名刺管理サービスやCRM（Customer Relationship Management、顧客関係管理）を導入する企業が増えています。昨今のビジネスシーンで勝ち続けるためには、人力だけに頼るのではなく、システム導入で効率アップすることが必須といえるでしょう。
しかしながら、いきなり操作が難しいシステムを導入しても社員が使いこなせず、宝の持ち腐れになってしまっているケースもあるようです。また、慣れている従来のシステムからの移行が難しく、指導する手間が増えてしまうこともあるのだとか。
面倒だからといってシステム導入をためらうのでは、本末転倒になります。迷ったり手間取ったりする時間は、今後のビジネス展開に集中することに充てられるのではないでしょうか。
新たなシステム導入に伴うわずらわしさを感じずに、優れたサービスを使いこなせる方法があれば良いですよね。
そこで今回は、自分の名刺管理に合わせてCRMをカスタマイズするため、Zohoのカスタマイズ機能を利用する方法について解説します。
Zohoとは
Zohoは、世界中のユーザー数5000万以上を誇る企業向けのオンラインアプリケーションサービスです。
Zohoでは、グループウェア、CRM、プロジェクト管理、オンラインオフィスなどのサービスが利用できます。
中でもZoho CRMは、営業の効率アップや売上アップに大いに貢献してくれると高評価。Zoho CRMはCRM（顧客管理）に加えSFA（営業支援）機能も備えており、低コストの上、初期費用もかかりません。
さらにZoho CRMの魅力のひとつとしてあげられるのが、きめ細やかなカスタマイズ機能です。では、Zoho CRMのカスタイム機能がどのように利用できるのか、見ていきましょう。
カスタマイズ機能による効果
現行のCRMがある状況でも、Zoho CRMへのデータ移行は簡単に行えます。
扱いづらいCRMシステムである理由は、操作がわかりづらかったり、自社の業務内容とマッチしたシステムではなかったりすること。その点、Zoho CRMには優れたカスタマイズ機能があり、自社の業務内容にマッチさせることができ、使いやすいのが人気の秘密です。
カスタマイズ機能による効果を具体的にあげましょう。
CRMの導入がスムーズ
いかに高機能を備えたCRMであっても、使いづらいのでは社員が操作に手間取ってしまい、責任者が疑問点を指導するのにも時間を取られてしまいます。優秀なシステムを導入しても、使いこなせなければ業務の効率アップにはつながりません。
既存のCRMの中には、決められているシステムに利用者側が合わせなくてはならないものもあります。
業種や扱う商品が違えば、ニーズや営業活動の効率化方法、改善点もさまざまです。それぞれ利用しやすいフォームも変わってくるので、用意されているシステムに合わせるのは無理がある場合もあるでしょう。結果として、実際に利用する社員が抵抗を感じることになり、効率アップのはずが逆効果に。
Zoho CRMは業務に合わせて使いやすくカスタマイズできるので、CRMの導入がスムーズに行えます。さらにZoho CRMのカスタマイズは、容易くできるのも魅力。現場からのリクエストを受け、それぞれの部門で即対応することも可能なのです。
業務の効率化
Zoho CRMは画面のレイアウトを利用しやすくカスタマイズできるだけではなく、各担当者の業務プロセスに合わせてカスタマイズすることが可能。
それにより必要なデータを可視化できるため、より効果的な戦略やマネジメントへの実現へ導いてくれます。
変化に合わせたカスタマイズもできるので、実際の業務に適した環境で運用できることで、業務の効率化を図れるでしょう。
カスタマイズできることは
では、具体的にZoho CRMでカスタマイズできることを見ていきましょう。レイアウト、組織設定、個人設定のカスタマイズができますが、レイアウトのカスタマイズを例にします。
「情報グループ」のカスタマイズ
レイアウトのカスタマイズには、「情報グループ」と「情報ページ」の2つがあります。「情報グループ」はタブのカスタマイズ、「情報ページ」はタブによって分けられた各情報グループのカスタマイズです。
