙ベースの名刺だと、それをいったんデータ化しなければいけません。名刺の機械読み取りサービスは正確性に欠けますし、名刺の入力代行サービスはそれなりにコストがかかります。その点、始めから名刺情報がデータ化されているオンライン名刺なら、スムーズに顧客管理へと移行できます。

オンライン名刺管理システムを利用すれば、検索機能で必要な名刺情報をすぐに探し出すことができますし、社内で名刺情報を共有しやすいので人脈形成もスムーズになります。

オンライン名刺交換のデメリット

オンライン名刺交換ならではのデメリットとして、以下の点は認識しておきましょう。

オンライン名刺交換はシステムに依存する

オンラインで名刺交換ができる名刺管理システムが数多く登場していますが、外部のシステムである以上、そのシステムに依存することになります。たとえば、不具合が出たりメンテナンス中で使えなくなったりするケースも想定できますし、最悪の場合、サービスそのものが終了してしまうリスクもあります。

名刺管理システムに限らず、あらゆるクラウドシステムに共通することですが、事業者の信頼性やサポート体制の見極めが重要になってきます。

既存の顧客管理システムとデータが重複することがある

すでに顧客管理システムを導入している企業が、オンライン名刺管理システムを導入することで顧客データが重複してしまうケースがあります。顧客データが重複していると、二重でメールを送ってしまったり、片方だけ情報が更新されてしまったりするおそれがあり、トラブルの原因になります。

オンライン名刺管理システムを導入する際はこの点に留意して、既存の顧客管理システムと連携できるものを選んだり、顧客管理システムと名刺管理システムの役割を切り分けたりするなど、事前に方針を明確にしておくべきです。

オンライン名刺交換は月額コストがかかる

オンライン名刺交換ができる名刺管理システムを導入すれば、当然ですがコストがかかります。料金体系は、従業員(アカウント)の数に応じた月額課金が主流ですが、月額の基本料に従量課金を組み合わせたツールや、アカウント無制限で固定月額制のツールもあります。

オンラインで名刺交換をするためのツールとやり方

名刺データをPDFや画像形式で保存して、それをメール添付で送るのもオンライン名刺交換の一つの方法ではありますが、受け取った側が管理しにくいなど、オンライン名刺ならではのメリットが薄れてしまいます。オンライン名刺交換と言ったら、以下のいずれかの方法でおこなうのが一般的です。

オンライン名刺のQRコードを共有する

オンライン名刺交換の方法として、よく使われるのがQRコードです。名刺管理システムなどを使って自分の名刺情報を入力したQRコードを生成し、メールやチャットなどで共有し、相手にスマホで読み取ってもらうことで名刺情報を交換します。また、Web会議システムのなかには、ZOOMなどバーチャル背景にQRコードを埋め込めるものもあります。

オンライン名刺のURLを共有する

オンライン名刺交換の手軽な方法が、名刺情報のURLを共有する方法です。名刺管理システムなどを使って事前に名刺情報をデータ化してURLを発行し、メールやチャットなどでURLを共有して名刺交換をおこないます。

名刺管理システム上でオンライン名刺を交換する

名刺交換の機能がある名刺管理システムであれば、システム上で簡単に名刺交換することができます。ただし、先方と同じ名刺管理システムを導入していることが条件になるため、上述したQRコードやURLの共有に比べると実際に使えるシーンは少なくなるでしょう。

オンライン名刺交換における3つのマナー

オンライン名刺交換におけるマナーをご紹介します。

相手に合わせた方法で名刺交換をする!

オンライン名刺交換はコロナ禍になって徐々に浸透してきた作法であり、まだ導入・対応していない企業もたくさんあります。そのため、オンラインで商談や会議をするときはオンラインで名刺交換をするのが当たり前、という姿勢で臨むのはNGです。

オンライン会議の後にメールなどで名刺情報を交換するケースもありますし、場合によっては紙の名刺を郵送するケースもあります。お互いの基本情報をどのように交換するかは、事前に相手に確認し、相手に合わせた方法を選ぶのが良いでしょう。

事前にオンライン名刺交換を済ませておくのがスマート!

オンライン会議が始まってから、QRコードを読み取ったり、画面を切り替えてメールを操作したりするのはスマートではありません。慣れていないと手間取ってしまうこともあるでしょう。

相手もオンラインでの名刺交換を望む場合は、オンライン会議などの前に名刺交換を済ませておくのがおすすめです。事前に参加者の名前や役職などを把握できていれば、当日もスムーズに会議に入っていけます。特に人数が多い場合は、事前にオンライン名刺交換を済ませておくのが良いでしょう。

オンライン名刺交換をしたからと言って自己紹介を省略しない!

