PDCAサイクルとは?意味や注意点、企業の成功事例を解説!名刺管理アプリ・ソフトならメイシー(maysee)

PDCAサイクルは、業務改善や業務効率化を図るための手法・フレームワークの一つです。もともとは製造業において品質管理や生産性向上などのために活用されてきたフレームワークですが、現在ではあらゆるビジネスの業務改善に用いられるようになっています。今回は、PDCAサイクルの概要やメリット・デメリット、PDCAサイクルによる業務改善を成功させるポイントなどについて解説してきます。

PDCAサイクルとは?

PDCAサイクルとは、業務改善や業務効率化を図るための手法・フレームワークの一つです。「Plan(計画) → Do(実行) → Check(評価) → Action(改善)」という一連のプロセスを繰り返し、継続的に業務改善を図っていくことがPDCAサイクルの目的です。PDCAサイクルの「PDCA」は、以下の4つのプロセスの頭文字をとったものです。

・Plan(計画)
目標を設定し、そのための計画を立案します。

・Do(実行)
計画を実行に移します。

・Check(評価)
実施した結果を評価し、分析をおこないます。

・Action(改善)
評価の結果から改善をおこない、次の計画につなげます。

4つのプロセスを一周したら、Action(改善)を次のPlan(計画)につなげ、螺旋階段を上るように各プロセスのレベルアップを図っていくのがPDCAサイクルの特徴です。

そもそも、PDCAサイクルは1950年代に、米国の統計学者、W・エドワーズ・デミング氏によって提唱された概念ですが、この考え方が根付いたのは日本でした。特に製造業においては、数多くの日本企業がPDCAサイクルを導入して業務効率化や品質向上を実現しています。

PDCAサイクルに関する書籍も多く、日本では定番のフレームワークとして広く認知されていますが、近年の傾向として、「PDCAサイクルはもう古い」「PDCAサイクルではうまくいかない」という声も聞かれるようになっています。理由として考えられるのは、環境変化のスピードが非常に早くなっていることでしょう。PDCAサイクルは比較的時間をかけて一連のプロセスを回していきますが、ビジネス環境が目まぐるしく変化している昨今では、ゆっくりとPDCAサイクルを回していたら変化に対応できないという状況も生まれつつあるようです。

PDCAサイクルの各ステップ

PDCAサイクル①Plan(計画)

PDCAサイクルの最初のプロセスであるPlan(計画)では、目標を設定し、その目標を実現するための計画を立案します。具体的には、以下のようなことをおこないます。

・目標(KGI)の設定
・目標へ到達するために解決すべき課題の洗い出し
・KPIの設定
・行動計画の立案

目標はどんなものでも構いませんが、Check(評価)のプロセスで的確な評価ができるよう、定量的な目標にするとともに期日を定めるようにしてください。そして、目標と期日から逆算する形で計画を立てていきます。計画の立案においては、5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように)の要素を意識することが大切です。

PDCAサイクル②Do(実行)

PDCAサイクルの2番目のプロセスであるDo(実行)では、計画に沿って取組内容を実行します。このプロセスにおけるポイントは、できるだけ計画どおりに実行することと、実行した内容を記録に残すことです。いずれも、次のCheck(評価)のプロセスで正しい評価をおこなうためです。計画どおりにいかなかった取り組みや、取り組みのなかで発生した課題なども記録しておくのが良いでしょう。

PDCAサイクル③Check(評価)

PDCAサイクルの3番目のプロセスであるCheck(評価)では、実行した結果を評価し、分析をおこないます。計画が成果に結びついたかどうかを評価するのはもちろん、「なぜ、その結果になったのか?」という要因を分析することが重要です。

また、うまくいかなかったことに対する評価だけでなく、うまくいったことも、きちんと評価するようにしましょう。うまくいったことのなかには、貴重なノウハウが隠れているものです。精度の高い要因分析をおこなうことで、次のAction(改善)おいてより効果的な手を打つことができます。

PDCAサイクル④Action(改善)

PDCAサイクルの最後のプロセスであるAction(改善)では、評価の結果から改善をおこないます。Check(評価)でおこなった評価をもとに、問題点・課題を解決するための具体的な改善策について検討します。そのうえで新たな目標とスケジュールを設定し、2周目のPDCAサイクルを回していきます。

PDCAサイクルのメリット

やるべきことが明確になる

具体的な目標や計画を策定していない場合、一人ひとりのメンバーがちぐはぐな行動をしてしまったり、何をすべきか分からずに時間やコストを無駄にしてしまったりすることもあります。しかし、PDCAサイクルではゴールを設定し、時期や目標数値を把握しながら計画に沿って動いていくため、組織全体、また各メンバーがやるべきことが明確になり、迷いなくゴールに向かうことができます。

