業務のIT化の波が加速している昨今、SFAを導入する企業が増えてきました。SFAは営業活動を効率化するツールですが、他のツールと連携をすることでその効果はさらに大きなものとなります。
名刺管理ツールはSFAと連携させることで、より多くのビジネスチャンスを生み出すことに役立ちます。今回の記事では米国発のCRMツール「Zoho CRM」に搭載されているSFA機能について解説していきたいと思います。
これまで管理していた名刺情報は営業活動に活かしてこそその効果を発揮します。名刺管理を売上アップに繋げたいという方はぜひ最後までご覧ください。
Zoho CRMとは？
Zoho CRMは米国発のITソリューション企業Zoho社の提供するサービスです。
豊富な機能を備えたZohoのCRMは世界中で15万社の導入実績があり、直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ機能が高く評価されています。
また、CRM機能だけでなくSFA機能も充実しており、顧客情報の管理だけにとどまらず多機能な営業支援ツールを活用することで売上アップを図ることができます。
そもそもSFAとは？
SFA「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」とは、営業活動を効率化するためのツールを指します。
営業スタッフのスケジュール管理や書類作成、商談プロセスの管理、活動の分析などの業務を効率化・自動化する機能が多岐に亘って用意されており、スムーズかつ最適な営業活動を実現することが可能になります。
SFAと似たツールにCRM「Customer Relationship Management(カスタマー リレーションシップ マネジメント」があります。CRMは顧客管理ツールを指しますが、現在はSFAとCRMの機能が一体となったサービスも多く存在しますので、両者の違いが曖昧になってきているというのも現状です。
これらSFAとCRMツールは名刺管理と連携させることで、名刺管理ツールで扱っていた情報をさらに有効活用することが可能です。
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名刺管理とSFAを連携するメリット
SFAと名刺管理を連携させると、どのようなことが可能になるのでしょうか？
そのためにはまず、名刺管理とSFAの目的の違いを整理しましょう。
・名刺管理の目的
幅広い顧客情報の管理
顧客組織の可視化
見込み客の創出
・SFAの目的
営業活動の効率化
営業プロセスの可視化
売上アップ
このように、名刺管理とSFAには明確な違いがあります。そのため、名刺管理とSFAを連携させることは両者に無い機能を補うことができるというメリットがあるのです。
名刺管理は主に、売上に繋げる顧客を導き出す役割を果たします。社内全体の名刺情報を共有・蓄積することで、営業アプローチをかけるべき顧客を選別することができます。つまり、名刺管理は営業活動の前段階に必要な業務と言えるでしょう。
そして、SFAは名刺管理によってアプローチすべき顧客が決まった段階でその効果を発揮します。名刺管理で得た情報を手掛かりに顧客へ実際に営業活動をかけ、あらゆる営業支援ツールを活用して取り引きを実現します。
名刺管理とSFAを連携させれば情報の管理・共有が一元化されるので、より円滑な営業活動を実現することが可能です。
Zoho CRMのSFA基本機能
ここではZoho CRMの基本的なSFA機能をご紹介していきます。
Zoho CRMには業務を自動化する様々な機能があり、営業スタッフのやるべき業務内容やその手法をシンプルかつ明確にしてくれます。
●ワークフロー機能
営業活動における一連のルーチンワークを自動で行う機能です。
見込み客の分類や挨拶メールの送信、タスクの追加、担当者の割り当てなど、これら対してルールを設定することで日々行われる業務を自動化できます。
例えば…
商談が終わった顧客へ自動でお礼のメールを送信する
新規取引先が決まったら地域エリア別に担当営業を自動で割り当てる
顧客情報を登録したら業態別に自動で分類する
このように単純作業を自動化することで、素早く漏れの無い業務遂行が実現可能です。
●スコアリング機能
商談の成約率の高い顧客を絞り込むために、顧客にスコア付けをする機能です。
見込み顧客がたくさんいようとも、その全ての顧客との取り引きができるわけではありません。そのため、より効率的に商談を成立させるには取り引きに繋がりやすい顧客に優先してアプローチすることが求められます。
そこで役立つのがこのスコアリング機能です。
メールの開封率やWebサイトの訪問回数、SNSメディアに対する反応などから顧客の興味関心度を点数付けすることで、アプローチをかけるべき顧客の優先度を判別できます。
スコアリングした顧客は自動でリストを作成できるので、営業スタッフの効率的な営業活動に役立ちます。
●リマインダー通知機能
顧客からの連絡や締め切りなどを営業スタッフに通知する機能です。
営業スタッフは日々の業務の中で多くの取引先と連絡を取っています。その連絡手段は電話やメール、チャット、SNSなど様々です。Zoho CRMではそれらの連絡手段をまとめてZohoのメール機能から担当営業への連絡が可能です。
これにより、あらゆるチャネルからの連絡を一元管理することができます。また、商談の日程や取引先に提出する書類の期限などの通知もしてくれるので、業務漏れの軽減に繋がります。
●ブループリント機能
営業活動の商談や顧客管理のプロセスを細かくルール設定する機能です。ブループリントとは英語で設計図を意味します。
ブループリント機能を営業活動に活用することで、業務プロセスの可視化、業務のアラート通知、行動分析による最適化を図れます。
例えば商談のブループリントを作成する場合は
アポを取る→ヒアリング→見積書の提出→値引き交渉→契約書の作成
などのように、具体的なプロセスを設定します。
その上で見積もりの提出は商談から3日以内、顧客からの返答は5日以内に貰う、商品の値引き交渉は20％までなどの細かいルールを設定することで、営業スタッフが業務の実行に悩むことのない環境が作れるでしょう。
また、この設定した商談プロセスに漏れがあった場合は担当営業に通知を送ることも可能です。さらに、各商談プロセスをグラフ化したデータを分析して、どのプロセスが商談成立の妨げになっているかを確認できます。
●レポート・ダッシュボード機能
売上や営業活動など様々な顧客のデータを自動で計算し、レポートやダッシュボードにまとめる機能です。
どのようなレポートを作成するかは自由に設定できます。商談件数や顧客への訪問数、流入経路別の商談成約数などはもちろん、オリジナルのレポートをカスタマイズすることも可能です。
そして作成したレポートはダッシュボードにまとめて可視化し、複数のデータを同時に見比べられます。一度作成したダッシュボードは自動でデータの更新が行われるので、日ごと、週ごとに数字の確認をしたいときに便利です。
まとめ
名刺管理とSFAを連携させることは、互いの機能を実務へとより活かすことに繋がります。
Zoho CRMが持つSFA機能を活用することで営業スタッフの業務内容を圧縮し、営業の本職である顧客とのコミュニケーションに専念させることが可能です。
また、名刺管理とSFAを連携させた顧客情報の一元管理は、顧客の獲得から営業アプローチまで一気通貫した業務遂行に貢献します。
名刺管理を導入している企業はぜひSFAとの連携を検討してみてはいかがでしょうか？