オンラインで名刺交換をした場合、なかには自己紹介を省いて本題に入っていく人がいます。本人は「名刺交換は済んでいるから大丈夫」と考えているのかもしれませんが、それはマナー違反です。

たとえ相手が、あなたの名前を分かっていたとしても、初対面の相手には口頭で自己紹介をするのが基本です。名前、部署名、役割など、最低限の内容は口頭で伝えるようにしましょう。

オンライン名刺交換をするためのおすすめアプリやサービスを紹介!

SanSan

Sansanは、Sansan株式会社が提供する法人向けのクラウド名刺管理サービスです。スキャナやスマホアプリで名刺を読み取るだけで、独自のオペレーションシステムによって名刺情報がデータ化されます。オンラインで名刺交換ができるオンライン名刺機能のほか、高度なAI機能を搭載しているため、企業内の人脈の管理・共有が可能。社内の連携を促進する機能や顧客データを統合・リッチ化する機能も備えた、ビジネスのはじまりを後押しする「ビジネスプラットフォーム」です。

Sansanには「Lite」「Standard」「DX」の3つの料金体系が用意されており、それぞれ初期費用、運用支援費用、ライセンス費用(月額)で構成されています。いずれも具体的な料金は掲載されておらず要見積もりとなります。

※参考:Sansan | Sansan – 法人向けクラウド名刺管理サービス

https://jp.sansan.com/products/sansan/

ホットプロファイル

ホットプロファイルは、株式会社ハンモックが提供するクラウド型名刺管理、営業支援ツールです。名刺情報のオンライン管理だけではなく、営業活動をサポートすることを重視したツールであり、「名刺管理」「見込み客発掘」「営業支援(SFA)」領域の統合により、企業の売上アップ・生産性向上を目指しています。オンライン上の名刺を作成し、非対面で名刺交換ができるオンライン名刺交換機能もあり、URLやQRコードを用いて自身のオンライン名刺を簡単に共有できます。

ホットプロファイルには「ホットプロファイルSales」「ホットプロファイルMarketing」の2つの基本プランがありますが、いずれも具体的な料金は掲載されておらず要見積もりとなります。

※参考:営業支援システムでセールスDXを実現 ホットプロファイル SFA/MA/CRM/名刺

https://www.hammock.jp/hpr/

アルテマブルー

アルテマブルーは、キヤノンエスキースシステム株式会社が提供する名刺管理サービスです。名刺を迅速かつ正確にデジタル化し、名刺データを経営に活用するための様々な機能を実装。kintoneやMicrosoft Dynamics 365などのSFAやCRMと連携できるほか、人脈マップの可視化や営業日報の作成、メールの一斉送信などの機能を搭載しています。名刺はスキャナやスマホで読み取ってデータ化し、文字の補正はオペレーターに依頼するか自身でおこなうかを選択できます。

アルテマブルーの料金体系は、初期費用0円、月額費用2,750円/IDとなっています。

※参考:アルテマブルー | 営業力に差をつける法人向け名刺管理

https://ultimablue.jp/

メイシー(maysee)

メイシー(maysee)は、アカウント数無制限で月額2,178円(税別)という業界最低価格を実現したクラウド型名刺管理サービスです。たまった名刺を送付するか、市販のスキャナで名刺をスキャンしてアップロードするか、スマホアプリで名刺を撮影して送信すれば、スタッフが正確に名刺情報をデータ化します。

上述した3つのサービスと比較すると中小規模の組織・会社をターゲットとしたサービスで、「自社と関わりを持ったあらゆる人々とのつながりを時系列で把握・管理したい」というシンプルなニーズに対応しています。リスト作成機能やメール一斉送信機能もあるので、SFAとしても活用することも可能です。

>> メイシー(maysee)の詳細はこちら(https://maysee.jp/

オンライン名刺交換のまとめ

新型コロナウイルスの感染拡大によって、オンライン商談やオンライン会議が当たり前のものになりました。コロナ対策としてだけでなく、業務効率化の観点からもオンライン化の動きは今後も続いていくと考えられています。

オンライン名刺交換のニーズも高まっていくと思われますが、だからと言って紙の名刺がなくなることは考えにくく、多くの企業では紙の名刺に加えてオンライン名刺を導入することになるはずです。紙の名刺のコストに加算される形になるので、できるだけ運用コストが安く、必要十分な機能を備えたシステムを選ぶことが重要になってくるでしょう。