まず「情報グループ」のカスタマイズとして、業務に適したタブを作成します。CRMに登録する情報をタブによってグループに分け、管理するのです。
作成するタブ（グループ）は、自社に合わせてカスタマイズしましょう。例えば「企業」「担当者」「案件」や、「店舗」「購入者」「担当スタッフ」などです。
Zoho CRMは、タブ名の変更も独自のタブの追加も簡単にできます。
「情報ページ」のカスタマイズ
次に作成した情報グループのタブそれぞれに、「情報ページ」をカスタマイズしていきます。
入力項目はテキスト、数字などさまざまな形式に対応していて、ドラッグ＆ドロップで追加できます。また、「入力必須項目」はチェックマークを入れるだけで設定できるので、入力漏れを防ぐことができるでしょう。
入力ルールの設定や入力ヒントの設定、項目の依存関係の設定で、入力業務をスムーズにし、管理する情報を整えます。
条件に合わせてレイアウトの切り替えもでき、ボタンやリンクの設置することで、外部サイトに移動したり、外部サービスからデータ取得したりも可能になるのです。
名刺管理サービスから導入するメリット
Zoho CRMは使いやすく強固なセキュリティを誇る信頼できるサービスですが、いきなり多くの機能を備えたシステムを導入しても、使いこなせるかどうか不安なこともあるでしょう。
Zoho CRMは他に比べると低コストとはいえ、使いこなせなければ無駄になってしまいます。そこでまず、名刺管理サービスの導入をすることを検討してみてはいかがでしょうか。
名刺管理サービスから導入することのメリットをあげます。
手間がかからない
名刺情報をデジタルデータ化して管理するためには、OCR機能を搭載したスキャナやカメラで名刺情報を読み込む必要があります。
OCR機能が名刺に印刷された文字情報をデータ化してくれるので、1枚ずつ入力する手間がかかりません。
名刺情報をテキストデータ化しクラウドで管理することで、社内での情報共有や検索、外出先からのアクセスが可能になります。
しかしOCR機能は万能ではなく誤認する可能性があるため、名刺情報を活用するためには人間による確認・修正入力が必要になります。
OCR機能によって入力作業はラクになりますが、確認、修正作業の手間も省きたいという場合には、名刺を預けるだけでスキャンから専門のオペレーターによる修正入力まで行ってくれる名刺管理サービスを利用するのが良いでしょう。
名刺管理サービスを導入すれば、手元に保管してある顧客の名刺情報を手間いらずでデータ化することができるのです。
データを反映できる
いきなりたくさんの機能を備えたCRMを導入するのが不安であれば、利用の仕方次第で簡易的なCRMとしても活用できる名刺管理サービスの導入を検討するのがおすすめです。
利用し続けるうち、もっと多機能のシステムが必要だと感じるときが来れば、カスタマイズ機能がついていて使いやすいZoho CRMの導入をするのが良いでしょう。
その際に、Zoho CRMと連携している名刺管理サービスを利用していれば、名刺情報をテキストデータ化した顧客情報一覧がそのままZoho CRMに反映できます。
入力の手間が省けると同時に、使い慣れたデータが反映されるので抵抗なく、さらに多機能のシステムに移行することができるでしょう。
自社業務に合ったサービスを使いこなそう
名刺管理サービスやCRMなどさまざまな優れたサービスがありますが、ポイントはいかに優れたサービスを導入するかではなく、いかに自社に合ったサービスを導入するかです。
たとえ優れていて多機能のサービスであっても、使いこなせなかったり、業務に合わないシステムであったりすれば、効率アップにはつながりません。
名刺交換で集めた名刺という宝があるのなら、まずは名刺管理サービスの導入から始めるのも一案。そして自社の名刺管理に合わせて、顧客関係管理システムであるCRMの導入を検討しましょう。
CRMを導入するなら、システムに合わせるのではなく、自社に合わせてカスタマイズできるZoho CRMがおすすめです。そしてZoho CRMと連携している名刺管理サービスを利用していれば、名刺データをそのまま反映できるので、導入の手間もラクになるでしょう。