着実に課題解決や目標達成を実現できる

PDCAサイクルを活用していないと場当たり的な施策になりがちで、たとえば、ある施策がうまくいかなくても、その要因や改善点が分からないまま次の施策へと進んでいきます。このような取り組み方では、課題解決や目標達成が不確実なものになってしまいます。

PDCAサイクルでは、計画に則って施策を講じ、その結果を評価・分析していきます。失敗の要因や改善ポイントを明らかにしたうえで次の施策を講じていくため、繰り返しPDCAサイクルを回すことで、着実に課題解決や目標達成に近づいていけるでしょう。

PDCAサイクルのデメリット

課題解決や目標達成に時間がかかる

PDCAサイクルは、4つのプロセスを何度も回していくことで徐々に改善効果を高めていく手法なので、効果を得るまでに一定の時間がかかります。施策が的確でなかった場合などは、また別の施策を試すためにさらに何周分もの時間が必要になるでしょう。

また、Plan(計画)のプロセスに時間をかけすぎてしまい、スピード感に欠けるという意見も聞かれます。ニーズや価値観が目まぐるしく変化する現代において、計画に時間をかけてしまうと、いざ実行しようとしたときには、すでにニーズやトレンドが変化しているということにもなりかねません。

そもそも、PDCAサイクルを取り入れるということは、計画の策定や結果の評価、改善策の考案などで、通常よりも業務量が増えることになります。各プロセスの精度を上げようとするほど、考える時間や分析する時間がかかり、関係者のミーティングも増えがちになります。課題解決や目標達成に決して少なくない労力や時間を要するのは、PDCAサイクルのデメリットだと言えるでしょう。

イノベーションが生まれにくい

PDCAサイクルの基本は、施策や取り組みを評価して小さな改善を積み重ねていくことです。過去の施策・取り組みをベースにして螺旋階段のように一歩ずつ上っていくイメージなので、革新的なアイデアやイノベーションは生まれにくいと言えます。コスト削減や業務効率化など、継続的な取り組みには効果を発揮しますが、新しい価値を創出するような取り組みには向きません。

PDCAサイクルを効果的に機能させるポイント

目的を明確にしてメンバーに共有する

PDCAサイクルでよくある失敗が、PDCAサイクルを回すこと自体が目的になってしまうことです。「この計画でPDCAサイクルを回していこう」と号令をかけても、メンバーが目的を理解していなければ、足並みが揃わなかったり、業務に疑問を感じてモチベーションが下がってしまったりします。

このような事態を避けるためには、「何のためにPDCAサイクルを導入するのか?」という目的を明確にし、それをメンバーに共有することが重要です。目的とは、最終的なゴールのことであり、PDCAサイクルを何周も回した先にあるものです。メンバーが目的を理解していればPDCAの各プロセスに意義を見いだすことができ、一体感を持って取り組むことができるでしょう。

計画どおりに実行する

Do(実行)においては、Plan(計画)で策定した計画どおりに実行することが大切です。たとえば、あるメンバーが自分の判断で施策をアレンジしたり、他の施策を取り入れたりしたとしましょう。そのメンバーは良かれと思ってしたことでも、結果が出たときに、どの施策が効いたのか(効かなかったのか)が分かりにくくなってしまいます。計画どおりに実行しないと評価の正確性が低下し、結果的に改善が遅れることにもなりかねません。

根気よくサイクルを回し続ける

計画したことを実行するだけで満足したり、PDCAサイクルを1周回しただけで満足したりして、そこで取り組みを止めてしまうことがありますが、これでは大した成果は得られません。PDCAサイクルは、螺旋を描くようにループしながら小さな改善を積み重ねていく手法なので、繰り返し回し続けることが何より大切です。PDCAサイクルを回すと決めたら、長期的・継続的に根気よく取り組むようにしましょう。

PDCAサイクルの成功事例

トヨタ自動車のPDCAサイクル

PDCAサイクルによって業務改善を実現した企業として、よく紹介されるのがトヨタです。「トヨタ式5W1H」という手法をベースにしてPDCAサイクルを回しているのがトヨタの特徴です。トヨタ式5W1Hは、一般的に言われる「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」の5W1Hではありません。Why(なぜ)を5回繰り返し、最後にHow(どのように)を考えるのがトヨタ式5W1Hです。

Check(評価)のプロセスでは、できなかった要因(できた要因)を分析し、施策やアクションが適切だったのか検証します。その際、「なぜ、うまくいかなかったか?」「なぜうまくいったのか?」というようにWhy(なぜ)を5回繰り返すことによって、施策やアクションがより具体的なものになります。そして、最後にHow(どのように)を問いかけることで、次のAction(改善)を考えやすくなります。

