情報共有をスピーディーに、Zoho CRMのチームコラボレーション機能で営業活動の改善しよう

  • 2021年2月16日
  • 2021年11月2日
  • コラム

ほとんどの企業では、部署やチームごとに売上高や販売数量などの目標が設定されていることでしょう。

目標達成には個々の努力が欠かせませんが、それと同時に社員同士の連携も重要であることは言うまでもありません。

情報がデータ化した現代においては、いかにして蓄積したデータを営業活動に活かすかがカギとなっています。

顧客の名刺情報や商談の内容をチームで共有すれば、会社全体としてその顧客をフォローすることが可能です。また、管轄外の部署にも顧客情報を共有することで、思わぬ取り引きが生まれることもあるでしょう。

今回の記事では米国発のCRMツール「Zoho CRM」より、社内の連携を向上させるチームコラボレーション機能についてご紹介していきます。

顧客情報を社内全体で共有して営業成果を最大化したいと言う方は必見ですので、ぜひ最後までご覧ください。

Zoho CRMとは?

Zoho CRMは米国発のITソリューション企業Zoho社の提供するサービスです。

豊富な機能を備えたZohoのCRMは世界中で15万社の導入実績があり、直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ機能が高く評価されています。

Zoho CRMは顧客の情報を管理するCRM機能だけでなく、営業活動をバックアップするための様々なSFA機能も兼ね備えています。SFA機能を活用することで、顧客への効率的かつ戦略的な営業アプローチを仕掛けることが可能です。

チームコラボレーション機能とは?

チームコラボレーション機能とは、簡単に言えば社員同士で顧客の情報や商談の内容を共有する機能です。

チーム内で情報基盤を形成し、社内で細かなコミュニケーションを図りながらプロジェクトを推進させることができます。

営業活動は個人で行うものもあれば、上司や部下と一緒に行うもの、部署の垣根を越えたチームで行うものまで様々なあるでしょう。

複数人で営業活動を行う際には、活動の進捗状況や業務の引き継ぎなどの情報共有が必須になります。その情報共有が上手くいかない場合には、顧客対応の遅れや次の業務の準備不足に繋がってしまいます。

そんな社内コミュニケーションを円滑化する機能がこのチームコラボレーション機能です。

Zohoのプラットフォーム中で社内メンバーの活動をチェックや通知を確認することができるため、スピーディーかつ円滑な営業活動を促進します。Zohoはクラウド型の管理システムなので、外出先やパソコン以外のデバイスからも情報共有ができる点も大きな魅力です。

チームコラボレーション機能でできること

Zoho CRMのチームコラボレーション機能には、社内全体の営業活動を共有するための機能が豊富にあります。

ここではZoho CRMのチームコラボレーション機能でどんなことができるのかを確認していきましょう。

●ユーザーの追加とライセンス管理
Zoho CRMでは社員ユーザーの管理を簡潔かつ自由に行えます。

ユーザーの管理画面では、現在管理しているユーザーの一覧やどんな範囲の権限が付与されているかがすぐにわかります。また、ユーザーの追加・削除や権限の変更などは、管理画面から簡単に操作することが可能です。

●役職による閲覧範囲の管理
役職やチームごとに閲覧できる情報を制限することができる機能です。

蓄積された顧客や商談のデータはZoho CRMの中に一元管理され、社内のメンバーに共有されます。

しかし、CRMの中にあるデータをすべて社内に共有しようとすると、自分の業務には関係のない情報までが共有されてしまいます。さらには機密情報の漏洩などの危険性も高まるでしょう。

そこで役立つのがこの閲覧範囲の制限機能です。

社内の組織図を作成し、役職に応じたCRM内の情報閲覧の権限を設定することができます。役職だけでなく上司と部下の間での情報共有設定や、情報共有するグループの作成が可能です。

●ゲーミフィケーション
ゲーミフィケーションとは、ビジネスの場面にゲームのような遊びの要素を取り入れることで、業務の生産性を向上させる仕組みです。

ゲーミフィケーションを行うことで社員のモチベーションの維持やパフォーマンス向上を狙うことができます。

Zoho CRMでは特定の条件を設定し、それを達成した社員にトロフィーやバッチを付与することができます。条件の設定は売上、架電数、メール送信数など自由に設定可能です。

トロフィーやバッチの獲得状況はCRM上から確認できるので、自分がいまどの順位にいて達成まで残りどのくらいなのかを把握することができます。

●社内コミュニケーション円滑化の様々な機能
Zoho CRMには社内でコミュニケーションを取るための様々な機能があります。お互いのスケジュール確認や業務報告、連絡をとるためのツールが用意されています。

・フィード機能
顧客の情報や商談の内容が更新されると、その顧客に関係するメンバーにもその情報が共有されます。

・チャット機能
Zoho CRM内では各メンバーとチャットで個別に連絡をとることができます。

・カレンダー機能
打ち合わせの日程や通話、訪問などのタスクを共有することができます。スケジュール調整などにも役立ちます。

・メモ機能
顧客の商談や通話の内容などをメモとしてCRMに残すことができます。メモの内容はもちろんチーム全体に共有されます。

・タグ機能
顧客や商談情報にキーワードタグを付けることができます。例えば商品Aに興味を示した顧客に「商品A」タグを付けることで、営業アプローチの絞り込みをすることが可能です。

・フォロー機能
顧客や商談をフォローすることができます。フォローした顧客や情報に変更や更新があった場合に通知が送られるようになります。

まとめ

会社として目標を達成するには社員同士の連携が欠かせません。

Zoho CRMのチームコラボレーション機能は社内のコミュニケーションを円滑にするだけでなく、仕事に対するモチベーションももたらします。

特定の顧客を社内で共有することで蓄積データを大きくしていき、それをよりよい営業活動に繋げることもできるでしょう。

チームをもっと連携させていきたい感じている方は、ぜひZoho CRMの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

また、顧客情報をデータ化していなかったり、保有する名刺をデータ化していない場合、名刺管理アプリの導入を先に行うことをおすすめします。

名刺管理アプリの中には、保有する名刺を郵送するだけでデータ化される他、名刺管理アプリ内に登録をするサービスもあります。

データ化に社内のリソースが割けない場合や、入力ミスを防ぐためにも一括でデータ化をした方が名刺管理アプリの導入も進み、そのデータを使ってZoho CRMの運用も素早くできます。

導入してから運用までをスムーズに行うためにも、社内で名刺管理アプリの導入も検討してみてください。