また、トヨタのPDCAサイクルは、PDCAの次に「F」が加えられる点にも特徴があります。「F」とは「Follow(フォロー)」のことで、PDCAサイクルの成果を全体に広げることを意識するプロセスです。たとえば、第三者と議論することで客観的な視点を取り入れたり、メンバー間で成果を共有して組織内に競争を生み出すなど、Followのプロセスを加えることでPDCAサイクルの効果を高めているのがトヨタの特徴です。

PDCAサイクルの代替手法

PDCAサイクルとOODAループの違い

OODA(ウーダ)ループは、意思決定と行動に関する理論の一つです。OODAループはもともと、航空戦に臨むパイロットの意思決定を対象とした米国空軍の手法でしたが、汎用性の高さからビジネスや政治など様々な分野でも活用されるようになりました。

OODAは、「Observe(観察)」「Orient(状況判断)」「Decide(意思決定)」「Action(行動)」の頭文字をとったもので、現状分析をしてから意思決定・行動に移す点がOODAループの特徴です。

・Observe(観察)
客観的な情報を収集し、自社や市場、競合などの現状分析をおこないます。

・Orient(状況判断)
観察の結果をもとに方向性を決め、仮説を立案します。

・Decide(意思決定)
仮説をもとに、具体的な実行計画を決定します。

・Action(行動)
実行計画に基づいて行動を起こします。

OODAループの大きなメリットは、PDCAサイクルに比べて迅速に行動を起こせることだと言われます。OODAループは現状を把握したらすみやかに行動に移すため、スピード感を持ってループを回すことができます。このような特徴から、現代のように目まぐるしくビジネス環境が変化する時代に向いている手法だとされています。

PDCAサイクルとSTPDサイクルの違い

STPDサイクルは、ソニー株式会社に在籍していた故・小林茂氏(元 常務取締役、厚木工場長)が約30年前に提唱したと言われるマネジメント手法です。STPDサイクルも、PDCAサイクルと同様に生産管理や品質管理、プロジェクト管理などの管理業務に広く用いられています。

STPDとは、「See(見る)」「Think(考える)」「Plan(計画する)」「Do(実行する)」の頭文字を取ったものです。客観的事実から現状を把握してどうすべきか考え、そこから計画・実行に移していくのがSTPDサイクルの特徴です。

・See(見る)
市場調査などをおこない、現状を正しく把握します。先入観を排除して、客観的なデータを集めることが重要です。

・Think(考える)
See(見る)で集めた情報から課題が見えてくるため、その課題を解決するにはどうすべきかを考えます。

・Plan(計画する)
Think(考える)で得られた解決策を計画に落とし込みます。

・Do(実行する)
Plan(計画する)で立てた計画に沿って実行します。

PDCAサイクルとの大きな違いは、「Plan」の前に「See」と「Think」のプロセスがあることです。PDCAサイクルは計画を立てることからスタートしますが、現状を十分に把握できていないと、ちぐはぐな目標を設定してしまうことがあります。一方、STPDサイクルは綿密な現状分析をおこなってから計画を立てるため、現状との乖離が少ない、より的確な目標を立てることができます。

また、PDCAサイクルは各プロセスに時間がかかりますが、STPDサイクルは現状を把握してから計画を立てるため、「Plan」のプロセスにそれほど時間がかからず、すみやかに実行に移すことができます。このような特徴から、STPDサイクルは小規模なサイクルを早く回すのに向いていると言われます。

PDCAサイクルとDCAPサイクルの違い

DCAPサイクルも業務改善の手法の一つで、PDCAサイクルの変化形です。4つのプロセスはPDCAサイクルと同じですが、その順番が違います。DCAPサイクルは、「Do(実行) → Check(評価) → Action(改善) → Plan(計画)」という順番で進めていくのが特徴です。

PDCAサイクルとの大きな違いは、計画より先に実行することでしょう。「とりあえずやってみる」「まずは行動する」のがDCAPサイクルの特徴で、トライアンドエラーを繰り返したうえで、最後に計画を立てたほうが効果的だという考え方に基づいています。とりあえずやってみることで現状やニーズを把握して、そこから、より効果的な行動をするための改善計画を練っていくイメージです。OODAループと同様に、変化が激しい現代のビジネスシーンに向いている手法だと言われます。

まとめ

定番のフレームワークとして昔から多くの企業で活用されているPDCAサイクルのほか、近年、注目されるようになったOODAループやSTPDサイクル、DCAPサイクルについてご紹介しました。

業務改善や業務効率化のフレームワークは様々ありますが、「どれかいちばん優れている」と言うことはできませんし、必ずしも一つの手法にこだわる必要もありません。どのフレームワークにも良し悪しがあるため、それぞれの特徴を把握したうえで、自社の状況や目的・目標に合わせて最適なフレームワークを選ぶようにしましょう。